7 korzyści z posiadania intranetu

Istnieje wiele powodów, dla których organizacja powinna posiadać Intranet. W niniejszym wpisie wyszczególnię kilka z nich, które usprawnić mogą procesy biznesowe. Oszczędność czasu? Lepsza komunikacja? Owszem, między innymi o te właśnie chodzi.

Oszczędność czasu

Zarządzanie czasem to jeden z ważniejszych elementów w każdym biznesowym procesie. Im lepiej będziemy nim gospodarować, tym pracownicy bardziej będą produktywni. Sukcesywne redukowanie poświęcanego czasu na poszczególne zadania i szukanie wśród nich możliwości usprawnień, to właśnie droga do praktycznych ulepszeń wspomnianych procesów.

System intranetowy stanowi po temu narzędzie. W jaki sposób? Wystarczy zacząć od tak prozaicznej rzeczy jak korespondencja mejlowa. Sprawdzanie skrzynki, odpisywanie na wiadomości, wyszukiwanie istotnych załączników, szukanie ich ostatecznych wersji. Lista jest długa. A co jeśli można by zastąpić jednym, wspólnym miejscem, do którego miałyby dostęp wszystkie osoby i gdzie zmiany dotyczące przepływu dokumentów byłyby przejrzyście uwidocznione? Tak, to jest właśnie pole, na którym można wprowadzić usprawnienia. Szybki dostęp do informacji i sprawna aktualizacja statusu danego procesu biznesowego, a co za tym idzie zarządzanie informacją realizuje Intranet.

E-maile to nie tylko jednak korespondencja pomiędzy użytkownikami, lecz także newsletter. Jego ustawienie, zaadresowanie do konkretnych odbiorców w firmie i wysyłka również zabierają czas. Co więcej, jeśli ów newsletter jest istotny dla życia organizacji, posiadanie pewności, że każdy odbiorca go odebrał i przeczytał, łączy się z oczekiwaniem. W Intranecie można dystrybucję newslettera uprościć zarówno na poziomie dystrybucji treści, gdzie zamiast wysyłać taką wiadomość, administrator może wskazać miejsce z istotną wiadomością, a ponadto może posiadać funkcjonalność informującą o przeczytaniu tejże treści. Wartością dodaną jest też krótszy czas na odszukanie i powtórne przeczytanie newslettera, niż w przypadku przewijania setek e-maili w odbiorczej skrzynce.

Lepsza komunikacja pomiędzy zarządem a pracownikami

Intranet w dużym stopniu także usprawnia komunikację między zespołem a managementem. Kadra zarządzająca może publikować istotne treści, np. aktualizacje dotyczące życia firmy w postaci bloga wewnętrznego. Poprzez tagowanie wpisów poszczególny temat jest łatwiej znaleźć. Pracownik pozostaje zawsze na bieżąco z informacjami, szybciej odnajduje treści.

Komunikacja to jednak również przepływ informacji w obydwie strony. Aby kadra mogła sprawnie zarządzać, musi chociażby posiadać wiedzę dotyczącą dostępności członków zespołu. Wdrażając do Intranetu kalendarz, w którym każdy pracownik informuje o planowanych dniach i godzinach pracy czy składa wnioski urlopowe, można niezwykle efektywnie ulepszyć zarządzanie poszczególnym projektem biznesowym. Wiadomo wówczas, która osoba przypisana jest do konkretnych zadań. Bez więc konieczności kontaktowania się każdorazowo przez management z poszczególnym pracownikiem, kadra zarządzająca komunikuje się z nim za pośrednictwem Intranetu i uzyskuje potrzebne informacje.

Każdy pracownik posiada swój profil w Intranecie, w którym znajduje się historia wszystkich jego spraw, korespondencji z managementem.

Lepsza kontrola nad pracownikami, wydajniejsze zarządzanie

Idąc dalej od komunikacji przechodzimy do kwestii kontroli. Myślę o niej jednak przede wszystkim jako korzyść, a nie jak o kontroli w złym tego słowa znaczeniu.

Taką konkretną korzyścią w ciągu zwykłego dnia pracy, może być informacja na temat zalogowania czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy. Manager wówczas wie, kto jest dostępny i może skutecznie kontrolować prace nad danym projektem poprzez dystrybucję zadań. Jest to szczególnie przydatne w opcji pracy zdalnej, która staje się coraz bardziej powszechna.

Manager może lepiej kontrolować, a więc wydajniej zarządzać postępem prac w odniesieniu do poszczególnego projektu. A jeśli okazuje się, że zadanie nie zostało oznaczone jako wykonane lub nie posiada z jakichś powodów statusu “w toku”, osoba odpowiedzialna za projekt od razu do widzi i może bezpośrednio kontaktować się z daną osobą.

Efektem kontroli są zaś dane. Eksportując z Intranetu konkretne informacje, manager może następnie dokonać analizy w odniesieniu do pracy poszczególnego pracownika, czy też w kontekście projektu. Ta wiedza może zaś okazać się bezcenna, aby planować i ulepszać zarządzanie w przyszłości.

Szybki dostęp do informacji

To następna istotna korzyść Intranetu. I chyba nie trzeba nikogo przekonywać, jak ważne jest, aby informacje można było odszukiwać szybko i sprawnie.

Zamiast przesyłać sobie poprzez emaile kolejne wersje plików albo w Google Drive tworzyć kolejne katalogi, a przez pomyłkę udostępnić to nieodpowiedniej osobie, wszystkie te rzeczy można “zamknąć” w Intranecie. To dotyczy aspektu procesów biznesowych, projektów, nad którymi członkowie zespołów pracują.

Jest jeszcze jednak aspekt organizacyjny, HR-owy. Sekcja FAQ w Intranecie oraz sprawna wyszukiwarka mogą efektywnie wspierać każdego, kto potrzebuje szybko odnaleźć interesujące go treści.

Treści zaś kadrowe, których niekiedy jest bardzo wiele (regulaminy, wzory wniosków, instrukcje, itp.), również powinny być zorganizowane tak, by użytkownik miał szansę się w nich odnaleźć. Dla przykładu: każdy instruktażowy film, czy choćby printscreeny ilustrujące, w jaki sposób przez dany wniosek przejść, oszczędzają czas i nie angażują niepotrzebnie trzecich osób.

Większy wpływ na kulturę organizacyjna

Istnieje wiele definicji kultury organizacyjnej w literaturze zarządzania. Nie będę tu ich przywoływał, ale ujmę je w generalnym pojęciu jako wspólnoty, która ze sobą się identyfikuje w kontekście danej organizacji. Innymi słowy - wszystko to, co wyróżnia organizację, jest właśnie kulturą.

Wszystko więc co w niniejszym tekście powyżej już opisałem, składa się na kulturę. Ale oczywiście można i należy wyszczególnić jeszcze kilka aspektów.

• Ankiety

Każda ankieta, a zatem informacja zwrotna stanowi wartość. Zarówno jeśli dotyczy to odpowiedzi na pytania o to, w jaki sposób pracownik postrzega organizację, a także, w jaki sposób on jest postrzegany w organizacji. Ankiety mogą więc być kwartalną, półroczną lub całoroczną oceną pracodawcy i pracownika. Przełożenie na kulturę odbywa się po pierwsze ze względu na fakt, że takie ankiety jako cykliczny proces ma miejsce (a więc to jest ten wyróżnik), po drugie, że obydwie strony zdobywają dzięki temu informacje na swój temat. Wartością dodaną jest tu transparentność, wzajemne budowanie dalszego zaufania i przestrzeń dla usprawnień środowiska pracy.

• Networking

Intranet może stanowić platformę społecznościową na wzór internetowych social media. W zależności od stopnia budowy i jej funkcjonalności platforma wpływa na podtrzymanie i zacieśnianie relacji wśród pracowników. Rozmowy w Intranecie nie muszą dotyczyć tylko i wyłącznie kwestii służbowych, ale mogą odnosić się do wszystkich aspektów życia w firmie - być miejscem dla inicjatyw, eventów albo…

• Nagrody i wyróżnienia

...albo być miejscem, gdzie pracę członków zespołów inne osoby mogą wyróżnić, aby wszyscy użytkownicy Intranetu o tym się dowiedzieli. Wzajemne przyznawanie nagród to kolejny element, który idealnie pasuje do Intranetu. A przecież nic tak nie wpływa na zwiększenie zaangażowania jak otrzymanie nagrody przez przełożonego i/lub współpracownika.

Każde wyróżnienie organizacji, o którym wspomniałem, to element kultury. Wartością dodaną zaś jest w tym przypadku wzmacnianie pozytywnego wizerunku firmy zarówno wśród pracowników, ale także na zewnątrz. Fakt, że Intranet jest przestrzenią zamkniętą w odniesieniu do dostępu, nie uniemożliwia zaś podzielenia się informacją ze światem, że w danej organizacji Intranet istnieje i to w jaki sposób działa.

Innowacje w firmie

Posiadanie wspomnianych informacji zwrotnych oraz Intranetu jako platformy komunikacyjnej może skutecznie wpłynąć na identyfikowanie potrzeb i wdrażanie innowacji. Każdy nowy pomysł może być poddany dyskusji i analizie, aby realizował oczekiwania zainteresowanych stron. Korzyści z takiego podejścia są nieporównywalnie większe niż w sytuacji, gdy kadra zarządzająca podejmuje decyzję na temat zmiany bez uprzednich konsultacji. Koszt tego typu działania może, niestety, okazać się zbyt drogi i nie przynieść zrealizować zakładanych celów.

Redukcja kosztów

Skoro już o pieniądzach mowa, Intranet daje możliwość niwelowania kosztów w związanych z zarządzaniem. W tym miejscu robię klamrę do oszczędności czasu opisanego na początku tego tekstu. Emajle, newslettery, aktualizowanie ważnej dokumentacji w czasie rzeczywistym, szybki dostęp do informacji, ale także szansa na organizowanie spotkań online ze szczególnym akcentem na wykorzystanie wersji mobilnej Intranetu. Dzięki temu niezależnie od miejsca przebywania danego pracownika, takie spotkanie można zorganizować, co zaś wpływa na sprawniejsze zarządzanie procesem biznesowym.

Podsumowanie

Korzyści z posiadania Intranetu nie podlegają dyskusji. Ważne jednak, aby planując jego stworzenie, zidentyfikować potrzeby firmy i budować Intranet w oparciu o cele, jakie ma realizować. Widząc zaś z upływem czasu zmiany, które spowodował, należy Intranet usprawniać, żeby najefektywniej czerpać z jego możliwości.