11 praktycznych aplikacji, które warto wykorzystać w pracy rekrutera

Rekruterzy często pracują pod dużą presją. Określony budżet, konkretny termin, w którym zespół rekrutacyjny musi znaleźć i zatrudnić odpowiednich pracowników, no i oczywiście dokumentacja, którą trzeba się zająć - przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego nie jest prostą sprawą. Jakie przydatne aplikacje mogą ułatwić pracę rekruterów i do jakich zadań można je wykorzystywać?

Jak usprawnić pracę rekrutera?

Procesy rekrutacyjne są dosyć złożone. Obejmują wiele etapów, takich jak tworzenie i publikowanie ogłoszeń, przeprowadzanie zadań próbnych i rozmów, raportowanie oraz monitorowanie postępów. Obowiązki rekrutera byłyby niezwykle czasochłonne, gdyby nie aplikacje do automatyzacji powtarzalnych procesów, np. takie, które pozwalają publikować i zarządzać ogłoszeniami w wielu kanałach komunikacji (media społecznościowe, platformy z ofertami pracy).

Nie można zapominać, że w tej pracy bardzo ważna jest wymiana informacji z kandydatami i współpracownikami. Część zadań możesz sobie ułatwić, wykorzystując narzędzia dostępne w firmowym intranecie, jednak maksymalną efektywność osiągniesz używając odpowiedniej aplikacji w wersji mobilnej i na komputer. Przydatne mogą się okazać także narzędzia ułatwiające porządkowanie dokumentów, danych kontaktowych uzgodnienie daty spotkań i ich przygotowanie.

Praca rekrutera wymaga w dzisiejszych czasach wyjątkowej elastyczności i umiejętności szybkiego reagowania. Istnieje wiele ciekawych aplikacji, dzięki którym możesz zwiększyć skuteczność swoich działań.

Publikowanie ofert pracy

Manualne publikowanie ogłoszeń w każdym z portali społecznościowych zabiera i tak ograniczony czas rekrutera. Istnieją narzędzia, które ułatwiają zarządzanie treściami - planowanie czasu publikacji, rozdzielanie uprawnień innym użytkownikom i analizowanie aktywności w social media.

HootSuite

Zespoły rekruterskie potrzebują specjalnych narzędzi, które ułatwią i przyspieszą publikację i zarządzanie postami w mediach społecznościowych. Taką aplikacją do zarządzania treścią na portalach społecznościowych jest Hootsuite. Możesz zaplanować w niej treści dla wszystkich najpopularniejszych serwisów: Facebooka, Instagrama, LinkedIna, Twittera.

Źródło: Hootsuite

HootSuite nie jest jedynie prostym planerem do ustalania daty i godziny publikacji danej treści. Jeżeli oddasz kontrolę tej platformie, może sama automatycznie publikować posty w taki sposób, aby pomiędzy czasem publikacji wpisów nie powstawały zbyt duże przerwy. Narzędzie tworzy bazę danych Twoich postów, dzięki czemu przy użyciu wyszukiwarki możesz łatwo znaleźć post, który chcesz opublikować ponownie. Aplikacja umożliwia pracę w zespole i przydzielanie uprawnień, np. administratora, który będzie akceptował posty innych użytkowników.

LinkedIn Recruiter

Zespół LinkedIna stworzył narzędzie rekrutacyjne LinkedIn Recruiter. Na pewno docenisz funkcję, która pozwoli Ci na wyszukiwanie kandydatów na podstawie wskazania profilu idealnego poszukiwanego pracownika. Podaj imię i nazwisko osoby, która wpasowuje się w Twoje wyobrażenie najlepszego kandydata, a LinkedIn wyświetli profile o największym stopniu zgodności. Aplikacja może także cyklicznie (co 24 godziny) automatycznie przeprowadzać ponowne poszukiwanie potencjalnych kandydatów.

Recruiter jest płatny, ale pozwala znacznie przyspieszyć pozyskiwanie wartościowych leadów. Jeżeli zdecydujesz się go wypróbować, uzyskasz dostęp do zaawansowanych możliwość filtrowania i system rekomendacji, dzięki któremu nie będziesz tracić czasu na przeglądanie profili niedopasowanych do Twoich oczekiwań. Narzędzie pozwala na współpracę z innymi rekruterami i menedżerami (udostępnianie profili kandydatów) i przeglądanie historii komunikacji Twoich współpracowników z kandydatem.

Przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych

Rekrutowanie nowych pracowników to złożony proces. Odpowiednie rozwiązania pozwolą Ci zatroszczyć się o zaplanowanie i przeprowadzenie go sprawnie od początku do końca.

Insightly

Stworzyłeś już listę potencjalnych kandydatów na stanowisko? Teraz zadbaj o porządek w danych osób, które spełniają wyznaczone przez Twoją firmę kryteria. Aplikacja Insightly jest narzędziem typu CRM, które Twój zespół może wykorzystać do przechowywania informacji kontaktowych.

Jest to wyjątkowo złożone oprogramowanie, które możesz używać w wielu projektach w swojej firmie, nie tylko podczas rekrutacji. Zawiera na przykład narzędzia do automatyzacji marketingu. Występuje w wersji na komputer i urządzenia mobilne.

Adaface

Większość firm zaprasza potencjalnych pracowników do udziałów w testach jeszcze zanim zostaną zaproszeni na pierwszą rozmowę rekrutacyjną. Adaface służy do tworzenia zadań rekrutacyjnych dla programistów. Umożliwia ocenianie kompetencji kandydatów w zakresie licznych umiejętności takich jak frontend i backend development, tworzenie aplikacji mobilnych, znajomość narzędzi DevOps, praca z bazami danych i wiele innych.

Przykładowe pytania w teście PHP. Źródło: Adaface

Platforma pozwala nie tylko na tworzenie testów dotyczących kwalifikacji, ale może być także wykorzystywana do przeprowadzania testów psychometrycznych. Pozwalają one na lepsze poznanie pracownika i zbadanie jego zachowania w konkretnych sytuacjach, które mogą mieć miejsce w przyszłości podczas wykonywania obowiązków zawodowych.

Appointly

Zdarzyła Ci się kiedyś długa i męcząca wymiana maili z kandydatami, podczas której obie strony miały trudności ze wskazaniem wspólnej odpowiadającej im daty spotkania? Z odpowiednim narzędziem takie problemy nie będą Ci już zajmować czasu. Każdemu rekruterowi przyda się aplikacja do umawiania spotkań Appointly.

Appointly może być zintegrowane z większością popularnych kalendarzy (Google, iCloud, Outlook, Office 365 i Exchange). Nie musisz się obawiać, że przypadkowo zaplanujesz rozmowę tak, że nałoży się z innymi planami. Dodane w Appointly spotkania pojawią się natychmiast w pozostałych, zintegrowanych kalendarzach. Możesz umawiać spotkania z osobami z dowolnej strefy czasowej. Najważniejszą zaletą Appointly jest to, że Twój terminarz jest widoczny dla kandydatów, mogą więc oni swobodnie zastanowić się i wybrać datę oraz godzinę spotkania, bez wielokrotnego zadawania pytań o dostępność rekrutera.

TripIt

Nie wszyscy kandydaci mieszkają w tej samej miejscowości, w której Twoja firma ma biuro. Z TripIt z łatwością zorganizujesz podróż na ostatni etap rekrutacji dla Twoich potencjalnych pracowników. Aplikacja pomoże Ci zapanować nad wieloma rezerwacjami i koordynacją podróży z wykorzystaniem wielu środków transportu. Użytkownik musi wprowadzić dane, a narzędzie samo stworzy plan podróży, zaznaczy ją w kalendarzu i stworzy mapę ułatwiającą samodzielny dojazd do konkretnych miejsc. W płatnej wersji pojawiają się także powiadomienia o opóźnionych lotach, możliwość korzystania z programów lojalnościowych i udostępniania planu podróży innym osobom.

Zarządzanie procesem rekrutacyjnym

W dużym zespole przy skomplikowanych projektach warto wykorzystywać specjalne systemy o wielu funkcjonalnościach, które pozwalają na rozdzielanie zadań i monitorowanie postępów w rekrutacji.

Recruitee

Recruitee umożliwia sprawne zarządzanie procesem rekrutacyjnym. Aplikacja została stworzona z myślą o rekruterach i menedżerach. Z pomocą tej aplikacji możesz zoptymalizować każdą fazę procesu rekrutacyjnego. Posiada wiele funkcjonalności, dzięki którym możesz zautomatyzować podstawowe procesy, aby zaoszczędzić czas Twoich specjalistów.

Źródło: Recruitee

Recruitee może służyć, np. do udostępniania ogłoszeń w mediach społecznościowych i platformach rekruterskich. Wyposaża użytkownika w edytor do tworzenia strony dla kandydatów (tzw. careers site editor) i narzędzie do tworzenia intuicyjnych formularzy aplikacyjnych. Możliwe jest także dostosowanie narzędzia do potrzeb konkretnych rekruterów, dzięki czemu ich praca stanie się wydajniejsza. Platforma oferuje zaawansowane narzędzie do tworzenia raportów dostosowanych do potrzeb użytkownika, a także możliwość zmieniania ustawień aplikacji i jej widoku.

Nozbe

Istnieją również systemy ułatwiające pracę zespołową, które są warte Twojej uwagi, takie jak narzędzie Nozbe. Oferuje ono aplikację Teams, która pomaga realizować projekty, w które zaangażowane jest wiele osób pracujących zdalnie. Najpierw tworzysz swój zespół i projekty w aplikacji, po czym wypisujesz zadania, które możesz delegować odpowiednim pracownikom. W każdym zadaniu możesz dodać załączniki i komentarze wyjaśniające, jak powinno zostać wykonane. To proste w użyciu narzędzie może być zainstalowane na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Możesz je zintegrować z aplikacjami, z których korzystasz na co dzień, np. Dropboxem lub kalendarzem Google. Oferuje też to, co najważniejsze w biznesie, wysokie bezpieczeństwo i odzyskiwanie utraconych informacji dzięki licznym kopiom zapasowym.

Aplikacje usprawniające codzienną pracę

Poza złożonymi systemami rekrutacyjnymi istnieje jeszcze wiele innych narzędzi, które możesz wykorzystywać na co dzień, żeby zwiększyć jakość swojej pracy.

Pocket

Jesteś jedną z tych osób, które uwielbiają robić sobie notatki, zapisywać artykuły lub podcasty „na potem” i mieć bogatą listę wartościowych źródeł? Pocket to aplikacja do zapisywania wartościowych linków. Używając tego narzędzia, możesz zbudować stałą bibliotekę swoich ulubionych artykułów, które pozwolą Ci zwiększać Twoje kwalifikacje, organizować zbiory dzięki możliwości tagowania i zaznaczać w wybranych tekstach istotne dla Ciebie fragmenty.

Grammarly

Codzienne pisanie maili, ogłoszeń rekrutacyjnych i zadań sprawia, że rekruterzy potrzebują narzędzi przeznaczonych do korekty tekstu, zwłaszcza jeżeli tworzą prezentację lub wiadomość dla kandydatów w języku angielskim. Grammarly sprawdza teksty pod kątem poprawności językowej. Wykorzystuje sztuczną inteligencję i pomaga Ci poprawić styl, podsuwając bardziej odpowiednie synonimy oraz wyrażenia. Narzędzie może być zintegrowane z mediami społecznościowymi oraz wieloma aplikacjami wykorzystywanymi na co dzień (np. Gmail), dzięki czemu otrzymasz wskazówki od Grammarly, pracując na tekście poza tą aplikacją.

Sortd

Twoja skrzynka mailowa jest zapełniona powiadomieniami z platform rekrutacyjnych, wiadomościami od kandydatów i innych rekruterów z Twojego zespołu? Sortd jest narzędziem do organizowania poczty. Pozwala na tworzenie grup tematycznych (lub innych) w obrębie aplikacji Twojej poczty na Gmailu.

Źródło: Sortd

Wyobraź sobie, że możesz łatwo segregować każdą wiadomość do folderu oznaczonego imieniem nadawcy (np. konkretnego kandydata lub współpracownika) lub typem maila (rozdzielić wiadomości na powiadomienia z portali, zapytania kandydatów, korespondencja z innymi rekruterami i raporty). Taka organizacja skrzynki może być widoczna dla wszystkich pracowników w Twoim zespole. To znacznie usprawni przeglądanie wiadomości i pracę z treścią we współdzielonych skrzynkach w firmie. Komunikacja staje się znacznie sprawniejsza, zwłaszcza że narzędzie umożliwia także tworzenie przypomnień, powiadomień i grupowych czatów.

Dedykowane rozwiązania dla rekruterów - czy jedno narzędzie może mieć wszystkie potrzebne funkcje?

Dojrzały biznes często potrzebuje rozwiązań skrojonych na miarę. Jeśli rozwiązania dostępne na rynku nie spełniają Twoich oczekiwań albo są za drogie (ponieważ np. masz duży dział osób pracujących w rekrutacji i opłaty za licencje systemów rekrutacyjnych i dodatkowych narzędzi generują wysokie koszty), warto pomyśleć o dedykowanym rozwiązaniu.

Nasi programiści Drupala mogą stworzyć spersonalizowane narzędzie rekrutacyjne. Wśród jego funkcjonalności znalazłaby się możliwość tworzenia bazy kandydatów na podstawie przesłanych do Twojej firmy aplikacji, co ułatwiłoby przeglądanie CV. Korzystając z takiego systemu, można byłoby również „katalogować” profile kandydatów ze względu na ich umiejętności, co przyspieszyłoby wyszukiwanie w przyszłości. Natomiast dla złożonych procesów rekrutacyjnych, programiści mogliby stworzyć dedykowane narzędzie do tworzenia testów wiedzy.

Alternatywnym rozwiązaniem jest rozbudowanie intranetu, jako wsparcia dla działu HR. Pozwala on na usprawnienie komunikacji z pracownikami, prowadzenie rekrutacji wewnętrznych, dzięki możliwości ogłaszania naboru na stanowiska i zgłaszanie aplikacji przez intranet. Usprawnij działanie swojego zespołu rekrutacyjnego, zapewniając pracownikom narzędzia dostosowane do ich potrzeb.