O czym pisać w intranecie? 12 pomysłów na treści na Twojej platformie

Masz intranet, ale pracownicy rzadko z niego korzystają? Problem często leży w treściach, które publikujesz. Intranet to nie tylko tablica ogłoszeń – to centrum komunikacji i budowania kultury organizacyjnej. W tym artykule znajdziesz 12 sprawdzonych pomysłów na treści, które zwiększą zaangażowanie pracowników, usprawnią przepływ informacji i sprawią, że platforma stanie się naturalnym miejscem pracy.

W tym artykule:

• Strategia treści w intranecie – od czego zacząć?
• 1. Baza wiedzy
• 2. Employee handbook (podręcznik pracownika)
• 3. Materiały onboardingowe
• 4. Regulaminy i procesy
• 5. Propozycje szkoleń i materiały szkoleniowe
• 6. Newsy firmowe
• 7. Ankiety
• 8. Oferty pracy
• 9. Treści generowane przez użytkowników
• 10. Treści motywacyjne
• 11. Galerie i filmy promocyjne
• 12. Informacje o benefitach
• Pomysły na treści w intranecie - podsumowanie

Strategia treści w intranecie – od czego zacząć?

Zanim zaczniesz publikować, określ strategię. Odpowiedz sobie na cztery kluczowe pytania:

1. Kim są Twoi odbiorcy? 

Pracownicy biurowi mają inne potrzeby niż produkcyjni czy zdalni. Dopasuj treści do kontekstu pracy użytkowników.

2. Jakie problemy rozwiązujesz?

Pracownicy nie znajdują procedur? Czują się odłączeni od firmy? Brakuje im wiedzy o benefitach? Identyfikuj realne potrzeby, a nie publikuj dla samego dodawania jakiejkolwiek treści.

3. Jakie formaty wybrać?

Różni ludzie preferują różne formy – jedni wolą czytać, inni oglądać wideo lub słuchać podcastów. Dlatego warto mieszać typy treści.

4. Jak często publikować?

Regularność jest ważniejsza niż ilość. Lepiej jest co tydzień dodać jeden dobry news niż chaotycznie wypełnianiać platformę. 

Zasady skutecznej strategii:

• różnorodność formatów – teksty, wideo, infografiki, podcasty,
• aktualność – usuwaj przestarzałe informacje,
• łatwa nawigacja – tagi, kategorie, wyszukiwarka,
• dwukierunkowa komunikacja – komentarze, pytania, opinie,
• mierzenie efektów – śledź, co pracownicy czytają, a co ignorują.

Dobrze zaplanowana strategia to fundament skutecznego intranetu.

1. Baza wiedzy

Dostarczanie wiedzy to podstawowa funkcja intranetu. Pracownicy muszą mieć szybki dostęp do informacji, których potrzebują do codziennej pracy – bez przeszukiwania maili czy pytania kolegów.

Publikuj treści w różnych formatach:

• dokumenty do pobrania – procedury, szablony, formularze. Idealny format dla osób, które wolą wydrukować materiały lub robić notatki na marginesach.
• artykuły – krótkie teksty how-to, instrukcje krok po kroku, najlepsze praktyki z projektów.
• infografiki i prezentacje – graficznie opracowane podsumowania. Szczególnie skuteczne przy przekazywaniu złożonych procesów czy danych liczbowych.
• wideo – tutoriale, nagrania szkoleń, instrukcje obsługi. Krótkie filmy (do 5 minut) są łatwiejsze w odbiorze niż długie dokumenty tekstowe.
• podcasty – wywiady z ekspertami, dyskusje o projektach. Można ich słuchać podczas dojazdu do pracy czy treningu.

Baza wiedzy w systemie Open Intranet.

Jak to zorganizować?

Oznaczaj wszystkie materiały tagami (#onboarding, #IT, #sprzedaż) i dodaj wyszukiwarkę. Pracownicy nie mają czasu na przeszukiwanie – informacja musi być na wyciągnięcie ręki. Regularnie aktualizuj treści i usuwaj przestarzałe dokumenty, aby baza pozostała aktualna i wiarygodna.

2. Employee handbook (podręcznik pracownika)

Podręcznik pracownika to kompendium wiedzy o firmie – dokument, do którego każdy może wrócić, gdy ma pytania o wartości, zasady czy strukturę organizacji.

Co powinien zawierać employee handbook?

• Misja i wartości firmy – dlaczego istnieje firma, w co wierzy, jakie ma cele. To fundament, który pomaga pracownikom zrozumieć sens swojej pracy.
• Historia i struktura organizacyjna – skąd się wzięliśmy, jak się rozwijaliśmy, jak działa firma dzisiaj. Diagram struktury z podziałem na działy i zespoły.
• Kodeks etyczny – standardy zachowania, polityka antymobbingowa, zasady równego traktowania. Jasne wytyczne budują bezpieczną atmosferę pracy.
• Kultura organizacyjna – jak pracujemy na co dzień, jakie mamy zwyczaje (np. piątkowe spotkania, wspólne lunche), jak podejmujemy decyzje.
• Prawa i obowiązki – podstawowe informacje prawne: czas pracy, urlopy, zasady wynagradzania, obowiązki pracownika.

Dlaczego to ważne?

Podręcznik pracownika eliminuje niepewność, szczególnie u nowych osób w zespole. Zamiast pytać dziesiątki razy "jak to u nas działa", pracownik ma jeden punkt odniesienia. Umieszczenie handbook w intranecie zapewnia, że wszyscy mają dostęp do aktualnej wersji – nikt nie pracuje na podstawie przestarzałego PDF-a z maila. Możesz łatwo aktualizować treści przy każdej zmianie organizacyjnej, a pracownicy zawsze widzą najnowszą wersję.

Przeczytaj także: Intranet dla HR. Jak odpowiedni system może wspierać dział kadr?

3. Materiały onboardingowe

Pierwsze dni w nowej pracy to wyzwanie – nowe twarze, systemy, zasady. Dobre materiały onboardingowe pomagają nowym pracownikom szybko się odnaleźć i poczuć częścią zespołu.

Co powinny zawierać materiały onboardingowe?

• Przewodnik pierwszych dni/tygodni – plan wdrożenia krok po kroku. Co dzieje się pierwszego dnia, co w pierwszym tygodniu, jakie zadania są do wykonania w pierwszym miesiącu.
• Instrukcje techniczne – jak zalogować się do systemów firmowych, skonfigurować email, uzyskać dostęp do narzędzi (Slack, CRM, Jira). Warto tutaj dodać proste screenshoty lub krótkie filmy instruktażowe.
• Checklisty zadań – co trzeba zrobić: podpisać umowę, odebrać sprzęt, ukończyć szkolenia obowiązkowe (np. BHP, RODO).
• Kontakty do kluczowych osób – kto jest kim: buddy (opiekun), bezpośredni manager, IT support, dział HR, koordynator projektu.
• FAQ dla nowych pracowników – odpowiedzi na najczęstsze pytania: jak zgłosić urlop, kiedy są wypłaty.
• Powitalne video – krótkie nagranie od CEO lub zespołu HR. Osobiste powitanie buduje pozytywne pierwsze wrażenie.

Dlaczego to ważne?

Dobrze przygotowany onboarding skraca czas wdrożenia nawet o 50% i zwiększa retencję nowych pracowników. Intranet to idealne miejsce na te materiały – nowa osoba widzi wszystko na jednej platformie, dostępnej 24/7. Nie musi szukać informacji w mailach czy pytać kolegów o podstawowe rzeczy.

4. Regulaminy i procesy

Każda firma ma swoje procedury – od obsługi klienta po zasady korzystania ze sprzętu. Jasno opisane procesy eliminują chaos i zapewniają, że wszyscy pracują według tych samych standardów.

Jakie regulaminy i procesy warto udostępnić?

• Instrukcje BHP i obsługi urządzeń – kluczowe w fabrykach, magazynach, warsztatach. Bezpieczeństwo to priorytet.
• Skrypty obsługi klienta – standardy komunikacji w call center, sprzedaży, wsparciu technicznym. Zawierają informację, co należy mówić, jak reagować na reklamacje, jakich fraz unikać.
• Procedury HR – jak zgłosić urlop, delegację, L4. Jak działa system benefitów, co zrobić przy zmianie danych osobowych.
• Workflow projektowe – jak przebiegają projekty od startu do zamknięcia. Kto za co odpowiada, jakie są etapy, gdzie raportować postępy.
• Polityki bezpieczeństwa i RODO – jak chronić dane klientów, co można, a czego nie można robić z informacjami poufnymi.

Na platformie Open Intranet można łatwo publikować i zarządzać dokumentami firmowymi.

W jakiej formie publikować?

Dostosuj format do typu procedury. Proste zasady mogą być dokumentem PDF lub artykułem. Skomplikowane procesy lepiej przedstawić jako interaktywny diagram lub checklistę. Video-instrukcje sprawdzają się przy obsłudze urządzeń czy systemów.

5. Propozycje szkoleń i materiały szkoleniowe

Inwestycja w rozwój pracowników to inwestycja w przyszłość firmy. Co można publikować w sekcji szkoleniowej?

• Katalog szkoleń – pełna lista dostępnych szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych, z opisami, terminami i informacją o kosztach.
• System zapisów – prosty formularz rezerwacji miejsca na szkolenie, bez konieczności wysyłania maili do działu HR.
• Materiały po szkoleniach – nagrania, prezentacje, certyfikaty do pobrania. Uczestnicy mogą wrócić do treści, a osoby nieobecne nadrobić wiedzę.
• Ścieżki rozwoju – rekomendowane szkolenia dla różnych ról i poziomów: junior → mid → senior.
• Propozycje kursów online – linki do wartościowych kursów na Udemy, Coursera czy LinkedIn Learning.
• Budżet szkoleniowy – transparentna informacja, ile każdy pracownik ma do dyspozycji rocznie na rozwój.

Dlaczego to ważne?

Centralizacja informacji o szkoleniach w intranecie ułatwia planowanie rozwoju. Pracownicy widzą, jakie mają możliwości i mogą samodzielnie wybierać szkolenia dopasowane do swoich celów. Firma oszczędza czas działu HR, który dotychczas koordynował zapisy i dystrybuował materiały.

6. Newsy firmowe

Pracownicy chcą wiedzieć, co dzieje się w firmie. Regularne informacje budują transparentność, zwiększają zaangażowanie i pomagają zespołowi rozumieć kontekst swojej pracy.

Jakie newsy publikować?

• Wyniki finansowe i biznesowe – wzrost przychodów, podpisane kontrakty, osiągnięte cele. Pracownicy chcą wiedzieć, że firma się rozwija.
• Zmiany organizacyjne – nowe stanowiska, awanse, restrukturyzacja działów. Transparentność wyeliminuje plotki i niepewność.
• Sukcesy zespołów i projektów – zakończone wdrożenia, zadowoleni klienci, nagrody branżowe. Celebruj osiągnięcia i pokazuj, że praca ma sens.
• Newsy branżowe – raporty rynkowe, trendy, analiza konkurencji. Pomagaj pracownikom zrozumieć otoczenie biznesowe.
• Relacje z wydarzeń – konferencje, targi, dni otwarte. Zdjęcia, wideo, podsumowania – pokaż, że firma jest aktywna na rynku.

Jak publikować?

Dodawaj krótkie newsy (3-5 zdań) z możliwością rozwinięcia. Możesz również wysyłać cotygodniowy newsletter od CEO lub zarządu, a także publikować miesięczne podsumowania w formie infografiki. Regularność jest kluczowa – lepiej pisać krótsze treści, ale co tydzień, niż rozbudowane, chaotyczne teksty.

7. Ankiety

Ankiety to narzędzie dwukierunkowej komunikacji – pokazują pracownikom, że ich zdanie się liczy, a firmie dostarczają cennych informacji do podejmowania decyzji.

Jakie ankiety przeprowadzać w intranecie?

• Ankiety satysfakcji i klimatu organizacyjnego – jak pracownicy oceniają atmosferę, zarządzanie, warunki pracy. Regularne badania (np. kwartalne) pozwalają szybko reagować na problemy.
• Badania potrzeb szkoleniowych – czego pracownicy chcą się nauczyć, jakie kompetencje rozwijać. Dopasuj ofertę szkoleń do rzeczywistych potrzeb.
• Ankiety po wydarzeniach – feedback po szkoleniach, konferencjach, wydarzeniach firmowych.
• Sondy opinii – szybkie pytania o inicjatywy firmowe, zmiany w benefitach, pomysły na usprawnienia. Krótkie ankiety (1-3 pytania) mają wyższą skuteczność odpowiedzi.
• Quizy sprawdzające wiedzę – po szkoleniach BHP, RODO, procedurach bezpieczeństwa. Dzięki temu można upewnić się, że kluczowe informacje zostały przyswojone.

Ankieta do badania satysfakcji pracowników w systemie Open Intranet.

Jak to robić dobrze?

Zawsze komunikuj wyniki ankiet i podjęte działania. Jeśli pracownicy widzą, że ich opinie prowadzą do zmian, chętniej wypełniają kolejne ankiety. Bez przekazywania feedbacku organizacja może tracić wiarygodność.

Ankiety w intranecie są łatwe do wypełnienia i można je szybko przeanalizować. Dają firmie dane do podejmowania świadomych decyzji, a pracownikom poczucie, że ich głos ma znaczenie.

8. Oferty pracy

Wewnętrzne rekrutacje to szansa dla obecnych pracowników na rozwój kariery i oszczędność dla firmy – rekrutacja wewnętrzna jest tańsza niż zewnętrzna.

Co publikować w sekcji ofert pracy?

• Otwarte stanowiska w firmie – aktualne rekrutacje z opisem stanowiska, wymaganiami, zakresem obowiązków. Pracownicy jako pierwsi powinni wiedzieć o nowych możliwościach.
• Możliwości awansu i zmian ścieżki kariery – nie tylko nowe stanowiska, ale też informacje o możliwych przejściach między działami czy projektami.
• Program poleceń pracowniczych – zasady i bonusy za skuteczne polecenie kandydata. Pracownicy znają najlepszych specjalistów w branży.
• Historie sukcesu – historie osób, które rozwinęły karierę w firmie. Inspirujące przykłady motywują innych.

Jak to zorganizować?

Prosty system aplikacji – pracownik ma już profil w systemie, wystarczy jedno kliknięcie. Jasne kryteria awansu i transparentny proces rekrutacji eliminują niepewność. Alerty o nowych ofertach dopasowanych do kompetencji zwiększają zaangażowanie.

Publikowanie ofert w intranecie pokazuje, że firma stawia na rozwój obecnych pracowników. To zwiększa retencję – ludzie zostają, bo widzą perspektywy. A firma zyskuje zmotywowanych kandydatów, którzy już znają kulturę organizacyjną.

9. Treści generowane przez użytkowników

Nie musisz sam tworzyć wszystkich treści w intranecie. Pracownicy mają wiedzę, doświadczenie i pomysły, którymi mogą się dzielić. Jakie treści mogą tworzyć pracownicy?

• Relacje z projektów – zespoły opisują, jak przebiegał projekt, jakie były wyzwania, co się udało. Inne zespoły uczą się na ich doświadczeniach.
• Porady i triki od ekspertów – "Jak skonfigurować VPN w 3 minuty", "5 skrótów klawiszowych w naszym systemie CRM". Praktyczna wiedza od osób, które znają narzędzia na wylot.
• Dokumentacja projektowa – dobrze napisana dokumentacja może służyć jako wzór dla innych zespołów.
• Forum dyskusyjne – wymiana wiedzy, pytania techniczne, pomoc koleżeńska. Pracownicy pomagają sobie nawzajem, bez angażowania managera.
• Blog pracowniczy – hobby, pasje, ciekawostki, które pomagają pracownikom lepiej się poznać.

Jak to zorganizować?

Ustal proste zasady publikacji – kto może publikować, jak oznaczać treści, kto moderuje. Zachęcaj do dzielenia się wiedzą, ale nie zmuszaj – najlepsze treści powstają naturalnie

Treści tworzone przez pracowników mają autentyczność i praktyczną wartość. Ludzie chętniej czytają porady od kolegi niż formalne instrukcje. A intranet staje się żywą platformą, nie tylko kanałem komunikacji od góry.

10. Treści motywacyjne

Intranet to nie tylko narzędzie pracy, ale też rozwiązanie, które może wspierać dobre samopoczucie pracowników i motywować ich każdego dnia.

Jakie treści motywacyjne warto publikować?

• Porady o zdrowiu psychicznym i work-life balance – jak radzić sobie ze stresem, dbać o równowagę między pracą a życiem prywatnym, rozpoznawać wypalenie zawodowe.
• Artykuły motywacyjne – inspirujące historie, przemyślenia o rozwoju, porady dotyczące efektywności. Nie muszą być długie – krótki cytat czy rada dnia też działa.
• Podziękowania za dobre wyniki – publiczne uznanie dla osób, które osiągnęły cele, zakończyły trudny projekt, pomogły firmie.
• Kudosy – system publicznego docenienia współpracowników. Każdy może dodać podziękowanie swojej koleżance lub koledze.
• Wyróżnienia za sukcesy – pracownik miesiące, najlepszy zespół kwartału, rekord sprzedaży. 

Skąd brać treści?

Zespół komunikacji nie musi wszystkiego tworzyć samodzielnie. Może linkować do wartościowych artykułów zewnętrznych, raportów o wellbeing czy podcastów o rozwoju. Kluczowe jest dzielenie się wartościowymi materiałami.

Treści motywacyjne pokazują, że firma dba o pracowników jako ludzi, nie tylko jako zasoby. To buduje lojalność i sprawia, że ludzie chętniej wracają do intranetu – nie tylko po informacje służbowe, ale też po inspirację.

11. Galerie i filmy promocyjne

Zdjęcia i filmy budują emocjonalną więź z firmą – pokazują, że za marką stoją prawdziwi ludzie i że firma to coś więcej niż praca przy biurku.

Co publikować?

• Zdjęcia z podróży służbowych i konferencji – zespół na targach branżowych, stoisko firmowe, spotkania z klientami. Pracownicy widzą, że firma jest aktywna na rynku.
• Galerie ze wspólnych wydarzeń – lunche, spotkania integracyjne, pikniki firmowe, imprezy świąteczne. Takie materiały budują poczucie wspólnoty.
• Filmy promujące inicjatywy – wideo o nowym projekcie CSR, programie mentoringowym, inwestycji w rozwój.
• Wywiady z pracownikami – "Poznaj zespół": kim jesteś, co robisz, jakie masz pasje. Jest to szczególnie ważne w firmach, gdzie zespoły pracują hybrydowo lub zdalnie i rzadko się spotykają.
• Kulisy pracy – jak wygląda dzień w magazynie, w dziale IT, w biurze sprzedaży. Pomóż pracownikom zrozumieć, co robią inne zespoły.

Jak to robić dobrze?

Autentyczne zdjęcia działają lepiej niż wyreżyserowane sesje. Smartfon wystarczy – ważna jest spontaniczność. Pytaj o zgodę przed publikacją zdjęć konkretnych osób.

W erze pracy zdalnej i hybrydowej ludzie potrzebują poczucia przynależności. Galerie i filmy przypominają, że są częścią czegoś większego. To także narzędzie wewnętrznego employer brandingu – pokazujesz, dlaczego warto pracować w twojej firmie.

12. Informacje o benefitach

Firma oferuje benefity, ale czy pracownicy wiedzą, jak z nich korzystać? Brak jasnych instrukcji sprawia, że wiele benefitów pozostaje niewykorzystanych.

Co zawrzeć w sekcji o benefitach?

• Katalog benefitów – pełna lista: karta sportowa, prywatna opieka medyczna, dofinansowanie szkoleń, karty przedpłacone, wraz z opisem, jak aktywować i używać.
• Kalkulator urlopowy i harmonogram – ile pracownik ma dni urlopu, ile już wykorzystał, kiedy planują urlopy inni w zespole. Transparentność ułatwia planowanie.
• Programy wsparcia – pomoc psychologiczna, doradztwo prawne, wsparcie dla rodziców. Jasno komunikuj, że firma oferuje pomoc w trudnych sytuacjach.
• Inicjatywy sportowe i integracyjne – zapisy na zajęcia jogi, biegi firmowe, wyjścia do kina.
• Kontakty do kluczowych osób – kto odpowiada za benefity w dziale HR, do kogo zgłosić problem z kartą sportową, kto koordynuje wydarzenia integracyjne.

Dlaczego to ważne?

Dobrze opisane benefity w intranecie zwiększają ich wykorzystanie. Pracownicy doceniają to, z czego faktycznie korzystają – a nie mogą korzystać, jeśli nie wiedzą jak. Intranet eliminuje bariery i sprawia, że benefity przestają być tylko zapisem w umowie.

Pomysły na treści w intranecie - podsumowanie

Skuteczny intranet wymaga przemyślanej strategii treści. Publikuj różnorodne materiały – od bazy wiedzy i procedur, po treści motywacyjne i społecznościowe. Dostosuj formaty (tekst, video, podcast) do preferencji pracowników. Regularnie aktualizuj treści i zachęcaj zespół do współtworzenia platformy. Dobrze zaplanowany content zwiększa zaangażowanie, usprawnia komunikację i buduje silną kulturę organizacyjną.

Potrzebujesz nowego systemu intranetowego? Nasi specjaliści pomogą ci zaplanować, wdrożyć i rozwijać intranet, dostosowany do potrzeb twojej firmy. 

***
Aktualizacja artykułu z 17.11.2023