O czym pisać w intranecie? 12 pomysłów na treści na Twojej platformie

Zarządzanie komunikacją wewnętrzną w firmie to Twoje zadanie? Do Ciebie należy wymyślanie nowych sposobów budowania relacji z pracownikami i angażowania ich w życie firmy? Podpowiadamy, jakie typy treści warto publikować w intranecie, aby zainteresować użytkowników i wspierać ich pracę. Sprawdź nasze propozycje.

1. Wewnętrzna baza wiedzy w intranecie korporacyjnym

Dostarczanie informacji jest jedną z podstawowych funkcji intranetu. Pomysłów na treści, które mogą się w nim pojawić, jest mnóstwo. Wiedza powinna być dostarczana pracownikom w różnej formie, aby każdy mógł przyjmować ją tak, jak mu najwygodniej. 

Jakie rodzaje treści występują najczęściej?

• Dokumenty do pobrania – można je łatwo wydrukować, jeżeli dana osoba woli przyswajać wiedzę w tradycyjny sposób lub robić notatki na marginesach druków.
• Artykuły – krótsze teksty są dla czytelników łatwiejsze w odbiorze.
• Infografiki i prezentacje – materiały wzbogacone graficznie przypadną do gustu szczególnie wzrokowcom.
• Wideo – z raportu Sprout Social’s 2022 Index wynika, że aż 66% internautów woli krótkie filmy od innych form treści.
• Podcasty – nagrań audio można słuchać w niemal każdej sytuacji (podczas treningu, sprzątania, jazdy samochodem), co przyspiesza zdobywanie wiedzy.

W tych formach można zamknąć różnego rodzaju treści – od porad dotyczących onboardingu, po informacje przekazywane pracownikom firmy na co dzień. Należą do nich np. dane liczbowe o wynikach organizacji (o wzroście zysków firmy lub poprawie wydajności) i relacje z organizowanych wydarzeń (dni otwartych, konferencji). To jednak nie wszystko.

Warto ułatwiać zatrudnionym osobom poznawanie branży, dzieląc się raportami i newsami z danego sektora gospodarki. Nie zaszkodzi także polecać im ciekawe materiały z innych witryn poprzez przesłanie linków w intranecie korporacyjnym. 

2. Regulaminy i procesy pracownicze

W każdym przedsiębiorstwie istnieją pewne wytyczne dotyczące wykonywania poszczególnych czynności, korzystania ze sprzętu firmowego czy dostępnych benefitów. Procesy, które wymagają opisania, różnią się w zależności od typu organizacji. W fabrykach kluczowe jest zapewnienie pracownikom dostępu do instrukcji obsługi urządzeń i wskazówek BHP. W firmach usługowych w intranecie korporacyjnym muszą pojawić się skrypty definiujące standardy obsługi klienta.

Szczegółowe opisanie procesów pozwala na zapewnienie transparentności, wzmocnienie komunikacji w firmie, wypracowanie odpowiednich standardów oraz oferowanie wysokiej jakości produktów i usług.

Instrukcje i regulaminy powinny być dostępne dla pracowników przez cały czas, dlatego warto umieścić je w intranecie. Pomysły na treści tego typu nie ograniczają się do publikacji dokumentu w formacie PDF. Materiały mogą przyjmować formę wideo, infografiki i nie tylko.

3. Materiały szkoleniowe

Poza bazą wiedzy warto dodać do intranetu interaktywne szkolenia, które często lepiej motywują pracowników do rozwijania umiejętności niż obszerne artykuły specjalis    tyczne, skrypty czy podręczniki. Do świetnych pomysłów na treści w intranecie należą elementy e-learningowe. Możesz zaimplementować w systemie quizy edukacyjne, testy wiedzy z certyfikacją, szkolenia oparte na grywalizacji i kursy wideo.

Możesz podzielić szkoleniową część intranetu ze względu na uczestników. Pewne kursy i warsztaty (np. zajęcia specjalistyczne związane z konkretnymi profesjami) mogą być dostępne dla określonej grupy pracowników. Inne (np. szkolenia czy webinary rozwijające umiejętności miękkie, obsługę narzędzi programów ułatwiających pracę) warto udostępnić wszystkim. 

4. Newsy z życia przedsiębiorstwa

W firmie codziennie dzieje się coś nowego. Jeżeli jednak prowadzisz duże lub średnie przedsiębiorstwo, poszczególne działy mogą mieć problem ze sprawną komunikacją. W rezultacie nie do wszystkich pracowników dotrą istotne informacje z życia organizacji. Można to rozwiązać, tworząc sekcję z newsami w portalu intranetowym. Co warto w niej publikować?

Informacje o nowych projektach i postępach w pracy nad dotychczasowymi, a także relacje z wydarzeń (np. z konferencji) to jedne z najczęstszych newsów pojawiających się w intranecie. Pomysły na treści na platformie intranetowej mogą także obejmować informacje o znaczących zmianach w firmie (mianowaniu nowego kierownictwa, zmian w strukturze organizacji etc.), a także ogłoszenia o wdrożeniach nowych narzędzi i procesów.

Intranet pracowniczy powinien prezentować także zapowiedzi dopiero zbliżających się wydarzeń (konferencji, dni otwartych, wykładów, targów). W sekcji newsowej można też opublikować zaproszenia do udziału w integracjach, szkoleniach oraz aktywnościach dodatkowych takich jak pikniki rodzinne czy lekcje języka obcego.

5. Wzory dokumentów

Pewna doza formalności jest konieczna w każdym biznesie, niezależnie od tego, jak swobodna i przyjazna atmosfera panuje w firmie. Różnego rodzaju wnioski, podania, umowy, referencje i certyfikaty powinny mieć z góry określony wygląd. Gotowe do wypełnienia i przesłania online (lub do pobrania i wydrukowania) wzory różnych dokumentów można umieścić w intranecie. To znacznie ułatwi pracę specjalistów do spraw administracyjnych i menadżerów, którzy przyjmują i procesują te formularze.

Dla uspójnienia komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej warto umieścić w intranecie pracowniczym także szablony do przygotowania własnej stopki mailowej, schematy wiadomości mailowych do partnerów biznesowych, wytyczne dot. komunikacji z klientami, przykłady raportów z codziennej pracy czy prezentacje biznesowe. Możesz też rozważyć umieszczenie w intranecie wzorów dokumentów w różnych formatach (.pdf, .doc).

6. Powiadomienia o bieżących zadaniach w intranecie pracowniczym

Każdemu zdarza się o czymś zapomnieć, a wpis w kalendarzu nie zawsze bywa tak skuteczny jak automatyczne przypomnienie, które pojawi się na środku ekranu pracownika i nie zniknie, póki ten nie wykona danego działania. Takie wiadomości z intranetu mogą także przyjąć formę maila, informacji na Slacku czy wiadomości SMS.

Powiadomienia ułatwiają pracownikowi wykonywanie jego obowiązków. Dodatkowo zaoszczędzają pracy specjalistom z działu HR i administracji odpowiedzialnym za organizację integracji, rozwój kwalifikacji i zarządzanie benefitami.

Jakie są przykłady powiadomień w intranecie?

• Przypomnienia o konieczności zagłosowania w ankietach – np. dotyczących zadowolenia pracowników lub wyboru miejsca integracji firmowej.
• Prośby o zapisy na szkolenia, integracje czy inne organizowane przez przedsiębiorstwo wydarzenia.
• Indywidualne powiadomienia, które można przypisać do konkretnych pracowników – np. nowe osoby mogą otrzymywać powiadomienia onboardingowe lub o konieczności wybrania benefitów, a odchodzący pracownicy zobaczą w odpowiednim momencie prośbę o zdanie sprzętu służbowego.
• Informacje o konieczności przedłużenia ubezpieczenia lub badań pracowniczych.

To tylko kilka pomysłów na treści intranetowe w tej formie. Możesz stworzyć unikalne powiadomienia, które usprawnią pracę zatrudnionych specjalistów.

7. Ankiety pracownicze

Wiele firm wykorzystuje narzędzie Google do tworzenia ankiet, aby szybko zebrać niezbędne informacje od swoich pracowników. Za jego pomocą można przeprowadzić:

• ankiety dotyczące szczegółów organizowanych wydarzeń,
• ankiety badające zadowolenie pracowników,
• oceny współpracowników,
• oceny wdrażanych narzędzi,
• głosowanie w konkursach dla pracowników. 

Ankiety Google to jednak zewnętrzne o ograniczonych możliwościach. Co więcej, jeżeli konieczne jest zebranie odpowiedzi od pracowników całej firmy, trzeba wybrać odpowiedni kanał komunikacji i upewnić się, że wszyscy otrzymali link do ankiety. To zajmuje sporo czasu (zwykle jest to zadanie menadżerów danego zespołu lub pracowników administracyjnych).

Rozwiązaniem tego problemu jest zaimplementowanie ankiety w intranecie pracowniczym. W ten sposób łatwo dotrzesz do wszystkich swoich pracowników. Możesz wyróżnić przycisk prowadzący do kwestionariusza (np. kolorem, rozmiarem lub umiejscowieniem w dodatkowej sekcji), żeby nikomu nie umknęła. Dodatkowo automatyczne powiadomienia pozwolą Ci mieć pewność, że wszyscy odpowiedzą na zadane pytania. 

8. Oferty pracy w firmowym intranecie na potrzeby wewnętrznej rekrutacji

Intranet może być dobrym wsparciem dla działu HR oraz rekrutacji. W systemie można publikować oferty pracy. Takie rozwiązanie ma kilka zalet.

Po pierwsze, informując o naborze na nowe stanowisko w portalu intranetowym, rekruter może zachęcić do pomocy swoich kolegów i koleżanki z firmy, w której funkcjonuje program poleceń pracowników. Osoba z organizacji może polecić dany proces rekrutacyjny znajomym z odpowiednimi umiejętnościami i otrzymać premię. W ten sposób zatrudnieni pracownicy pomagają zwiększać dostęp do ogłoszeń.

Po drugie, oferta może zainteresować pracowników przedsiębiorstwa, którzy chcieliby zmienić stanowisko na wyższe. Rekrutacje wewnętrzne ogłaszane w intranecie firmowym są skierowane bezpośrednio do zatrudnionych osób, co redukuje ich odpływ do innych organizacji.

Po trzecie, firma może wykorzystać przebranżowienie (reskilling) i zaoferować zupełnie nowe stanowisko obiecującemu, lojalnemu pracownikowi. Takie ogłoszenie również można opublikować w intranecie. Pomysły na treść w tym przypadku warto przemyśleć. Można zaoferować najpierw dodatkowe, darmowe szkolenie na starym stanowisku, a następnie  po uzyskaniu niezbędnych kompetencji – przeniesienie na nowe. 

9. Treści generowane przez użytkowników intranetu

Obawiasz się, że tworzenie artykułów, wideo i innego rodzaju publikacji zajmie więcej czasu niż chcesz poświęcić na rozwijanie swojego intranetu? Pomysły na treści nigdy się nie kończą. Udowodnią Ci to Twoi pracownicy, jeżeli dasz im możliwość współtworzenia tej wirtualnej przestrzeni.

Treści generowane przez użytkowników końcowych to bardzo istotny element korporacyjnego intranetu. Ambitni i kreatywni pracownicy chętnie sami zaangażują się w tworzenie, jeżeli tylko otrzymają od pracodawcy wygodne w użyciu narzędzia. 

Jakie treści w intranecie mogą publikować pracownicy?

• Wewnętrzne blogi specjalistyczne i podcasty – za ich pomocą doświadczeni specjaliści mogą dzielić się swoją wiedzą z innymi pracownikami.
• Galerie zdjęć i wideo – współpracownicy spędzają ze sobą znaczną część życia. Warto więc dać im przestrzeń do dzielenia się zdjęciami ze wspólnych lunchów, spotkań i szkoleń.
• Dokumenty i tutoriale – tworzenie dokumentacji projektowej lub instrukcji dla użytkowników (np. narzędzi biznesowych) to część obowiązków zawodowych. Nie znaczy to jednak, że po ich wykonaniu, mają trafiać do archiwum menadżerów. Umieszczone w intranecie mogą służyć za wzór dla innych zespołów lub posłużyć im przy pracy.
• Forum – to funkcjonalność intranetu umożliwiająca wymianę wiedzy w ramach zespołów, działów lub całej firmy, a także dyskusje na różnorodne tematy. 

10. Treści motywacyjne w intranecie pracowniczym

Jeżeli zadbasz o właściwe funkcjonalności i dobry design intranetu, może stać się on ulubionym miejscem wirtualnych spotkań Twoich pracowników. Warto, aby to narzędzie firmowe na każdym kroku zachęcało do jego eksplorowania. Właśnie dlatego powinno zawierać także treści motywacyjne i rozrywkowe, które pozwolą pracownikom odetchnąć na chwilę, odświeżyć umysł, ale przede wszystkim poczuć, że firmie zależy na ich dobrym samopoczuciu.

Pracownicy powinni z chęcią i z własnej woli korzystać z intranetu. Pomysły na treści, które możesz rozważyć to:

• porady w zakresie dbania o zdrowie psychiczne,
• treści motywacyjne w przestrzeni blogowej w intranecie,
• podziękowania za dobre wyniki, wyróżnienia za sukcesy (np. w realizacji celów),
• kudosy – publiczne docenienie współpracownika.

Pamiętaj, że nie musisz tworzyć wszystkich tych treści wewnątrz swojej firmy. Możesz stworzyć sekcję, w której będą pojawiać się streszczenia ciekawych raportów związanych ze zdrowiem pracownika lub linki do artykułów z zewnętrznych portali. 

11. Galerie zdjęciowe i filmy promocyjne

Czasem łatwo przegapić liczne inicjatywy pracodawcy, które mają zwiększać lojalność czy zaangażowanie pracowników. Skupiając się na trudnym projekcie, wiele osób zapomina o całym świecie i przestaje zauważać, co dzieje się w pozostałych działach firmy. Można temu zapobiec.

Intranet zapewnia wiele korzyści. Jest też dobrym narzędziem do wewnętrznego employer brandingu (skupionego na działaniach prowadzących do pozytywnego postrzegania przedsiębiorstwa przez obecnych pracowników). Zespół odpowiedzialny za te zadania może wrzucać do intranetu  zdjęcia (z podróży służbowych, konferencji, miejsca pracy) w celu budowania poczucia wspólnoty.

Do interesujących pomysłów na treść do intranetu pracowniczego należą też filmy promujące organizację (lub jej pojedyncze inicjatywy) i zachęcające do mocniejszego angażowania się w życie firmy.

12. Wskazówki na temat funkcji intranetu

Wskazówki dotyczące używania większych systemów, takich jak intranety, często pokazują użytkownikowi, co i jak działa. W ten sposób nie trzeba organizować regularnych szkoleń, które pomogą użytkownikom lepiej wykorzystać funkcjonalności intranetu. Porady mogą wyświetlać się w postaci samouczka dla zupełnie nowych pracowników.

Tutoriale w intranecie korporacyjnym nie muszą ograniczać się jedynie do instruktażu dla początkujących. Takie narzędzia są rozwijane na przestrzeni lat i urozmaicane o nowe funkcjonalności. Odpowiednie powiadomienie wraz ze wskazówkami może pojawić się  w widocznym miejscu po zaimplementowaniu nowego rozwiązania. Tego typu treści w intranecie nie zabierają dużo miejsca. Często wystarczą 1-2 zdania, żeby wskazać pracownikowi ciekawe możliwości.

Pomysły na treści w intranecie – podsumowanie

Budowanie silnej relacji z pracownikami i budowanie ich lojalności to bardzo ważne zadanie w każdej organizacji. Do zapewnienia płynnej komunikacji niezbędny jest firmowy intranet. Pomysły na treści w nim publikowane różnią się w zależności od organizacji, jej wielkości i branży, w której działa. Warto wybrać je z uwagą, mając na względzie rzeczywiste potrzeby użytkowników końcowych. Możemy doradzić Ci, jaki elementy dotyczące treści najlepiej sprawdzą się na platformie Twojej firmy oraz zbudować spersonalizowany system intranetowy, który będzie je zawierał.