Jak rozwiązać problemy z komunikacją wewnętrzną z pomocą Open Intranetu?

Sprawna komunikacja wewnętrzna to podstawa efektywnej pracy każdej organizacji. Bez niej pojawia się chaos, frustracja i spada produktywność. W artykule przedstawię 13 najczęstszych problemów komunikacyjnych w firmach oraz pokażę, jak je skutecznie rozwiązać przy pomocy Open Intranetu, systemu opartego na Drupalu. W artykule wykorzystuję informacje z mojego filmu, który możesz zobaczyć na kanale Nowoczesny Drupal.

W tym artykule:

• Najczęste problemy komunikacyjne w firmie
• 1. Utrata wiedzy przy rotacji pracowników
• 2. Czasochłonny onboarding
• 3. Powtarzające się pytania do działów HR i IT
• 4. Brak systemu zgłoszeń do działów
• 5. Trudny dostęp do dokumentów i procedur
• 6. Izolacja wiedzy między pracownikami
• 7. Silosy komunikacyjne między działami
• 8. Chaos narzędziowy
• 9. Zbyt duża ilość kanałów komunikacji
• 10. Brak kanałów komunikacji dla części pracowników
• 11. Brak wspólnego kalendarza wydarzeń
• 12. Brak kontroli nad dostępem do danych
• 13. Brak dostępu do aktualnych kontaktów wewnętrznych
• Open Intranet - podstawowe informacje
• Najważniejsze funkcje Open Intranetu
• Intranet firmowy – klucz do efektywnej komunikacji wewnętrznej

Najczęste problemy komunikacyjne w firmie

Przeprowadziliśmy szczegółową analizę problemów komunikacyjnych zgłaszanych przez naszych klientów zainteresowanych wdrożeniem systemów intranetowych. Nasze badanie opiera się na danych uzyskanych od około 40 firm. Informacje pochodziły z zapytań ofertowych, briefów oraz bezpośrednich rozmów. Dzięki temu wytypowaliśmy 13 problemów, które powtarzały się najczęściej i miały najbardziej negatywny wpływ na działanie tych organizacji.

W pierwszej części artykułu omówię te trudności, a w drugiej pokażę, jak sobie z nimi poradzić z pomocą systemu Open Intranet - gotowego, elastycznego rozwiązania intranetowego opartego na popularnym systemie zarządzania treścią Drupal.

1. Utrata wiedzy przy rotacji pracowników

Pracownik opuszczający firmę często zabiera ze sobą kluczową wiedzę o realizacji obowiązków, zwłaszcza gdy zakres pracy na jego stanowisku nie jest jasno opisany, a procedury, instrukcje czy notatki nie są spisane. W efekcie nowa osoba zatrudniona na to samo stanowisko musi odkrywać wszystkie obowiązki i procesy od nowa, co jest czasochłonne i kosztowne dla firmy. Brak dokumentacji wiedzy sprawia, że firma niepotrzebnie traci zasoby zarówno czasowe, jak i finansowe.

Rozwiązanie w Open Intranecie: baza wiedzy. Można w niej gromadzić instrukcje, procedury i dokumenty, które ułatwią płynne przejęcie obowiązków przez kolejne osoby.

2. Czasochłonny onboarding

Nowy pracownik potrzebuje czasu, aby nauczyć się specyfiki działania firmy. Nawet jeśli wcześniej pełnił podobną rolę w innej organizacji, każda firma posiada własne unikalne metody pracy, które nowy pracownik musi poznać. Jeśli onboarding polega jedynie na ogólnych wskazówkach, proces ten może stać się chaotyczny i przedłużać się. Bez dobrze przygotowanych materiałów szkoleniowych, szczegółowych instrukcji oraz opisów procedur, nowy pracownik często czuje się zagubiony, musi często zgadywać lub zadawać pytania, co dodatkowo obciąża innych członków zespołu. Efektem takiego podejścia jest opóźnienie momentu osiągnięcia pełnej produktywności przez nowego pracownika oraz większe koszty ponoszone przez firmę.

Rozwiązanie w Open Intranecie: baza wiedzy. Nasz system intranetowy pozwala na stworzenie uporządkowanych materiałów onboardingowych w bazie wiedzy, dzięki czemu każdy pracownik szybko osiągnie wysoką produktywność.

3. Powtarzające się pytania do działów HR i IT

Pracownicy często kierują do działów HR lub IT te same pytania związane z urlopami, resetowaniem haseł czy pracą zdalną. Każde pytanie, choć krótkie z perspektywy pracownika, może pojawiać się dziesiątki razy miesięcznie, obciążając zasoby tych działów.

Rozwiązanie w Open Intranecie: baza wiedzy. Stworzenie centralnej bazy FAQ, gdzie odpowiedzi na powtarzające się pytania są łatwo dostępne, pozwoli pracownikom szybko znaleźć potrzebne informacje, a działom wsparcia zaoszczędzić czas na ważniejsze zadania.

4. Brak systemu zgłoszeń do działów

Nie wszystkie problemy można rozwiązać za pomocą prostej bazy pytań i odpowiedzi. W firmach często istnieje potrzeba obsługi zgłoszeń dotyczących konkretnych problemów, np. awarii sprzętu, problemów technicznych czy kwestii kadrowych. Jeśli firma nie posiada jednego, wygodnego miejsca do składania takich zgłoszeń, pracownicy korzystają z różnych kanałów komunikacji – maili, telefonów, komunikatorów takich jak Teams czy Slack, a nawet wiadomości SMS. To prowadzi do chaosu, gubienia zgłoszeń oraz opóźnień w ich realizacji. Brak centralizacji utrudnia również analizę i kontrolę nad tym, jak często określone zgłoszenia się pojawiają, przez co trudno wdrożyć skuteczne rozwiązania.

Rozwiązanie w Open Intranecie: system zgłoszeń. Taka funkcjonalność pozwala uporządkować proces przejmowania i obsługi zgłoszeń, umożliwia ich analizę i monitorowanie statusów, co znacząco usprawnia komunikację i działanie całej organizacji.

5. Trudny dostęp do dokumentów i procedur

W wielu firmach dokumenty i procedury są rozproszone w różnych miejscach – dział marketingu korzysta z Google Drive, dział sprzedaży przechowuje pliki w Notion, a produkcja zapisuje instrukcje na lokalnym dysku sieciowym. Często miejsce przechowywania dokumentów zależy od indywidualnych preferencji pracowników, co prowadzi do sytuacji, że niektóre dokumenty znajdują się tylko na mailach lub komunikatorach, takich jak Slack. W rezultacie dostęp do potrzebnych dokumentów jest utrudniony, a pracownicy tracą czas na ich poszukiwanie, pytając innych, zamiast korzystać z jednego, centralnego źródła. Często zdarza się też, że pracownicy korzystają ze starych, nieaktualnych wersji dokumentów, co prowadzi do błędów i nieefektywności.

Rozwiązanie w Open Intranecie: centralne miejsce przechowywania dokumentów. Umożliwia ono szybkie wyszukiwanie, kontrolę wersji oraz precyzyjne zarządzanie dostępem, eliminując chaos i poprawiając efektywność pracy.

Przeczytaj również: Kluczowe kwestie przy planowaniu nowego intranetu dla Twojej firmy

6. Izolacja wiedzy między pracownikami

Wiedza pozostaje często tylko między dwoma osobami, np. w mailach, na Teamsach czy Slacku. W efekcie inni pracownicy mogą równolegle pracować nad tym samym problemem bez świadomości już wypracowanych rozwiązań. Powoduje to nie tylko dublowanie pracy, ale także ogranicza efektywność wykorzystania wiedzy w całej organizacji, sprawiając, że istotne informacje pozostają ukryte i niewykorzystane.

Rozwiązanie w Open Intranecie: przejrzysta baza wiedzy, gdzie można zapisywać i dzielić się informacjami.

7. Silosy komunikacyjne między działami

Różne działy lub oddziały w firmie często działają jak odrębne jednostki, posiadają własne dane, systemy i procedury, nie współpracując ze sobą efektywnie. Przykładem może być sytuacja, w której dział sprzedaży nie jest świadomy działań marketingu, lub centrala nie wie, co dzieje się w oddziałach regionalnych. Taki brak współpracy powoduje dublowanie pracy, stratę cennych informacji i wydłużenie procesów decyzyjnych oraz realizacji zadań.

Rozwiązanie: cały Open Intranet. W tym przypadku wdrożenie jednego, wspólnego dla całej firmy, systemu usprawni komunikację międzydziałową, współpracę i dzielenie się wiedzą.

8. Chaos narzędziowy

W wielu firmach panuje chaos narzędziowy – różne działy korzystają z odmiennych aplikacji i systemów. Taka sytuacja powoduje konieczność zakładania wielu kont użytkowników, zapamiętywania licznych haseł oraz częstego przełączania się między aplikacjami. Efektem tego jest frustracja pracowników, spowolnienie pracy oraz dezorganizacja danych.

Rozwiązanie: cały Open Intranet. Jedno centralne narzędzie integrujące wiele funkcji usprawnia pracę, redukuje konieczność korzystania z wielu aplikacji i zapewnia przejrzystość informacji.

9. Zbyt duża ilość kanałów komunikacji

W firmach często używa się wielu kanałów komunikacji – maili, komunikatorów, platform społecznościowych. Z tego powodu kluczowe informacje, np. nowe procedury, szkolenia, czy istotne zmiany, nie docierają do wszystkich pracowników. Każdy pracownik ma swoje preferencje i zwyczaje dotyczące korzystania z narzędzi komunikacyjnych, co prowadzi do sytuacji, gdy ważne wiadomości są pomijane lub ignorowane.

Rozwiązanie w Open Intranecie: jeden główny kanał komunikacji w formie aktualności, dzięki któremu ważne informacje są łatwo dostępne dla wszystkich.

10. Brak kanałów komunikacji dla części pracowników

Pracownicy terenowi, zmianowi lub produkcyjni często nie mają odpowiedniego dostępu do informacji firmowych, gdyż nie pracują przy biurkach lub komputerach. Brak odpowiednich kanałów komunikacji powoduje ich wykluczenie z wewnętrznego obiegu informacji, co obniża ich poczucie wartości i efektywność pracy.

Rozwiązanie w Open Intranecie: dostęp do intranetu z urządzeń mobilnych oraz specjalne sekcje dostępne dla wszystkich typów pracowników, zapewniające dostępność istotnych dokumentów i informacji niezależnie od lokalizacji czy rodzaju pracy.

11. Brak wspólnego kalendarza wydarzeń

Brak centralnego miejsca, w którym znajdowałyby się informacje o firmowych wydarzeniach, szkoleniach i spotkaniach powoduje, że wielu pracowników dowiaduje się o nich za późno lub wcale. Skutkuje to niską frekwencją i frustracją organizatorów.

Rozwiązanie w Open Intranecie: centralny kalendarz wydarzeń firmowych, łatwo dostępny dla każdego pracownika.

12. Brak kontroli nad dostępem do danych

W firmach często brakuje jasnych zasad regulujących dostęp do informacji. Dokumenty, procedury, czy inne kluczowe dane są dostępne dla wszystkich, lub przeciwnie – nie wiadomo, kto właściwie ma do nich dostęp. W rezultacie pracownicy mogą zobaczyć informacje, które nie są dla nich przeznaczone, a czasami nawet byli pracownicy mają wciąż dostęp do poufnych danych. Taka sytuacja zwiększa ryzyko wycieku informacji poza organizację i obniża ogólne zaufanie do systemów firmowych. Brak jasnych reguł prowadzi również do sytuacji, gdy pracownicy unikają oficjalnych kanałów komunikacji, przesyłając pliki nieformalnymi drogami, co generuje dodatkowy chaos i poczucie braku bezpieczeństwa.

Rozwiązanie w Open Intranecie: system zarządzania uprawnieniami, który precyzyjnie kontroluje, kto ma dostęp do poszczególnych dokumentów i informacji.

13. Brak dostępu do aktualnych kontaktów wewnętrznych

W wielu organizacjach trudno jest szybko znaleźć dane kontaktowe do konkretnej osoby lub sprawdzić, kto pracuje w danym dziale czy oddziale. Pracownicy muszą pytać innych, przeszukiwać maile lub próbować szczęścia, dzwoniąc do przypadkowych osób. Taki sposób komunikacji wewnętrznej jest nieefektywny i frustrujący – powoduje utratę czasu, opóźnienia w realizacji zadań i wzrost liczby błędnych kontaktów. Nowi pracownicy czują się dodatkowo zagubieni, nie wiedząc, do kogo się zwrócić z konkretnym pytaniem. W efekcie, mimo że zespół teoretycznie istnieje, w praktyce trudno się z nim skomunikować.

Rozwiązanie w Open Intranecie: katalog pracowników z możliwością filtrowania po dziale, lokalizacji i stanowisku, zawierający aktualne dane kontaktowe wszystkich członków organizacji.

Open Intranet - podstawowe informacje

Wszystkie opisane wcześniej problemy komunikacyjne można skutecznie rozwiązać dzięki Open Intranetowi. Jest to gotowy do wdrożenia, elastyczny system intranetowy oparty na Drupalu. Stworzone przez nas narzędzie jest dostępne bezpłatnie. Wystarczy odwiedzić zakładkę poświęconą instalacji Open Intranetu na stronie droptica.pl i pobrać to narzędzie korzystając z dostępnej komendy instalacyjnej.

Prosta instalacja

Instalacja Open Intranetu jest prosta i szybka. Potrzebujesz jedynie narzędzia DDEV, które umożliwia szybkie uruchomienie środowiska Drupalowego.

1. Przed rozpoczęciem instalacji należy upewnić się, że DDEV jest poprawnie zainstalowane – szczegółowa instrukcja znajduje się na stronie projektu.
2. Następnie kopiujesz komendę instalacyjną, wklejasz ją do terminala i czekasz, aż system pobierze wszystkie niezbędne moduły i konfiguracje dla Drupala.
3. Po zakończeniu pobierania zostaniesz zapytany o usunięcie ewentualnych plików deweloperskich.
4. Ostatnim krokiem jest wpisanie komendy "DDEV launch", co uruchomi prosty instalator, gdzie możesz wypełnić podstawowe dane instalacyjne oraz zdecydować, czy chcesz zainstalować przykładowe treści. Zalecamy instalację przykładowych treści podczas pierwszego uruchomienia, aby łatwiej zapoznać się z możliwościami systemu.

Najważniejsze funkcje Open Intranetu

Open Intranet został wyposażony w wiele kluczowych funkcji, które skutecznie rozwiązują wymienione wcześniej problemy komunikacyjne. Poniżej umówimy najważniejsze z nich.

Aktualności

Na stronie głównej intranetu zawsze widoczne są najnowsze informacje, takie jak ogłoszenia, zmiany procedur czy ważne wydarzenia firmowe. Każdy wpis może zawierać zdjęcie, datę, tytuł oraz krótki opis. Pracownicy mają możliwość komentowania i polubienia newsów, co sprzyja większej interakcji i zaangażowaniu zespołu. Dostępna jest również pełna historia wszystkich wpisów w sekcji Aktualności, gdzie można łatwo przeglądać archiwalne wiadomości za pomocą intuicyjnego stronicowania.

Dodając nowy wpis, można go oznaczyć konkretnymi tagami, które ułatwiają późniejsze wyszukiwanie i filtrowanie informacji według kategorii, takich jak wydarzenia firmowe czy aktualizacje procedur. Opcjonalnie można również dodać powiązane dokumenty, co jest przydatne np. w przypadku wprowadzenia nowych formularzy lub instrukcji. Ponadto ważniejsze newsy mogą być przypięte na górze listy, aby były łatwo zauważalne przez wszystkich pracowników.

Kalendarz

Kalendarz w Open Intranecie dostępny jest zarówno z głównego menu, jak i w formie skróconej listy najbliższych wydarzeń na stronie głównej. Pracownicy mogą przeglądać nadchodzące spotkania, szkolenia czy ważne terminy w widoku kalendarza miesięcznego lub tygodniowego. Dodanie nowego wydarzenia odbywa się za pomocą prostego formularza – wystarczy podać tytuł, opis, datę rozpoczęcia i zakończenia, a także – opcjonalnie – lokalizację i grafikę. Dzięki temu każde wydarzenie może być szczegółowo opisane i łatwo zidentyfikowane przez uczestników.

Katalog pracowników

Katalog pracowników w Open Intranecie to wygodne narzędzie do szybkiego odnalezienia osoby pracującej w firmie. Opiera się na kontach użytkowników z Drupala, co oznacza, że każda osoba z dostępem do intranetu ma swoją wizytówkę zawierającą imię, nazwisko, stanowisko, dział, biuro oraz dane kontaktowe.

Katalog można przeszukiwać i filtrować według różnych kryteriów – imienia, nazwiska, działu czy lokalizacji biura, co znacząco skraca czas potrzebny na znalezienie odpowiedniego kontaktu. Po kliknięciu w profil pracownika można od razu zobaczyć jego dane kontaktowe i skontaktować się z nim mailowo lub telefonicznie.

Zarządzanie dostępem

Open Intranet oferuje zaawansowane zarządzanie dostępem do treści dzięki wbudowanej funkcji przypisywania uprawnień. Każdy wpis – niezależnie od tego, czy jest to news, wydarzenie, dokument czy strona w bazie wiedzy – może mieć określone ograniczenia dostępu, zależne od działu, biura czy konkretnej grupy użytkowników.

Administratorzy mogą łatwo ustawić, że dany materiał widoczny będzie tylko dla osób z działu HR lub np. wyłącznie dla pracowników oddziału we Wrocławiu. Dostęp ten definiuje się poprzez przypisanie odpowiednich tagów i taksonomii do profilu użytkownika oraz do treści. Dzięki temu system dba o poufność informacji, ogranicza ryzyko przypadkowego udostępnienia danych niepowołanym osobom i zapewnia pracownikom dostęp tylko do tych treści, które są dla nich istotne.

Baza wiedzy

Baza wiedzy w Open Intranecie jest oparta na module Drupala Book, który pozwala tworzyć uporządkowaną strukturę treści podzieloną na działy, takie jak HR, marketing, sprzedaż czy produkcja. Każdy z działów może zawierać własne podstrony, które można dowolnie rozwijać i zagnieżdżać w strukturze. Dodawanie nowych stron odbywa się intuicyjnie – wystarczy kliknąć dodaj podstronę, uzupełnić treść i zapisać. Dzięki temu możliwe jest budowanie rozbudowanej, logicznie ułożonej dokumentacji wewnętrznej.

Baza wiedzy zawiera również funkcje takie jak:

• globalna wyszukiwarka,
• lista autorów edytujących treść,
• historia zmian
• możliwość klonowania istniejących stron.

Taki system świetnie sprawdza się przy organizacji treści onboardingowych, procedur, checklist czy odpowiedzi na często zadawane pytania – dzięki temu wiedza w firmie przestaje być rozproszona i zyskuje realną wartość dla wszystkich pracowników.

Dokumenty

Centralne zarządzanie dokumentami firmowymi to jedna z kluczowych funkcji Open Intranetu. System umożliwia wygodne przechowywanie, wyszukiwanie i filtrowanie plików w zależności od działu, tematu lub typu dokumentu. Każdy plik można przypisać do konkretnego obszaru działalności, opisać, oznaczyć wersją oraz powiązać z innymi dokumentami.

Ponadto do każdego dokumentu można ustawić dostęp tylko dla wybranych grup użytkowników, co gwarantuje bezpieczeństwo danych i porządek w obiegu informacji. Dzięki tej funkcji znikają problemy z odnajdywaniem właściwych wersji dokumentów, a pracownicy zyskują jedno uporządkowane miejsce do pracy z plikami firmowymi.

Zgłoszenia

Jest to centralne miejsce do zgłaszania i obsługi różnorodnych problemów i potrzeb technicznych oraz organizacyjnych. Open Intranet oferuje prosty, konfigurowalny formularz zgłoszeniowy, który użytkownicy mogą wykorzystać np. do zgłoszenia awarii sprzętu, potrzeby dostępu do narzędzi lub innych spraw firmowych.

Formularz można łatwo dostosować – dodać nowe pola, przypisać zgłoszenia do odpowiednich działów (np. IT, administracja), ustawić reguły przekierowań do konkretnych systemów lub adresów e-mail. Dzięki temu każde zgłoszenie trafia dokładnie tam, gdzie trzeba.

System oparty jest o moduł Webform, co pozwala tworzyć wiele różnych formularzy w zależności od specyfiki firmy. Wszystkie zgłoszenia można śledzić, analizować ich status, mierzyć czas reakcji oraz identyfikować powtarzające się problemy – co znacząco poprawia organizację pracy i jakość wsparcia wewnętrznego.

Odnośniki do narzędzi

Jest to wygodne miejsce na stronie głównej intranetu, w którym można zamieścić linki do najczęściej wykorzystywanych aplikacji i systemów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Przykładowo, jeśli firma korzysta z Jiry, CRM-a lub innych narzędzi do zarządzania projektami i relacjami z klientami, to właśnie tutaj można umieścić szybkie przejścia do tych systemów. Sekcja ta może być w pełni edytowalna – administratorzy mają możliwość dodawania nowych odnośników, usuwania starych, a także organizowania ich w oddzielne bloki lub kategorie. Dzięki takiemu podejściu Open Intranet staje się głównym punktem dostępu do wszystkich istotnych narzędzi, co pomaga ograniczyć dowolność w używanych aplikacjach oraz wspiera spójną i efektywną pracę zespołową w całej organizacji.

Łatwa rozbudowa i integracja

Open Intranet oparty jest w pełni na Drupalu – popularnym i elastycznym systemie zarządzania treścią typu open source. Dzięki temu można go dowolnie rozbudowywać o kolejne moduły, funkcjonalności i integracje, zgodnie z indywidualnymi potrzebami firmy. Wszelkie instrukcje dostępne dla Drupala działają również w tym systemie, co oznacza, że jeśli kiedykolwiek potrzebujesz zmienić coś w konfiguracji lub dodać nowe rozwiązanie – wystarczy poszukać gotowych poradników lub zadać pytanie np. w czacie GPT.

Open Intranet nie jest zamkniętym systemem – to rozwiązanie stworzone na fundamencie znanego i sprawdzonego oprogramowania, które można rozwijać zarówno samodzielnie, jak i z pomocą zespołu Droptica. Można dodać funkcje takie jak: zbieranie pomysłów od pracowników, kudosy (pochwały), ewidencję sprzętu, system do rezerwacji salek, ewidencję czasu pracy, forum dyskusyjne czy sekcję ogłoszeń.

Możliwe są także rozbudowane integracje z zewnętrznymi narzędziami. Przykładowo, możesz przesyłać dane z Jiry, Asany czy Trello do intranetu i wyświetlać zadania przypisane do pracownika. Możliwe jest także zintegrowanie systemu z komunikatorami – jeśli ktoś opublikuje news w intranecie, automatycznie pojawi się o tym informacja na Slacku lub Microsoft Teams.

Intranet firmowy – klucz do efektywnej komunikacji wewnętrznej

Sprawna komunikacja jest kluczowa dla efektywnego działania organizacji. Open Intranet, dzięki kompleksowemu zestawowi funkcji, pozwala rozwiązać większość typowych problemów komunikacyjnych w firmach, poprawiając przejrzystość, efektywność oraz bezpieczeństwo wymiany informacji.

Jeśli rozważasz wdrożenie pierwszego systemu intranetowego w swojej organizacji albo modernizację istniejącego rozwiązania, nasz zespół może Ci pomóc na każdym etapie projektu – od koncepcji i zaprojektowania odpowiednich funkcji, przez prace programistyczne, aż po wdrożenie oraz dalsze utrzymanie i rozwój.

***

Ten artykuł powstał na bazie materiału wideo. Zapraszamy do subskrybowania kanału Nowoczesny Drupal, gdzie w każdy piątek o 12:00 publikujemy nowy film. Nasi eksperci prezentują rozwiązania lub gotowe narzędzia, które pomogą Ci wykorzystać pełen potencjał Drupala.