6 funkcjonalności, które sprawią, że Twoi pracownicy będą chętnie korzystać z intranetu

Co zrobić, że Twoi pracownicy chętnie korzystali z intranetu? Jakie funkcjonalności powinien posiadać, aby z przyjemnością do niego wracali? W niniejszym tekście przedstawiam kilka propozycji rozwiązań, które mogą przyczynić się do osiągnięcia tego celu.

Chat w intranecie

Nasi Drupal konsultanci twierdzą, że dobra komunikacja to podstawa, aby każdy projekt przebiegał płynnie, a czas poświęcony na rozmowy był efektywnie wykorzystany. Dzięki komunikacji w intranecie możemy usprawnić ten proces. Zamiast wymiany niezliczonej ilości e-maili, w korespondencji której bierze niekiedy udział wiele osób i w której znajdują istotne załączniki, posiadamy możliwość wymiany informacji w intranecie, np. z użyciem chatu poprzez m.in.:

• tworzenie grup konwersji angażujących osoby pracujące nad danym projektem, dzięki czemu w rozmowie na żywo każdy uczestnik może kontrolować rozwój wątku i reagować na merytoryczne zmiany
• porządkowanie ważnych załączników i ich łatwe odnajdywanie, co zaś pozwala mieć pewność do najbardziej aktualnej wersji dokumentu

Chat pozwala również widzieć, kto jest online. Pisząc e-mail nigdy nie wiadomo, czy w tym momencie adresat jest aktywny i nawet jeśli włączymy opcję raportu przeczytania/otworzenia wiadomości, to czas oczekiwania na odpowiedź pozostaje niewiadomą. Widząc zaś aktywnych użytkowników na czacie, możemy kontaktować się z daną osobą tu-i-teraz. Powiadomienia natomiast informują o odpowiedzi, co z kolei pozwala równie szybko zareagować.

Czat to także łatwa możliwość przeszukiwania historii konwersacji. Często wystarczy wpisać słowo kluczowe, aby odnaleźć wątek, w którym wymienialiśmy ważne informacje i załączniki.

Wartości dodane? Oczywiście. Wspomniałem o projekcie, a więc innymi słowami o pracach realizowanych na rzecz klienta. Dzięki usprawnieniu procesu komunikacji, ów projekt zyskuje na dynamizmie, a co za tym idzie, zleceniodawca ma dzięki temu szansę odebrać swoje zlecenie bez niepotrzebnych opóźnień i/lub kontakt z klientem i ważne z punktu widzenia projektu pytania mogą zostać zdefiniowane przez zespół szybciej. Wartością dodaną jest więc zadowolenie klienta.

Czy jeszcze jakieś wartości dodane dzięki czatowi? Tak, oszczędności. Jeśli pracujemy nad kilkoma projektami, to w tym samym czasie możemy prowadzić kilka konwersacji. Nie musimy zatem oddzielnie organizować spotkań lub aranżować telekonferencji - oszczędzamy więc czas, a tym samym pieniądze. Ów czas może zostać poświęcony na inne zadania.

Jak łatwo zauważyć czat przynosi korzyści. Opracowując architekturę swojego intranetu, warto wziąć go pod uwagę jako funkcjonalność, dzięki której korzyści mogą być wymierne, a Twoi pracownicy chętnie będą z Intranetu korzystać.

Forum lub grupy dyskusyjne

To kolejna funkcjonalność, która umożliwia aktywne uczestniczenie pracowników w Intranecie, a tym samym w życiu firmy. Dyskusje na forum niosą ze sobą konkretne korzyści:

Poszukiwanie rozwiązań: dzięki rozwijaniu poruszanego tematu mogą pojawić się w trakcie dyskusji pomysły dotyczące tego zagadnienia i/lub nowe inicjatywy. Oznacza to, że oddolnie, a więc sami pracownicy wskazują na potrzebę zmian i proponują rozwiązania, które odnoszą się do poszczególnych zadań. Może to dotyczyć zarówno funkcjonowania firmy i jej organizacji, ale także spraw związanych z projektami. Można więc w intranecie tworzyć nowe wątki, spisywać ów pomysły, rozwijać je, a na końcu udokumentować w postaci zdefiniowanego procesu. Dzięki forum dajemy temu szansę.

Tworzenie bazy wiedzy: idąc dalej powyższym tropem, naturalnym jest wzbogacanie intranetowych treści o konkretną wiedzę. Dzięki posiadaniu forum można efektywnie określić niezbędne segmenty wiedzy, które są ważne w codziennej pracy Twojego zespołu. Wsperanie sie wówczas ten sposób zebranymi informacjami pozwala oszczędzać czas na poszukiwanie “od nowa” tych samych informacji i niepotrzebnym angażowaniu kolejnych osób. Co więcej: dzięki forum znajdującym się w segmencie wiedzy, można tę bazę rozbudowywać o rzeczy brakujące.

Rozwój intranetu: wspomniałem o tym we wstępie niniejszego akapitu, ale wymaga to podkreślenia. Intranet to platforma wewnętrzna, które ma odpowiadać na potrzeby i oczekiwania użytkowników. Nic więc lepiej nie działa niż dyskusja na temat kierunków ulepszeń intranetu. Forum jest idealną po temu propozycją: z jednej strony zachęca do wejścia w intranet, a tym samym prowokuje rozmowę to jego rozwoju.

Powiadomienia

Podążając nadal logicznym tropem, wspomnieć należy o notyfikacjach. Jeśli bowiem komunikacja i fora mają “żyć”, to im więcej narzędzi do administrowania nimi, tym lepiej. Każdy więc komunikat, nowy wątek w dyskusji, nowy załącznik, czy wpis podejmujący ważny temat powinien dotrzeć do jak najszerszej grupy odbiorców.

Dzięki uprzedniemu ustawieniu przez pracownika tematów, do których ma być notyfikowany, żadna treść nie umknie i zachęci do ponownego wejścia w intranet. To kolejny sposób, aby podtrzymywać zainteresowanie członków zespołu intranetem.

Inteligentne wyszukiwanie

To z pewnością jedna z bardziej przydatnych funkcjonalności, która efektywnie oszczędza czas i powoduje, że korzystanie z intranetu staje się przyjemne.

Projektując więc wewnętrzną platformę warto zadbać, aby wyszukiwanie treści było dynamiczne. Wpisując dane hasło, zaczyna pojawiać się sugerowana fraza do wyboru, co pozwala ją od razu wybrać z listy. Ponadto frazy w oknie wyszukiwarki mogą być podzielone na kategorie, np. artykuły, dokumenty.

Atrakcyjną funkcjonalnością będzie także dodanie opcji “search request” - administrator może mieć wgląd w historię wyszukiwań fraz, aby zostały one dodane i w przyszłości pojawiały się już jako frazy do wyboru.

Inteligentnie wyszukiwanie ma szansę sprawić, że pracownicy Twojej firmy potraktują intranet jako podstawowe źródło wiedzy.

Profile pracowników

Istotnym elementem zwiększenia zaangażowania pracowników w intranecie jest wykorzystanie społecznych aspektów. Na wzór serwisów social media każda osoba z Twojej firmy może utworzyć profil, a więc zaprezentować swoją sylwetkę, podzielić się informacjami prywatnymi, pochwalić osiągnięciami, zdradzić, czym się interesuje.

Profil okaże się świetnym sposobem, aby zacieśniać relacje osób w Twojej organizacji, czego wymierną korzyścią jest efektywniejsza współpraca członków zespołu.

Opracowując intranet, zastanów się więc, jakie pola użytkownicy mogą wypełnić, aby zawarte tam informacje były ciekawe i powodowały wzajemne zainteresowanie.

Grywalizacja

To angażowanie i motywowanie do działania z wykorzystaniem elementów gier. Punktową rozgrywką może więc być każda aktywność pracownicza, którą w intranecie można śledzić i dokumentować.

Poszczególna nagroda stanowi zachętę do podjęcia wyzwania. Jeśli np. zależy Ci na zatrudnieniu nowych, kompetentnych pracowników, przedmiotem grywalizacji może być system poleceń. Obecni pracownicy chętnie zaangażują się w poszukiwania, a Ty otrzymasz więcej aplikacji do analizy.

Ilość “konkurencji” może być nieograniczona i dotyczyć niemalże wszystkich wyzwań w oragnizacji: zarówno odnoszących się do jej wewnętrznego funkcjonowania, jak i w kontekście projektów. Wszelkie szkolenia, w tym onboarding, mogą być animowane poprzez system punktacji. Ponadto tworzenie blog postów, wątków na forum, wzbogacanie merytorycznych treści w bazie wiedzy. Dzięki temu angażowanie pracowników utrzymane jest na wysokim poziomie, zaś intranet to najlepsza przestrzeń do realizowania tych właśnie celów. Wspomniany chat czy fora intranetowe stanowią elementy, których wykorzystywanie staje się oczywiste w grywalizacji.

Grywalizacja może być częścią kultury organizacyjnej twojej firmy, a więc jednym z aspektów, które wyróżniają Cię spośród innych pracodawców. Powoduje zwiększenie produktywności, a tym samym przyczynia się niwelowania przestojów w procesach biznesowych.

Podsumowanie

Jeśli system intranet w Twojej organizacji ma być platformą, która “żyje”, należy zachęcać użytkowników do aktywnego z niej korzystania. Inwestycja w intranet musi się zwrócić, a opisane w tym tekście metody, które wielokrotnie realizowaliśmy w naszej agencji drupalowej, mają za zadanie przyciągać Twoich pracowników do intranetu.