10 niezbędnych funkcji systemu CMS dla szkolnictwa wyższego

Szkoły wyższe wymagają solidnego systemu zarządzania treścią, aby dobrze organizować swoją obecność w internecie i angażować różnych odbiorców (w tym studentów, wykładowców i inne organizacje). W tym artykule przedstawiamy kompleksowe spojrzenie na dziesięć niezbędnych funkcji CMS-a, które pozwolą uczelniom łatwo zarządzać stronami, a jednocześnie zapewniać wydajne, bezpieczne i przyjazne doświadczenia cyfrowe wszystkim odbiorcom.

1. Przyjazny dla użytkownika interfejs edycji

Wykładowcy i pracownicy są ekspertami w swoich dziedzinach, ale niekoniecznie w budowaniu witryn internetowych czy programowaniu. Dlatego potrzebują intuicyjnego interfejsu edycji, który upraszcza tworzenie treści i zarządzanie nimi. Umożliwia to nietechnicznym użytkownikom wnoszenie swojej wiedzy i spostrzeżeń bezpośrednio na stronę bez konieczności korzystania z pomocy działu IT.

Możliwość aktualizacji informacji o kursach, wniosków z badań, szczegółów wydarzeń i artykułów informacyjnych w czasie rzeczywistym jest niezbędna. Łatwy w użyciu interfejs CMS ułatwia terminowe modyfikacje i wprowadzanie poprawek, zapewniając, że strona internetowa instytucji pozostaje aktualna i precyzyjna. Dobrze wpływa to na reputację instytucji oraz wspiera jej cele operacyjne i edukacyjne poprzez dostarczanie wyłącznie bieżących treści.

CKEditor 5 w Drupalu 10, przykład łatwego w użyciu edytora

Systemy CMS mają zazwyczaj wbudowane edytory WYSIWYG (ang. What You See Is What You Get) - na przykład Drupal 10 posiada CKEditor 5. Nierzadko zawierają one funkcję "przeciągnij i upuść", przyjazne dla użytkownika narzędzia do tworzenia treści i wstępnie zaprojektowane szablony, co ułatwia utrzymanie spójnego wyglądu i stylu całej witryny. Opcje te mogą znacznie skrócić czas i wysiłek wymagany do publikowania nowych treści.

2. Przepływy pracy z przeglądem redakcyjnym i kontrolą publikacji

Skuteczne zarządzanie treścią wymaga systemu weryfikacji i informacji zwrotnych. CMS z funkcjami przepływu pracy z przeglądem redakcyjnym i kontrolą publikacji zapewnia, że wszystkie teksty są zgodne ze standardami jeszcze przed ich udostępnieniem. W ten sposób pomaga utrzymać jakość treści i spójność marki.

W kontekście szkolnictwa wyższego, gdzie prezentowane informacje mogą wpływać na decyzje potencjalnych studentów, fundatorów i partnerów badawczych, stawka jest niezwykle wysoka. Te przepływy pracy nad treścią umożliwiają wyznaczonym recenzentom przeglądanie tekstów pod kątem ich rzetelności, dokładności oraz zgodności z komunikacją instytucji i zasadami etycznymi. Zapobiega to również rozpowszechnianiu nieaktualnych lub nieprawidłowych informacji.

Jak wygląda taki przepływ pracy? Na przykład członek wydziału może przygotować artykuł na temat nowych wniosków w ramach badania. Następnie zespół badawczy może przejrzeć go pod kątem poprawności naukowej i przesłać do biura dotacji w celu sprawdzenia zgodności z wymogami finansowania. Na koniec dział komunikacji zatwierdza artykuł do publikacji.

3. Wbudowane narzędzia SEO jako funkcja CMS

Narzędzia SEO są niezbędne, aby zapewniać widoczność treści i wysokie pozycje w Google. Pomagają one uczelniom utrzymywać konkurencyjność w wynikach wyszukiwania i przyciągnąć więcej potencjalnych studentów.

Jakie są przykłady wbudowanych funkcji SEO, które najczęściej można znaleźć w systemach CMS?

• Konfigurowalne struktury adresów URL: dzięki tej opcji edytorzy mogą tworzyć intuicyjne i bogate w słowa kluczowe adresy internetowe. Wpływają one bezpośrednio na widoczność witryny w rankingu SEO, ponieważ wyszukiwarki doceniają URL-e, które jasno opisują zawartość strony.
• Zarządzanie przekierowaniami: w miarę rozwoju witryn, strony są przenoszone lub usuwane, co może prowadzić do powstawania niedziałających linków. Wbudowana opcja ustawiania przekierowań umożliwia kierowanie starych adresów URL na nowe, zachowując moc linków i zapewniając, że odwiedzający znajdą to, czego szukają.
• Narzędzia do optymalizacji obrazów: strony internetowe dla szkolnictwa wyższego są często bogate w multimedia. Wbudowane narzędzia do optymalizacji obrazów, w tym do zmniejszania rozmiaru pliku i dodawania opisu alternatywnego, gwarantują, że obrazy są dostosowane pod SEO, jednocześnie poprawiając szybkość ładowania strony.
• Opcje meta tagów: meta tagi dostarczają wyszukiwarkom i użytkownikom informacji o zawartości strony internetowej. Dostosowywanie meta title i meta description umożliwia instytucjom optymalizację każdej strony pod kątem odpowiednich słów kluczowych.

Przykład wbudowanej sekcji w edytorze do uzupełniania meta tagów

4. Funkcjonalność multisite

Kolejną ważną cechą systemów CMS jest funkcjonalność multisite do obsługi wielu witryn internetowych. Jest to szczególnie korzystne dla dużych uniwersytetów, które mają kilka wydziałów lub oferują szeroki zakres programów. Funkcja ta pozwala każdemu wydziałowi lub programowi na posiadanie odrębnej strony internetowej pod parasolem jednej instytucji, który umożliwia centralny nadzór i kontrolę.

Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że podczas gdy np. dział marketingu może zapewnić spójny branding na wszystkich platformach, poszczególne działy mogą dostosować swoje treści do konkretnych potrzeb odbiorców. Ta równowaga między autonomią a spójnością ma kluczowe znaczenie dla zaprezentowania opinii publicznej jednolitego wizerunku marki, poprawy nawigacji między witrynami i poprawy komfortu użytkowania dla studentów, wykładowców i potencjalnych kandydatów.

Co więcej funkcjonalność wielu witryn usprawnia ich techniczne utrzymanie. Centralne działy IT mogą jednocześnie stosować aktualizacje, poprawki bezpieczeństwa i nowe funkcje na wszystkich stronach. Zmniejsza to nakład pracy i zapewnia, że każda witryna jest bezpieczna i rozwija się wraz z zastosowaną technologią.

5. Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa CMS

W szkolnictwie wyższym, gdzie instytucje przetwarzają ogromne ilości poufnych informacji (w tym dane studentów, informacje finansowe i dane na temat prowadzonych badań), nie można przecenić znaczenia zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa. 

Oto kilka przykładów ważnych elementów bezpiecznego systemu CMS:

• Certyfikat SSL (ang. Secure Sockets Layer): zapewnia, że dane przesyłane między przeglądarką użytkownika a CMS-em są szyfrowane, co praktycznie uniemożliwia hakerom ich przechwycenie i odkodowanie.
• Regularne aktualizacje zabezpieczeń: wybrany system zarządzania treścią musi być na bieżąco poddawany bieżącym aktualizacjom i łatkom bezpieczeństwa. Usuwają one luki w zabezpieczeniach, które mogliby wykorzystać atakujący. Takie podejście zapewnia, że infrastruktura cyfrowa instytucji pozostaje odporna na nowe techniki hakerskie i złośliwe oprogramowanie.
• Silne metody uwierzytelniania: są one niezbędne do weryfikacji tożsamości użytkowników i ochrony przed nieautoryzowanym dostępem. Na przykład uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) wymaga od użytkowników podania dwóch lub więcej parametrów weryfikacyjnych w celu uzyskania dostępu do CMS-a, co znacznie zmniejsza ryzyko naruszenia danych.

6. Zarządzanie uprawnieniami i rolami użytkowników

Zaawansowany system CMS umożliwia także ustalanie konfigurowalnych ról użytkowników i uprawnień (na listach kontroli dostępu), które pasują do unikalnej struktury i potrzeb instytucji. Na przykład, role mogą być dostosowane do twórców treści, redaktorów czy administratorów z działu IT, z poziomami dostępu odpowiednimi do ich obowiązków. Takie dostosowanie zapewnia, że użytkownicy mają narzędzia i opcje, których potrzebują do skutecznego wykonywania swojej pracy, bez narażania systemu na niepotrzebne ryzyko.

Dzięki jasno zdefiniowanym rolom i uprawnieniom, każde działanie podejmowane w systemie CMS może być śledzone i przypisywane do poszczególnych użytkowników. Tworzy to ścieżkę audytu, która może być nieoceniona przy rozwiązywaniu problemów, przeprowadzaniu audytów bezpieczeństwa lub rozwiązywaniu sporów dotyczących edycji treści. Przejrzystość i odpowiedzialność zapewniane przez szczegółową administrację użytkownikami zwiększają bezpieczeństwo w instytucji.

Ograniczając dostęp do wrażliwych funkcji i treści, instytucje mogą również znacznie zmniejszyć ryzyko przypadkowego lub złośliwego naruszenia danych. Na przykład, tylko kilku administratorów może mieć dostęp do informacji o studentach lub danych finansowych. Jednocześnie szersza grupa użytkowników może publikować aktualności lub informacje o wydarzeniach.

7. Funkcje dostępności w CMS-ie

CMS z solidnymi opcjami dostępności (ang. accessibility) jest wyposażony w narzędzia i funkcje zaprojektowane po to, aby ułatwiać odbiór treści internetowych osobom z szerokim zakresem niepełnosprawności. Obejmuje to niepełnosprawność wzrokową, słuchową, fizyczną, mowy, poznawczą i neurologiczną. Celem jest zapewnienie wszystkim odbiorcom możliwości postrzegania, rozumienia, nawigowania, interakcji ze stroną oraz tworzenia treści.

Oto przykłady funkcji dostępności w systemach CMS:

• Tekst alternatywny dla obrazów: aby zapewnić, że użytkownicy, którzy nie widzą obrazów, nadal mogą zrozumieć ich zawartość, CMS powinien ułatwiać dodawanie alternatywnych opisów tekstowych do wszystkich grafik. Tekst ten jest substytutem przekazującym tę samą informację lub cel, co grafika.
• Obsługa nawigacji za pomocą klawiatury: CMS musi obsługiwać nawigację za pomocą klawiatury dla osób, które nie mogą używać myszy. Oznacza to, że użytkownicy powinni być w stanie uzyskać dostęp do wszystkich treści i poruszać się po witrynie za pomocą samych poleceń klawiaturowych.
• Opcje kontrastu i kolorów: CMS powinien umożliwiać dostosowanie schematów kolorów i kontrastu, aby dostosować się do użytkowników z wadami wzroku, w tym tych, którzy mają trudności z postrzeganiem określonych barw.
• Zgodność z WCAG i innymi standardami: CMS powinien również ułatwiać uzyskanie zgodności z wytycznymi dotyczącymi dostępności treści internetowych (WCAG) i innymi odpowiednimi standardami, zapewniając, że treści cyfrowe instytucji spełniają najnowsze kryteria dostępności.

8. Wsparcie wielu języków

Oferując treści w wielu językach, instytucje mogą znacznie poszerzyć swój zasięg, czyniąc swoje strony internetowe bardziej przyjaznymi i łatwiejszymi w nawigacji dla międzynarodowych użytkowników. Pomaga to okazywać szacunek dla różnic kulturowych i tożsamości językowej, wspierając silniejszą więź między instytucją a jej odbiorcami pochodzącymi z różnych krajów.

Obsługa wielu języków w systemach CMS ma również zasadnicze znaczenie dla globalnych działań marketingowych i rekrutacyjnych. Pozwala to instytucjom dostosować swoje komunikaty do różnych odbiorców i poprawić widoczność treści w międzynarodowych wynikach wyszukiwania.

Korzystanie z możliwości wielojęzycznych w CMS-ie wymaga starannego planowania i strategii, w tym wyboru odpowiednich języków w oparciu o użytkowników instytucji i cele strategiczne. Konieczne jest także utrzymanie wysokiej jakości treści i spójności we wszystkich językach. Dzięki temu każdy użytkownik otrzymuje ten sam poziom informacji i zaangażowania ze strony autorów, niezależnie od preferencji językowych.

9. Wygodne zarządzenie mediami

Wydajne narzędzia do zarządzania multimediami są konieczne do obsługi ogromnej liczby obrazów, filmów i dokumentów na stronach internetowych szkół wyższych. CMS powinien oferować łatwe przesyłanie, organizowanie i osadzanie, aby usprawnić obsługę multimediów.

Przykład zarządzania mediami w Drupalu, odpowiednim CMS-ie dla szkolnictwa wyższego

Systemy te zazwyczaj obejmują takie funkcje jak automatyczna zmiana rozmiaru oraz optymalizacja obrazów i filmów. Zapewnia to, że treści multimedialne nie wpływają negatywnie na czas ładowania strony, co jest krytycznym czynnikiem dla doświadczenia użytkownika i rankingów SEO.

Solidne narzędzia do zarządzania multimediami powinny ponadto obsługiwać zaawansowane tagowanie i kategoryzację, umożliwiając użytkownikom łatwe znajdowanie i ponowne wykorzystywanie multimediów w zasobach cyfrowych instytucji. Zwiększa to wydajność tworzenia treści, a także zapewnia spójność i dokładność prezentacji mediów w różnych kanałach i witrynach.

10. Integracja z mediami społecznościowymi i systemami zewnętrznymi

Integracja social mediów z systemem CMS pozwala instytucjom bez wysiłku łączyć swoje treści z popularnymi platformami społecznościowymi, takimi jak Facebook, X czy LinkedIn. Umożliwia to płynne udostępnianie wiadomości, wydarzeń i materiałów edukacyjnych. Ta bezpośrednia ścieżka zwiększa widoczność instytucji i wspiera bardziej zaangażowaną społeczność, zachęcając do interakcji między studentami i wykładowcami.

Z drugiej strony, integracja zewnętrznych systemów z architekturą CMS znacząco podnosi wydajność operacyjną instytucji i jakość świadczonych usług. Tworząc płynny przepływ informacji między CMS-em a takimi platformami jak systemy informacji studenckiej (SIS), narzędzia do e-mail marketingu czy systemy do zarządzania relacjami z klientami (CRM), instytucje mogą zapewnić spójne podejście do zaangażowania studentów - od rekrutacji, po komunikację z absolwentami.

Tak zintegrowany proces wspiera strategiczne wykorzystanie analityki, umożliwiając instytucjom uzyskanie całościowego obrazu zaangażowania i skuteczności we wszystkich kanałach cyfrowych. Rozumiejąc, jak działają treści, zarówno na stronie internetowej uczelni, jak i w mediach społecznościowych, oraz w jaki sposób użytkownicy wchodzą w interakcje z różnymi systemami, szkoły wyższe mogą udoskonalać strategie, aby lepiej spełniać cele instytucji i potrzeby jej społeczności.

Funkcje CMS dla szkolnictwa wyższego - podsumowanie

Uczelnie wyższe potrzebują sprawnego systemu CMS, aby skutecznie zarządzać swoją obecnością w internecie. Wymagają funkcji, które sprawiają, że strony internetowe są łatwe w aktualizacji, bezpieczne i dostępne dla szerokiej publiczności. Drupal oferuje wszystkie niezbędne funkcje, takie jak prosta edycja treści, solidne zabezpieczenia, płynna integracja z mediami społecznościowymi czy wsparcie wielu języków. Według naszego raportu na temat użycia systemów CMS na uczelniach w Polsce, wiele instytucji wybrało właśnie tę technologię. 

Rozumiemy, jak ważne jest, aby strony akademickie w pełni wykorzystywały te funkcje. Właśnie dlatego nasz zespół specjalizuje się w usługach Drupala dla szkolnictwa wyższego. Możemy pomóc Twojej instytucji zbudować stronę internetową, która przyciągnie różnorodnych odbiorców i będzie gotowa rozwijać się wraz z Tobą.