Dobry Project Manager to klucz do realizacji projektu na czas i w budżecie

Do tego jak ważny jest project management w pracach deweloperskich chyba nikogo nie trzeba przekonywać. Efektywne zarządzanie Project Managera stanowi gwarant sukcesu projektu: zarówno pod kątem zapewnienia jakości dostarczanej usługi, ale także w odniesieniu do czasu realizacji i budżetu całego przedsięwzięcia. W Droptica stawiamy na ludzi. Oprócz certyfikowanych programistów w swoim zespole mamy również Project Managerów. Sylwetkę jednego z nich w poniższym tekście chciałbym przedstawić, a tym samym pokazać, jakie korzyści ze współpracy z Damianem Michałowskim mają nasi klienci.

Kim jest Damian Michałowski - jeden z naszych Project Managerów?

Od 2002 roku Damian związany jest z branżą internetową. W tym czasie miał okazję pracować jako deweloper, UX designer. Obecnie pełni obowiązki PM-a, którego doświadczenie zdobywał w agencjach digitalowych i startupach w Warszawie oraz Londynie.

Elementy sukcesu projektu deweloperskiego

Wymienienie rzeczy, które składają się na sukces projektu, mogłoby stanowić oddzielny wpis. Ponadto dla każdej firmy mogłyby to być inne elementy. Damian wskazuje na trzy wartości:

Przede wszystkim zaangażowanie PM-a w projekt i pracę zespołu. Według mnie PM powienien wiedzieć o projekcie jak najwięcej. Po drugie: doskonała komunikacja z zespołem i klientami. Bardzo ważny w mojej pracy jest stały kontakt z klientami, którzy jako właściciele projektów oczekują transparentności w realizacji zadań. I na koniec: umiejętne zarządzanie ryzykiem w taki sposób, aby przewidywać i redukować kryzysowe scenariusze w projekcie.

W Droptica “jakość” dotyczy nie tylko końcowej usługi, ale jest to także forma działania. Tym bardziej podpisujemy się pod opinią Damiana, bowiem w trzecim punkcie, który wymienia, niwelowanie niebezpieczeństw bezpośrednio przekłada się na cały proces zarządzania projektem. Klienci otrzymują zatem korzyść w postaci oszczędności czasu oraz pieniędzy - a wszystko dzięki umiejętnemu przewidywaniu.

Warto w tym miejscu jeszcze nadmienić, jakie są najczęstsze błędy w zarządzaniu projektami, a tym samym w jaki sposób skutecznie ich unikać.

Największy grzech główny Project Managera to właśnie brak zaangażowania i nie dbanie o każdy detal projektu - podkreśla Damian. - Im więcej PM wie o projekcie, tym łatwiej jest mu widzieć potencjalne zagrożenia. Ja przed każdym projektem staram się zebrać możliwie najwięcej informacji o projekcie i kliencie. Zrozumieć jego potrzeby, a także, co należy zaakcentować, oczekiwania biznesowe. Potem, znając już biznesową stronę projektu, zagłębiam się w szczegółowy zakres prac programistycznych, które klienci nam zlecają.

Komunikacja

To niezwykle istotny aspekt. Bez sprawnej komunikacji żaden projekt nie ma szans, aby został efektywnie ukończony. Strategia komunikacji zawsze dostosowywana jest do indywidualnych potrzeb klientów, którzy muszą posiadać dostęp do wielu narzędzi i kanałów komunikacji.

Podstawowymi narzędziami w mojej codziennej pracy są Jira oraz Slack - wyjaśnia Damian. - Na Slacku mamy stały kontakt z klientami, zaś Jira doskonale sprawdza się do śledzenia i raportowania pracy programistów. Klienci na bieżąco informowani są o postępach w ich projektach. Pomagają w tym cykliczne spotkania i videokonferencje. Korzystamy w tym celu m.in. z MS Teams, Skype, Hangouts, Zoom. Spotkania odbywają się codziennie (tzw. daily) lub np. raz na tydzień.

Metodologia

Zwinne zarządzanie projektem, w którym zespół projektowy i klient aktywnie uczestniczą w realizacji zadań to przede wszystkim lepsza kontrola nad zakresem, jakością i budżetem projektu. Przed rozpoczęciem każdego nowego zlecenia istotne jest, aby zawsze wyestymować czas potrzebny na wykonanie prac. Klient ma też stały wgląd do backlogu projektu, decydując o kolejności zadań (priorytety). W jaki sposób przekłada się na codzienną pracę?

Na co dzień wykorzystuję różne metodyki zwinnego zarządzania projektami - odpowiada Damian. - Głównie jest to SCRUM, ale również w niektórych projektach stosuję Kanbana, czy metodykę pośrednią, a więc Scrumbana. Jej odpowiedni dobór uzależniony jest od typu projektu, a także od indywidualnych oczekiwań i potrzeb zleceniodawcy.

A gdyby wskazać na największe atuty Agile, to jakie by to były?

Agile to transparentność i stały kontakt z zespołem - podkreśla Damian. - Agile dostarcza sporo sprawdzonych narzędzi komunikacji jak wspomniane wcześniej codzienne spotkania z zespołami, demo czy retrospektywy na koniec każdego Sprintu. Agile to również szereg metod raportowania, np.: prędkości zespołu, ilości wykonanych zadań per sprint i ogólnie postępów prac w szerszej perspektywie projektowej.

Konsulting

W Droptica ważnym elementem jest doradztwo. Nawiązując do słów Damiana Michałowskiego, ale też do opinii naszych pozostałych project managerów, staramy się dobrze zrozumieć oczekiwania biznesowe klientów, ale zarazem - w oparciu o tę wiedzę - służymy radą, aby opisać możliwości oraz drogę do ich osiągnięcia.

Tak, to rzeczywiście ważna kwestia - zaznacza Damian. - Przez ostatnie kilkanaście lat miałem okazję pracować nie tylko jako project manager, ale również jako programista i UX/UI designer. Takie doświadczenie pozwala mi szerzej patrzeć i lepiej rozumieć projekty, które realizuję. Moja wiedza i doświadczenie mogą być przydatne klientom nie tylko w trakcie prac programistycznych, ale również w początkowej fazie projektu, gdy prowadzone są konsultacje, a więc określanie celów biznesowych, analizy zakresu, w tym MVP, i prototypowanie projektu, np. tworzenie wireframes.

Największe wyzwanie jako proces realizacji projektu

W kontekście powyższego nie sposób przejść do pytania o największe wyzwanie w dotychczasowej karierze Damiana. W naszej agencji drupalowej podejmujemy się bowiem bardzo dużych realizacji. Zależy więc nam, aby project managerowie, koordynujący programistyczne prace, skutecznie pełnili rolę łączników między zespołem a klientem i efektywnie prowadzili kompleksowe przedsięwzięcia.

Jednym z większych wyzwań był wielomiesięczny projekt, gdzie należało zrealizować w założonym z góry harmonogramie i budżecie jeden wspólny system CMS Drupal, który zasila w treści kilka stron internetowych klienta - wyjaśnia Damian. - W przypadku bardzo rozbudowanych systemów, prace programistyczne zawsze poprzedzone są szczegółową analizą. Podobnie zrobiliśmy w przypadku wspomnianego przedsięwzięcia. W tym celu wyznaczyliśmy leadującyh developerów, którzy ściśle współpracując z klientem (warsztaty i videokonferencje z redakcjami stron i Product Ownerami), przeprowadzili szczegółową ekspertyzę potrzeb klienta. Dzięki temu powstała dokładna dokumentacja zakresu zadań, na bazie której można było sporządzić harmonogram. Następnie leadujący developerzy podzielili się na wieloosobowe, współpracujące ze sobą zespoły programistyczne i zaczęli wytwarzać poszczególne komponenty jednego wspólnego CMS-a - podkreśla Damian. - W całym tym procesie bardzo ważna była także codzienna komunikacja z klientem. Klient w swoim systemie zarządzania projektami, Jira, miał stały wgląd do postępu prac nad konkretnymi zadaniami. Podsumowując, w przypadku tego wymagającego projektu kluczem do sukcesu okazała się szczegółowa analiza potrzeb klienta, dokumentacja, ścisła współpraca z klientem oraz leaderzy w poszczególnych zespołach programistycznych.

Zgrany zespół

Najczęściej to marketingowe hasło, które rzadko jest wyjaśniane, a jeszcze rzadziej opisywane w kontekście procesu pracy i korzyści dla klienta z tego wynikających. Jak zatem rozumieć zgranie członków zespołu programistycznego odnośnie do zadań realizowanych?

Aby spełnić oczekiwania klientów każde wykonane przez programistów zadanie sprawdzane jest przez innych deweloperów (tzw. code review) oraz na końcu jeszcze przez zespół QA - podkreśla Damian i wyjaśnia w jaki sposób kompletuje zespół. - Przede wszystkim przy wyborze zespołu kieruję się ich doświadczeniem przy podobnych projektach, ich umiejętnościami i kompetencjami. W każdym projekcie staram się, aby był leadujący deweloper, który odpowiada też za kluczowe decyzje technologiczne i architektoniczne.

Zespół Droptica liczy ponad 40 osób, z czego 30 programistów to certyfikowani deweloperzy Acquia i aż 7 z nich posiada tytuł Grand Master. Bogate doświadczenie naszych ekspertów poparte jest więc certyfikatami największej na świecie platformy cyfrowej specjalizującej się w Drupalu.

Zarządzanie projektami a praca zdalna

W Droptica praca zdalna istnieje od początku. Przez lata opracowaliśmy procesy jej skutecznego zarządzania, wykorzystujemy w tym celu odpowiednie narzędzia.

W swojej karierze miałem okazję wielokrotnie zarządzać projektami zdalnie - dopowiada Damian. - Na obecnym, otwartym rynku, gdzie wielu klientów jest z zagranicy praca zdalna w branży IT to już standard. W Droptica mamy stały, bardzo dobry kontakt z klientami dzięki wielu komunikatorom online. Żadne więc zewnętrzne czynniki nie wpływają negatywnie na jakość świadczonych usług naszym klientom. Wszystkie projekty były i są realizowane bez przestojów czy opóźnień.

Droptica

Zadaliśmy pytanie naszym project managerom, dlaczego zdecydowali się na współpracę z Droptica. Ich opinie zawiera w sobie wypowiedź Damiana:

Droptica to leader na rynku polskim w zakresie wdrożeń Drupala. Wcześniej, przez wiele lat, zarządzałem projektami webowymi opartymi na systemach typu Open Source, dlatego Droptica idealnie wpasowała się w moje doświadczenie i zainteresowania projektowe. Dodatkowym dużym atutem firmy są wysokie standardy związane z zarządzaniem i jakością pracy programistów. Firma zapewnia ciekawe benefity oraz inwestuje w szkolenia i rozwój pracowników. To, co od razu rzuciło mi się w oczy, to pełna transparentność oraz wysokie standardy komunikacji z klientami. W mojej pracy jest to bardzo ważne, aby klienci na bieżąco widzieli postępy. Dzięki temu klienci są zadowoleni z jakości usługi, a ja, jako Project Manager, mogę dostarczać projekty zgodnie z ustalony harmonogramem i budżetem.

Podsumowanie, czyli co klient zyskuje na współpracy z Tobą?

Damian: Kiedy angażuję się w projekt, klient może być spokojny, że jego projekt zostanie dowieziony na czas, zgodnie z harmonogramem i z założonym budżetem. To według mnie najważniejsze zadania Project Managera, a tym samym korzyść, jaką klient zyskuje ze współpracy ze mną.