5 kroków do zbudowania efektywnego przepływu pracy przy tworzeniu treści

Zespołowe opracowywanie publikacji firmowych jest dobrym krokiem w kierunku zagwarantowania ich wysokiej jakości. Współpraca na tym polu powinna być jednak uporządkowana, żeby szybciej wychwytywać błędy i zapobiegać umieszczeniu na stronie internetowej niedopracowanego materiału. W tym celu warto wykorzystać starannie zaplanowany przepływ pracy nad publikacjami. Co to takiego i jak go zaprojektować?

Czym jest przepływ pracy? Definicja

Zgodnie z definicją przepływ pracy to proces składający się z różnych zadań, które można przypisywać poszczególnym członkom zespołu i których status można zmieniać w miarę postępu w realizacji projektu. Pozwala uporządkować działania, które podejmuje grupa lub jednostka, poprzez zaplanowanie odpowiednich etapów dla danego typu projektów. 

Przepływ pracy jest jednym z elementów wyróżniających dobre systemy CMS. Ułatwia tworzenie treści  w firmach i redakcjach angażujących w ten proces więcej niż jedną osobę, poprawiając tym samym jakość publikacji.

Dlaczego warto zaprojektować przepływ pracy w tworzeniu treści dla firmy?

Opracowywanie publikacji w organizacjach bywa chaotyczne. Nierzadko pomija się niektóre ważne etapy, np. korektę tekstów. Uporządkowanie tego procesu niesie za sobą wiele korzyści, takich jak:

• Zwiększona produktywność przy tworzeniu treści – systemy CMS dające możliwość zaprojektowania przepływu pracy ułatwiają publikację na czas, dzięki opcji ustalenia terminów ukończenia poszczególnych etapów i lepszej organizacji zadań.
• Zapewnienie spójności stylu i poprawności językowej – uwzględnienie szczegółowej korekty i ujednolicania stylu w przepływie pracy nad publikacjami umożliwia ograniczenie liczby błędów, a nawet ich całkowitą eliminację.
• Lepsza organizacja pracy – podzielenie pracy nad tekstami i innymi rodzajami treści na mniejsze etapy, sprawia, że jej wykonanie przychodzi z większą łatwością.
• Usprawnienie komunikacji w zespole – przypisywane pracowników do poszczególnych zadań to prosty sposób na wyznaczenie im obowiązków i kompetencji przy konkretnych projektach. Zmiana statusów pozwala z kolei na szybkie informowanie się członków zespołu o postępach.
• Możliwość weryfikowania pracy w trakcie tworzenia – dzięki informacjom o tym, kto odpowiada za poszczególne etapy pracy, liderzy mogą łatwiej zyskać wiedzę o aktualnych umiejętnościach zatrudnianych osób. W rezultacie mogą lepiej planować rozwijanie ich kompetencji w zakresie tworzenia treści. 

Ze wspomnianych zalet wykorzystania przepływu pracy mogą cieszyć się te zespoły, których procesy zostały zaplanowane zgodnie z ich potrzebami i z uwzględnieniem wyzwań typowych dla konkretnych projektów.

Jak stworzyć przepływ pracy dla redakcji?

Przepływ pracy można stworzyć w systemie CMS, który posiada rozwiązania takie jak statusy publikacji czy przyznawanie ról użytkownikom. Redakcja może bazować na gotowych szablonach przepływów pracy lub zaprojektować swoje własne procesy od podstaw w systemie do zarządzania treścią.

Przeczytaj także: Jak wybrać system zarządzania treścią (CMS)?

1. Zdefiniowanie typów tworzonej treści

Organizacje, które decydują się na zaprojektowanie przepływów pracy, powinny pamiętać o dostosowaniu procesów do określonych typów treści. Inaczej tworzy się recenzję, a inaczej wywiad. Inne zadania trzeba wykonać, aby umieścić na stronie internetowej fotoreportaż, a inne, żeby przygotować webinar lub inny materiał wideo do udostępnienia w serwisie. 

Rodzaje treści, dla których należy zaprojektować przepływy pracy, zależą od strategii komunikacji marketingowej marki. Redakcje gazet będą najpewniej potrzebowały procesów do tworzenia felietonów, wywiadów, recenzji czy notatek prasowych. Firmy oferujące usługi dla biznesu często muszą opracowywać różnego rodzaju landing page’, artykuły na bloga i materiały promocyjne do mediów społecznościowych.

Instytucje kultury natomiast poza publikowaniem artykułów w swoich portalach muszą też promować organizowane wydarzenia, a także dzielić się fotorelacjami oraz nagraniami wideo. Każdy z tych typów treści należy tworzyć w określony sposób. Proces wymaga zaangażowania konkretnych specjalistów  (np. tłumaczy, korektorów, montażystów, grafików, redaktorów i wydawców) na poszczególnych etapach pracy.

2. Ustalenie niezbędnych zadań

Po wskazaniu form publikacji, które będą opracowywane przez firmę, należy skupić się na szczegółowych zadaniach do realizacji, aby powstały konkretne treści. To, jakie prace będą wchodzić w konkretne etapy danego przepływu pracy, zależy od planowanego rezultatu. Warto poświęcić więcej czasu na dokładne przemyślenie procesu i możliwie jak najbardziej szczegółowe wskazanie celów, które muszą zostać osiągnięte krok po kroku przed publikacją.

Oto kilka przykładowych zadań, które mogłyby stanowić etapy procesu tworzenia wcześniej wspomnianych typów publikacji:

• Artykuł blogowy – research słów kluczowych, opracowanie konspektu (tzw. briefu), weryfikacja i autoryzacja konspektu, pisanie tekstu, korekta, tłumaczenie na inne języki, optymalizacja treści i dodawanie grafik, publikacja.
• Wywiad – zebranie informacji na temat osoby udzielającej wywiadu, przygotowanie listy pytań, przeprowadzenie wywiadu, transkrypcja i opracowanie tekstu, korekta, autoryzacja, publikacja.
• Fotoreportaż – wykonanie zdjęć, wybór fotografii do albumu, opracowanie graficzne materiału, publikacja.

Zadań w danym przepływie pracy może być całkiem sporo. Dla zapewnienia wysokiej jakości treści powinny być one wykonywane w przemyślanej kolejności. 

3. Uporządkowanie procesu tworzenia treści

Osoby odpowiedzialne za zaprojektowanie przepływu pracy dla danego typu treści powinny się zastanowić, które zadania muszą być wykonane na początku, a które trzeba realizować jako ostatnie. W niektórych przypadkach poszczególne działania muszą następować odpowiednio po sobie. Przykładowo, tłumaczenie tekstów powinno się przeprowadzać dopiero po naniesieniu poprawek, a wywiad nie może zostać opublikowany przed autoryzacją treści.

Porządkować pracę można poprzez przypisywanie danych pracowników do zadań, kiedy ich kompetencje są potrzebne oraz  zmienianie statusu publikacji na bieżąco w miarę postępów.  W firmach występują proste i bardziej skomplikowane procesy. Nieskomplikowany przepływ pracy zazwyczaj wymaga zaledwie dwóch statusów: “Wersja robocza” i „Opublikowane”. 

W przypadku tworzenia treści, które wymagają autoryzacji osoby odpowiedzialnej wewnątrz firmy, partnera firmy lub osoby, z którą przeprowadzany jest wywiad, niezbędna jest możliwość stworzenia podglądu nieopublikowanego materiału. 

4. Przypisywanie ról pracownikom

Definiując zadania i kolejność ich wykonywania, warto się także zastanowić, jakie osoby będą niezbędne w procesie twórczym i jaka ma być ich odpowiedzialność w projekcie. Wskazane jest, aby pracownicy o odpowiednich kwalifikacjach wykonywali określone zadania w przepływie pracy. Wyróżnić można specjalistów od pisania tekstów, korekty, tworzenia grafik, nagrywania filmów czy komentowania aspektów merytorycznych.

Role pracowników mogą być połączone z poszczególnymi statusami w przepływie pracy. W ten sposób, kiedy autor skończy tworzenie oryginalnej wersji tekstu i prześle go do oceny merytorycznej, osoba upoważniona do komentowania natychmiast otrzyma powiadomienie. Ponadto można zapobiec pomyłkom, wykluczając na pewnych etapach możliwość podjęcia działania osobom bez upoważnienia. 

5. Zarządzanie przepływem pracy

Prawo do przydzielania statusów i terminów do zadań może być zarezerwowane dla administratora strony lub lidera zespołu redakcyjnego. Dzięki temu uzyska on większą kontrolę nad bieżącymi procesami. Taka osoba powinna mieć także możliwość przywrócenia usuniętych stanów publikacji, aby zabezpieczyć zespół przed niechcianymi stratami wskutek pomyłki.

Bardzo ważnym zadaniem w kontrolowaniu przepływu pracy jest zarządzanie rolami, czyli nadawanie i odbieranie uprawnień. Tworzenie publikacji może wymagać udziału osób trzecich, wówczas warto mieć możliwość wygenerowania podglądu tekstu i udostępnienia go innym z gwarancją, że nie będą mogli go modyfikować. 

Z treści ze statusem Draft (wersja robocza) można wygenerować token, który pozwala zobaczyć materiał osobom nieposiadającym własnego konta w systemie CMS. Token umożliwia jedynie podgląd. Jest stosowany do pokazania treści partnerom w celu uzyskania autoryzacji przed publikacją. 

Narzędzia do opracowania przepływu pracy nad treścią

Istnieje kilka systemów CMS, w których da się zaprojektować przepływ pracy dla zespołu. Takie narzędzia edytorskie mogą być dostosowywane do potrzeb użytkowników dzięki dostępnym wtyczkom i modułom. 

Jednym z takich systemów do zarządzania treścią jest Drupal, który pozwala użytkownikom ustawiać status zadania (dotyczącego np. stworzenia artykułu) na “nieopublikowany” i “opublikowany”. Pierwszy z nich sprawia, że tekst zapisany w CMS-ie jest widoczny jedynie dla osób, które nad nim pracują i posiadają odpowiednie dostępy. Zmiana na drugi status pozwala udostępnić treść anonimowym użytkownikom strony internetowej.

Te podstawowe możliwości, które daje Drupal, da się rozszerzyć, korzystając z dodatkowych modułów takich jak workflows i content moderation. Dzięki nim można dodać do przepływu pracy statusy pośrednie, takie jak: “Szkic”, “Do moderacji”, “Do sprawdzenia”, “Do akceptacji” czy “Gotowy do publikacji”.

Konfiguracja nowego statusu treści w module Workflows dla Drupala

Moduł content moderation pozwala na przydzielanie ról użytkownikom, a tym samym – na przypisywanie im wybranych przed administratora uprawnień do edycji zawartości. Można w ten sposób wyznaczyć osoby odpowiedzialne za tworzenie treści, moderację i akceptację gotowych publikacji.

Innym przydatnym rozwiązaniem jest moduł Content Locking. Użytkownik, który natrafi na treść objętą taką blokadą, zobaczy wszystkie funkcjonalności systemu CMS, ale nie będzie w stanie edytować publikacji. Osoby o odpowiednio wysokich uprawnieniach mogą złamać blokadę manualnie i modyfikować wpis. Można to też zrobić z użyciem submodułu content lock timeout. Służy on do odblokowania postu po upłynięciu określonego czasu ustawionego przed osobę nakładającą blokadę.

Przepływ pracy nad treścią – podsumowanie

W Droptica zaprojektowaliśmy już wiele przepływów pracy, które ułatwiają firmom tworzenie treści. Przykładem są rozwiązania zastosowane w CMS-ie dostosowanym do potrzeb redaktorów witryny Zawsze Pomorze. Wyróżnia go przede wszystkim prostota procesu. Pozwala on na stworzenie i modyfikowanie wersji roboczej, jej akceptację przez uprawnionych użytkowników oraz zaplanowanie publikacji w określony dzień. Narzędzie pozwala twórcom na tworzenie treści bez większych ograniczeń. 

Potrzebujesz podobnego rozwiązania? Możemy stworzyć dla Ciebie dedykowany system CMS, który wyposażymy w przepływ pracy nad treścią dopasowany do realizowanych zadań i stylu pracy Twojego zespołu.