Wybór platformy intranetowej. Jakie czynniki wziąć pod uwagę?
Zastanawiasz nad wyborem oprogramowania intranetowego? Wdrażanie intranetu wymaga dużo pracy, dlatego lepiej poświęcić więcej czasu na zapoznanie się z dostępnymi opcjami. Tłumaczymy, na co zwrócić uwagę, porównując tego typu rozwiązania.
Funkcjonalności
Platforma intranetowa to przede wszystkim baza wiedzy, która powinna umożliwiać dodawanie materiałów w różnych formach - wideo, prezentacji, dokumentów i interaktywnych elementów. Do podstawowych funkcjonalności takiego portalu należą także lista kontaktów, FAQ, kalendarz, rejestrowanie czasu pracy czy sekcja z newsami.
Możesz spersonalizować swój portal, rozwijając go o dodatkowe, mniej typowe rozwiązania, które ułatwią pracę w Twojej firmie. Wspieranie komunikacji z użyciem intranetu jest możliwe, dzięki czatowi, forum i reagowaniu na publikacje (komentarze, polubienia itp.).
Szkolenie i rozwijanie umiejętności zatrudnianych osób ułatwiają quizy, lekcje wideo, testy i kursy tworzone na wzór przekazów w mediach społecznościowych (microlearning). Przydatne mogą być także narzędzia do zarządzania przepływem pracy, monitorowania postępów i wysyłania powiadomień o terminach.
Najlepsze systemy intranetowe są dostosowane do potrzeb konkretnych firm. CMS Drupal ma liczne moduły dla intranetu, które ułatwiają wdrażanie ciekawych i praktycznych funkcjonalności. Możesz pozwolić swoim pracownikom na dodawanie plików w obrębie intranetu przy pomocy modułu Imce. Moduły Fivestar i Flag dają możliwości znane z mediów społecznościowych. Pierwszy zwiększa zaangażowanie, pozwalając oceniać treści. Drugi umożliwia śledzenie treści i aktywności użytkowników. Jeżeli zależy Ci na elementach grywalizacji, do Twojej dyspozycji jest moduł User Points, dzięki któremu użytkownicy mogą otrzymywać punkty za wykonanie określonych działań na platformie intranetowej.
Cena i koszty wdrożenia rozwiązań intranetowych
Najlepsze systemy intranetowe nie należą do najtańszych. Decydując się na intranet, masz dwa wyjścia - możesz skorzystać z subskrypcji gotowego do użytku narzędzia w modelu SaaS (Software as a Service) lub zbudować własny portal od podstaw. Warto porównać różne przykładowe intranety pod kątem całkowitego kosztu produktu w całym cyklu życia (TCO - Total Cost of Ownership).
Cena wdrożenia
Jeżeli chodzi o wydatki związane z wdrożeniem, w rozwiązaniu SaaS jest to raczej niski koszt miesięczny dla mniejszych firm. Trzeba jednak pamiętać, że może urosnąć do bardzo nieopłacalnej kwoty w dużych organizacjach, które zatrudniają tysiące pracowników, gdyż koszt korzystania z tego typu oprogramowania jest zwykle uzależniony od liczby użytkowników. Wyobraź sobie, że w Twoim przedsiębiorstwie pracuje 5000 osób, a dostęp do intranetu dla każdego z nich kosztuje 10 euro (ceny niektórych rozbudowanych systemów mogą osiągać nawet kilkadziesiąt euro za osobę). Miesięczne wydatki przy takim scenariuszu są znaczne. Natomiast rozwiązanie budowane od podstaw dla Twojej firmy to duża jednorazowa inwestycja, która, w dłuższej perspektywie czasu, może okazać się bardziej opłacalna niż subskrypcja.
Cena aktualizacji i utrzymania
Nie można zapominać o cenie utrzymania i aktualizacji platformy intranetowej. Jeśli chodzi o systemy SaaS, te zadania zostają po stronie dostawcy, więc użytkownicy nie są narażeni na dodatkowe koszty. W przypadku spersonalizowanego intranetu utrzymanie go to obowiązek firmy, która z niego korzysta. To wymaga dodatkowych wydatków, jak posiadanie na stałe zespołu, który będzie zajmował się portalem intranetowym lub współpracy z zewnętrznymi specjalistami. Tylko w ten sposób jednak możliwe jest zbudowanie najlepszego oprogramowania intranetowego dopasowanego do potrzeb organizacji.
Cena za modyfikacje i rozwój intranetu
Nawet najlepsze oprogramowanie intranetowe przestanie być skutecznym rozwiązaniem, jeżeli nie będzie ulepszane z czasem. Pod uwagę należy także wziąć cenę za modyfikacje i rozwój. W przypadku rozwiązania SaaS dostęp do dodatkowych funkcjonalności jest najczęściej kwestią zdecydowania się na wyższy (i co za tym idzie droższy) pakiet. Wybór bardziej zaawansowanych narzędzi jest często dosyć ograniczony do kilku lub kilkunastu konkretnych. Budowanie spersonalizowanej platformy intranetowej pozwala natomiast na dopasowanie rozwiązań do potrzeb konkretnej firmy. Zarówno projektowanie, jak i tworzenie nowych funkcjonalności jest jednak po stronie przedsiębiorstwa, co oznacza większe inwestycje raz na kilka lat.
Wygląd i wygoda użytkowania
Nowoczesny design intranetu wpływa na komfort jego użytkowania. Najlepsze oprogramowanie intranetowe powinno dawać możliwość dostosowania projektu i kolorystyki do potrzeb danej firmy. Wygląd rozwiązania typu SaaS zależy od dostawcy i może się zmieniać bez względu na potrzeby i preferencje użytkowników. Intuicyjność nawigacji zależy od konkretnego przykładu intranetu. Przy wyborze warto więc porównać więcej niż jeden produkt pod kątem łatwości poruszania się, responsywności i innych dodatkowych elementów wizualnych, na których Ci zależy. Przyda się także możliwość ustawienia trybu ciemnego i jasnego.
W Drupalu można to zrobić, używając specjalnego modułu Dark Mode. Ponadto ten system CMS posiada rozwiązania, które ułatwiają zbudowanie mega menu. Jest ono wielopoziomowe i stanowi odpowiednie rozwiązanie dla złożonego serwisu z wieloma funkcjonalnościami oraz podstronami.
Responsywność oprogramowania intranetowego
Nie wszystkie intranety w modelu SaaS są responsywne. Może to wynikać z założenia twórców, że użytkownicy najprawdopodobniej będą używać ich w biurze na komputerach. W dzisiejszych czasach, przy pracy zdalnej i podróżach służbowych, dostęp do platformy intranetowej na urządzeniu mobilnym jest bardzo ważny. Dzięki niemu pracownicy są w stanie szybko zdobywać informacje i komunikować się ze sobą, niezależnie od tego, gdzie obecnie przebywają.
Drupal wykorzystuje układy płynne (fluid layouts) i specjalne moduły. Narzędzie Responsive and off-canvas menu umożliwia dostosowanie menu do ekranów o różnych rozmiarach. Inny moduł - Responsive Images - umożliwia optymalizację grafik zależnie od urządzenia, na którym otwierana jest platforma intranetowa.
Czas potrzebny na wdrożenie platformy intranetowej
Jeżeli pilnie potrzebujesz intranetu, a zbudowanie dostosowanego do Twoich potrzeb rozwiązania nie jest w tej chwili możliwe, warto zainteresować się oprogramowaniem SaaS. Można w nim zacząć pracę od zaraz. Ewentualne wydłużenie czasu oczekiwania na jego dostępność może wynikać z konieczności dopasowania go do Twoich wymagań. Jest to możliwe w przypadku niektórych intranetów SaaS. Ponadto integracja produktu z innymi narzędziami, z których korzystasz, też może zająć chwilę.
Najlepsze oprogramowanie intranetowe nie powstaje w ciągu jednej nocy. Niestety trzeba uzbroić się w cierpliwość. Projektowanie i budowanie intranetu specjalnie dla konkretnej firmy może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy - wszystko zależy od stopnia skomplikowania intranetu, którego potrzebuje klient. Jeżeli przedsiębiorstwu zależy na czasie, firma tworząca oprogramowanie może oddać do użytku najpierw MVP (Minimum Viable Product). Jest to wersja produktu wyposażona w podstawowe funkcjonalności niezbędne firmie. Dzięki temu klient otrzymuje szybko pewne narzędzia do zwiększenia efektywności biznesu, a agencja programistyczna może kontynuować rozwijanie kolejnych funkcjonalności.
Technologie
Siłą rzeczy firmy decydujące się na rozwiązania typu SaaS nie mają żadnego wpływu na wybór technologii, które są wykorzystywane do rozwijania platformy intranetowej. Z drugiej strony jest wiele zalet korzystania z gotowych do użytku programów. Jedna z nich to wsparcie techniczne dostępne w ramach danego pakietu subskrypcyjnego. Klienci wykupujący najdroższe pakiety mogą często liczyć na swojego indywidualnego opiekuna. Niektórzy dostawcy oferują również wsparcie przy wdrożeniu w ramach pakietu lub dodatkowo płatne. Wadą jest fakt, że przy takich intranetach pracują często mniejsze zespoły, co wpływa na tempo rozwoju oprogramowania.
Organizacje stawiające na spersonalizowany intranet mogą zastanowić się nad użyciem technologii open source. Plusem takiego podejścia jest uzyskanie dostępu do kodu systemu bez konieczności wykupywania licencji (co oznacza niższe koszty), możliwość dowolnej modyfikacji rozwiązania oraz zmiany dostawcy.
Technologie open source’owe związane są także z dużą dostępnością programistów na rynku. Wybór rozwiązania, które jest popularne wśród ekspertów gwarantuje łatwy dostęp do firm i freelancerów z niezbędnymi umiejętnościami, a także konkurencyjne oferty cenowe. Drupal ma bardzo dużą i aktywną społeczność. Liczne firmy i indywidualni programiści zaangażowani w rozwój Drupala regularnie wydają nowe wersje systemu, rozszerzone o nowe funkcjonalności.
Jednocześnie nie można zapominać o dopasowaniu technologii, w których będzie budowany intranet, do tych obecnie używanych w firmie. Jeżeli korzysta ona np. z PHP, łatwiej będzie kupić kolejny system w tym języku i go utrzymywać.
Integracje
Odpowiednie integracje rozwijają podstawowe funkcjonalności platformy intranetowej. Możliwości integracji z zewnętrznymi systemami w oprogramowaniu typu SaaS są ograniczone. Natomiast, jeżeli zdecydujesz się na stworzenie oprogramowania intranetowego dostosowanego do swoich potrzeb, możesz dodawać dodatkowe narzędzia zgodnie ze swoimi preferencjami.
Z Drupalem możesz zintegrować systemy do zarządzania pracą, takie jak Jira, Redmine, Asana, Trello i wiele innych, zarówno darmowych, jak i płatnych. Pozwala on także na integrację mediów społecznościowych, narzędzi do monitorowania czasu pracy, ale również stworzenie własnych rozwiązań tego typu. Moduł Workflow umożliwia projektowanie przepływów pracy, a moduł Calendar umożliwia stworzenie kalendarza do zaznaczania wydarzeń przez użytkowników.
Prywatność i bezpieczeństwo
Najlepsze oprogramowanie intranetowe musi być bezpieczne dla Twoich pracowników. Zarówno w przypadku spersonalizowanego narzędzia jak i tego komercyjnego, należy pamiętać o wdrażaniu dobrych praktyk w zakresie bezpieczeństwa. Ochrona danych osobowych użytkowników i informacji o projektach powinna mieć najwyższy priorytet. W przypadku rozwiązań typu SaaS rzadko zdarza się, aby dostawcy szczegółowo tłumaczyli, w jaki sposób odpierają potencjalne ataki cyberprzestępców.
Programiści rozwijający Drupala kładą duży nacisk na bezpieczeństwo, dlatego technologia ta jest polecana do projektów, które wymagają zaawansowanych zabezpieczeń. Ten CMS jest wyposażony w system do raportowania błędów, który jest w stanie wychwycić każdą lukę lub naruszenie bezpieczeństwa, a następnie poinformować o niej odpowiedni zespół. Regularne aktualizacje oprogramowania i instalowanie najnowszych wersji modułów pozwalają na dobre zabezpieczenie intranetu na Drupalu oraz jego użytkowników.
Wybór najlepszej platformy intranetowej - podsumowanie
Istnieje wiele ciekawych platform intranetowych, z których można korzystać na zasadach subskrypcji. Jeżeli jednak dostępne rozwiązania nie mają niezbędnych dla Ciebie funkcjonalności, warto rozważyć stworzenie spersonalizowanego portalu. Takie narzędzie dla biznesu będzie dostosowane do charakteru firmy i jej procesów. Oryginalny UX i unikalny design intranetu wpłynie na chęć wchodzenia w interakcję z rozwiązaniem i innymi pracownikami, budowanie lojalności i poczucia wspólnoty w firmie. Drupal daje wielką elastyczność i umożliwia zbudowanie systemu intranetowego dostosowanego do indywidualnych potrzeb firmy.
