7 funkcji intranetu dla Twojej firmy

We wpisie Dlaczego w swojej działalności potrzebujesz intranetu, Maciej przedstawił wiele praktycznych zalet intranetu firmowego. Co za tym idzie? Platforma pomoże zatroszczyć się o zaangażowanie pracowników, rozwój kultury organizacyjnej oraz stale usprawniać codzienną komunikację. Przyszedł czas na konkrety. Co dokładnie może posiadać Twój system intranetowy? Poniżej przedstawiam listę najczęściej spotykanych i pożądanych funkcjonalności intranetowych. 

1. Baza wiedzy 

Ten moduł jest bardzo cenny zwłaszcza dla nowych pracowników. Dzięki przechowywaniu całej zgromadzonej przez firmę wiedzy dotyczącej procesów i funkcjonowania firmy start nowych osób będzie łatwy i bardzo sprawny. W każdej chwili będą mogli skorzystać ze zgromadzonej wiedzy, aby znaleźć potrzebne im informacje.

Baza wiedzy to przydatna funkcjonalność nie tylko dla nowych pracowników, ale również dla pozostałych. Jest to miejsce, w którym można przechowywać wszelkie potrzebne dokumenty w firmie. Dowolność w dodawaniu jest spora dzięki możliwości tworzenia kategorii. Moduł jest połączony z systemem uprawnień – można nadawać ograniczenia dostępu do określonych dokumentów lub poszczególnych kategorii.

Formę bazy wiedzy można dowolnie dostosować do profilu firmy. Jest to miejsce, w którym oprócz przechowywania standardowych dokumentów, dzielimy się wiedzą, np. ciekawymi linkami, prezentacjami, książkami, e-bookami, itp.

Baza wiedzy jest w intranecie uporządkowana w czytelny i zorganizowany sposób, aby łatwo było znaleźć pożądane materiały.

2. Moduł newsowy

Kolejny moduł to idealne miejsce do dzielenia się informacjami o wydarzeniach z życia firmy. Można go używać w celu:

• publikacji aktualnych informacji o firmie,
• informowania o tym, co się dzieje i czego firma potrzebuje (np. poszukuje nowych pracowników, a pozostali pracownicy być może chętnie kogoś polecą),
• chwalenia oraz wyróżnienia osiągnięć pracowników tych zawodowych, ale również prywatnych,
• publikowania zmian dotyczących prowadzonych projektów czy obejmowanych stanowisk w firmie, 
• dodawania fotorelacji z wydarzeń firmowych, 
• dzielenia się poszczególnymi osiągnięciami pracowników,
• pokazywania ludzi pracujących w firmie przy okazji prowadzenia ciekawych projektów przez określony zespół,
• dzielenia się fajnymi momentami z życia firmy (jeszcze lepiej jeżeli pracownicy publikują takie treści sami),
• publikacji automatycznej informacji o urodzinach i imieninach pracowników  (dane te automatycznie mogą się zaciągać z bazy pracowników),
• bieżącego przypominania pracownikom o ważnych kwestiach i terminach.

3. Zarządzanie projektami 

Moduł zarządzania projektami umożliwia działania takie jak: zakładanie projektów w systemie, prowadzenie kalendarza czy harmonogramu danego zadania.

Możliwość planowania spotkań (w tym grupowych) i wprowadzania notatek. Moduł może też mieć zintegrowany kalendarz i pozwalać na przeglądanie harmonogramu wszystkich osób w firmie, w tym przełożonych. Moduł jest również połączony z modułem urlopowym, dzięki czemu kiedy ktoś jest na urlopie, system automatycznie zaciąga taką informację w systemie. 

Moduł umożliwia również zarządzanie zadaniami i tworzenie raportów. Nieograniczona ilość zadań, priorytety, statusy, przypisywanie odpowiedzialności ułatwiają usystematyzować pracę nawet najbardziej kompleksowego projektu i rozproszonego zespołu.

Dzięki raportom mamy możliwość śledzić postępy oraz terminowość realizacji poszczególnych zadań.

Rejestracja czasu pracy ułatwia kontrolę nad wykorzystaniem czasu każdego członka zespołu.

Monitorowanie postępów pracy

Model monitorowania skuteczności wykonywanej pracy umożliwia ocenę efektów działania zespołu projektowego. Umożliwia dokonywanie analizy przez menedżerów dotyczącej skuteczności poszczególnych działań projektu, całego konkretnego działu lub firmy całościowo. 

Ponadto w module monitorowania postępów pracy możemy uwzględnić takie funkcjonalności jak:

• zarządzanie pracą członków zespołu, 
• monitorowanie aktywności pracowników i ich postępów,
• sprawny przepływ informacji, 
• określanie priorytetów, 
• delegowanie zadań,
• otrzymywanie raportów zadań (częstotliwość jest dowolna).

Monitorowanie pracy całego zespołu to duże wyzwanie. Zwłaszcza teraz, gdy jesteśmy zmuszeni do pracy zdalnej jest to bardzo istotna kwestia dla firm. 

Wsparcie komunikacji i pracy zespołowej 

Kwestia komunikacji w firmie to kluczowy element w firmie. Dzięki intranetowi przepływ informacji między pracownikami staje się bardzo prosty i klarowny. Może to dotyczyć komunikacji w całej firmie, ale także istnieje możliwość podziału na konkretne projekty w danym zespole. Dzięki temu zyskujemy: 

• skuteczny przepływ informacji wewnątrz projektu,
• budowanie wiedzy i jej współdzielenie,
• zdalny dostęp do dokumentów i informacji,
• usprawnienie realizacji zadań i procesów.

4. Social Networking 

W intranecie pracownicy mają możliwość zamieszczania dokumentów służbowych, ale jest też możliwość stworzenia miejsca, w którym będą mogli dyskutować na tematy mniej formalne i niezwiązane z pracą. Intranet ma wiele funkcjonalności, które w prosty sposób wspierają integrację zespołu. 

Możliwość stworzenia zarówno publicznych jak i prywatnych kanałów: 

• @oznaczenia,
• dzielenie się zdjęciami, linkami,
• obsługa linków wewnętrznych,
• komentarze i polubienia.

5. Finanse i kadry

Moduł finansowy pozwala na usprawnienia takie jak:

• elektroniczna ewidencja faktur,
• elektroniczne zarządzanie delegacjami łącznie z ich rozliczaniem (moduł pozwala na obieg delegacji pomiędzy pracownikiem, przełożonym a księgowością),
• realizacja zamówień przez pracowników (mogą to być takie zamówienia jak gadżety reklamowe, materiały biurowe, itp.; w panelu uprawnione osoby mają dostęp do szczegółowych informacji dotyczących zamówień).

6. Profil pracownika i rozwój kompetencji

Profil pracownika może zawierać informacje takie jak: 

• opis obowiązków i kompetencji,
• dokumenty i notatki,
• zestawienie badań, certyfikatów i ukończonych kursów,
• rejestr umów i przypomnienia,
• historia zatrudnienia,
• struktura organizacyjna,
• integracja z listą płac.

Rozwój adekwatnie do profilu

Wszystko, począwszy od planowania, harmonogramowania i dostarczania szkoleń, można przeprowadzić w intranecie. Tekst, zdjęcia, pokazy slajdów i filmy można osadzać w intranecie. Ponieważ materiały szkoleniowe nie są już w fizycznym formacie, są one dostępne jednocześnie dla użytkowników. 

System intranetowy może być również zautomatyzowany pod kątem informowania o konieczności zrobienia konkretnych szkoleń, certyfikatów czy badań w odniesieniu do statusu poszczególnych informacji w profilu pracownika.

Intranet ułatwia także pracownikom działu personalnego monitorowanie ukończenia kursów szkoleniowych, odpowiadanie na pytania i ocenianie wiedzy.

7. Tworzenie innowacji 

Stały rozwój firmy oraz wspólne tworzenie innowacji to bardzo ważny aspekt każdej firmy. Moduł pozwala na zgłaszanie pomysłów od całej firmy, a po stronie pracowników pozostaje ich ocena. Możliwość komentowania wpisów to praktyczny i ważny element intranetu. Można tu także utworzyć grupy dyskusyjne, zachęcając pracowników do dzielenia się swoją wiedzą i opinią. Dzięki temu pracownicy będą się stale ze sobą komunikować i mieć poczucie własnego wkładu w rozwój firmy. 

Podsumowanie

Powyższe funkcjonalności to tylko kilka z licznych możliwości intranetu. Moduły można dowolnie dopasowywać i zmieniać zgodnie z potrzebami poszczególnych firm. W Droptica każde wdrożenie dostosowujemy do indywidualnych potrzeb klienta. Klient może wybierać z kompleksowej oferty dostępnych modułów lub zlecić zaprojektowanie i wdrożenie modułu dedykowanego. W ten sposób jesteśmy w stanie zrealizować platformę kompatybilną z innymi, posiadanymi przez klienta systemami oraz spełniającą jego oczekiwania.