Funkcja “Must Read” w Open Intranet – jak skutecznie komunikować ważne newsy w firmie?

Zdarzyło Ci się wysłać ważne ogłoszenie do całej firmy, a potem odkryć, że większość osób go nie przeczytała? Albo ogłosić krytyczne informacje dotyczące bezpieczeństwa czy zmian w przepisach i usłyszeć od pracowników: „nie widziałem tej wiadomości”? Funkcja “Must Read” w systemie Open Intranet rozwiązuje ten problem raz na zawsze. W tym artykule pokażę, jak działa to narzędzie i jak go używać. Zapraszam do przeczytania wpisu lub obejrzenia odcinka z cyklu Nowoczesny Drupal.

W tym artykule:

• Bolączka działów HR i komunikacji wewnętrznej
• Czym jest funkcja „Must Read” i jak działa?
• Praktyczne demo funkcji “Must Read”
• Korzyści biznesowe funkcji “Must Read”
• Implementacja techniczna w Drupalu - krok po kroku
• Funkcja “Must Read” w Open Intranet - podsumowanie

Bolączka działów HR i komunikacji wewnętrznej

W większości firm skuteczne informowanie pracowników to największy ból głowy działów HR i komunikacji wewnętrznej. Nawet najważniejsze komunikaty potrafią przepaść w gąszczu codziennych newsów. Pracownicy często nie wiedzą, które wiadomości wymagają natychmiastowej uwagi, a które można odłożyć na później.

Nie ma też kontroli nad tym, kto przeczytał ważne informacje. Szczególnie problematyczne jest to w komunikacji kryzysowej, gdy trzeba szybko powiadomić wszystkich o zmianach w zasadach bezpieczeństwa, nowych procedurach czy decyzjach zarządu.

W efekcie mamy nieefektywne działania, frustrację po obu stronach – zarówno pracowników, jak i działów HR – a czasami nawet poważne konsekwencje biznesowe. Na szczęście istnieje efektywne rozwiązanie tego problemu z komunikacją wewnętrzną – opcja “Must Read” w Open Intranecie.

Czym jest funkcja „Must Read” i jak działa?

“Must Read” to funkcja dostępna w Open Intranecie, która umożliwia oznaczanie najważniejszych wiadomości jako obowiązkowe do przeczytania. Działa bardzo prosto, ale skutecznie:

• Redaktor: edytor podczas publikowania newsa zaznacza checkbox “Must Read” w systemie, oznaczając komunikat jako ważny i obowiązkowy do przeczytania.
• Pracownik: użytkownik klika przycisk „Oznacz jako przeczytane” (ang. “Mark as read”) widoczny pod wiadomością, aby potwierdzić zapoznanie się z treścią.
• System: śledzi, kto już przeczytał, a kto jeszcze nie, zapisuje potwierdzenia i generuje raporty dostępne dla redaktora.

Co ważne redaktor ma dostęp do pełnej listy osób, które przeczytały i nie przeczytały komunikatów. Może także wysłać automatyczne przypomnienie e-mail do pracowników, którzy nie potwierdzili zapoznania się z wiadomością.

To proste narzędzie eliminuje ryzyko, że istotne informacje zginą w natłoku codziennych treści i pozwala skutecznie egzekwować ich przeczytanie przez wszystkich pracowników.

Kluczowa zaleta – gotowe do użycia od razu

Funkcja “Must Read” jest już zaimplementowana w systemie Open Intranet. Nie trzeba nic wyklikiwać, instalować dodatkowych modułów czy prosić programistów o implementację. Wystarczy użyć nasze gotowe oprogramowanie intranetowe.

Funkcja “Must Read” w Open Intranecie - praktyczne demo

W praktyce korzystanie z funkcji “Must Read” przebiega bardzo intuicyjnie.

“Must Read” z perspektywy redaktora i użytkownika

Jeśli redaktor tworzy nowego newsa, ma dostępną dodatkową opcję „Must Read”. To właściwie jedyne, co musi zrobić podczas tworzenia czy edycji artykułu – zaznaczyć odpowiedni checkbox.

Po stronie zwykłego użytkownika proces jest równie prosty. Po zalogowaniu się do systemu i przejściu do newsa oznaczonego jako “Must Read”, użytkownik widzi przycisk „Oznacz jako przeczytany”.

Przycisk ten pojawia się tylko przy tych wiadomościach, które zostały oznaczone przez redaktora jako wymagające potwierdzenia odczytu. Po kliknięciu buttona system rejestruje, że dana osoba zapoznała się z treścią.

Dashboard z raportami – lepsza kontrola dla redaktorów

Redaktor ma w Open Intranecie do dyspozycji specjalny dashboard z dodatkową zakładką “Must Read Report”:

Home > Administration > Dashboard > Must Read Report

Są tam widoczne wszystkie treści, które mają zaznaczony checkbox “Must Read”. W panelu można zobaczyć, ilu użytkowników kliknęło „Oznacz jako przeczytane" dla każdej z wiadomości.

Dodatkowo po kliknięciu “Details” dostępny jest szczegółowy widok pokazujący dokładnie, kto oznaczył wiadomość i kiedy to zrobił. W tym raporcie znajduje się również pełna lista użytkowników, którzy jeszcze nie potwierdzili przeczytania firmowego newsa.

Przypomnienia e-mail – skuteczne egzekwowanie informacji

System oferuje także przydatną funkcję masowego wysyłania przypomnień. Na dole panelu znajduje się przycisk “Send a reminder email” umożliwiający wysłanie maila do wszystkich użytkowników, którzy jeszcze nie zapoznali się z wiadomością.

Można wybrać wszystkie osoby lub tylko część z nich, napisać tytuł e-maila, treść przypomnienia z linkiem do artykułu i wysłać powiadomienia jednym kliknięciem.

Cały proces wysyłania przypomnień można powtarzać w razie potrzeby. Osoba odpowiedzialna za komunikację może po kilku dniach sprawdzić, kto nadal nie przeczytał informacji i ponownie wysłać przypomnienia. Jeśli kilka e-maili nie zadziała, można wysłać indywidualne wiadomości czy nawet zadzwonić do konkretnych osób. Dzięki temu mamy pewność skutecznej komunikacji.

Korzyści biznesowe funkcji “Must Read”

Wdrożenie funkcji “Must Read” daje firmie wymierne korzyści. Działy HR i komunikacji wewnętrznej mają pewność, że każda ważna informacja dotarła do wszystkich pracowników, a także dokładną wiedzę o tym, kto jeszcze nie zapoznał się z komunikatem. To eliminuje ryzyko przeoczeń i pozwala skutecznie egzekwować przekazanie kluczowych treści.

Dodatkowo system umożliwia monitorowanie tempa, w jakim rozchodzą się wiadomości w organizacji. Redaktor może codziennie – a nawet co kilka godzin – sprawdzać, ilu pracowników już przeczytało komunikat, a ilu jeszcze nie. Dzięki temu organizacja zyskuje praktyczne dane, które pomagają wzmacniać komunikację w firmie, a także analizować jej skuteczność i wyciągać wnioski na przyszłość.

Implementacja techniczna w Drupalu - krok po kroku

Osobom zainteresowanym stroną techniczną lub chcącym dostosować system do swoich potrzeb, warto wyjaśnić, jak dokładnie działa ta funkcja. Do jej stworzenia zostały użyte dwa moduły, które są w rdzeniu Drupala – Field i Views – a dodatkowo został zainstalowany moduł Flag. Oprócz tego dodano mały fragment kodu w skórce, w funkcji preprocess node. Poniżej opisuję kolejne etapy tej konfiguracji.

Field – dodanie pola z checkboxem

W Structure → Content types → Manage fields dodane zostało dodatkowe pole typu boolean (checkbox) - “Must Read”.

To właśnie ono pozwala redaktorowi oznaczyć, że dany news jest obowiązkowy do przeczytania. W ustawieniach formularza (Manage form display) pole zostało umieszczone na dole strony, ale można je w każdej chwili przenieść w inne, wygodniejsze miejsce.

Flag – konfiguracja oznaczenia przeczytania

Kolejnym krokiem było wykorzystanie modułu Flag. W systemie (Structure → Flags) została utworzona flaga o nazwie “Read”.

W Drupalu mogą istnieć też flagi dla innych funkcjonalności, ale w tym przypadku interesuje nas właśnie ta jedna. Jej konfiguracja jest bardzo prosta – wystarczy dodać etykiety i komunikaty wyświetlane po kliknięciu oraz ustawić dodatkowe opcje.

Warto zwrócić uwagę, że przycisk „Oznacz jako przeczytane”, który pojawia się pod newsem, został skonfigurowany jako element typu AJAX. Dzięki temu po kliknięciu strona nie przeładowuje się w całości, a zapis informacji odbywa się dynamicznie i bez zakłóceń dla użytkownika.

Views – raportowanie i widoki szczegółowe

Do obsługi raportów wykorzystano moduł Views (Structure → Views). Stworzono kilka różnych widoków:

• widok z listą newsów oznaczonych jako “Must Read”,
• widok szczegółowy (Details), który pokazuje, kto oznaczył news jako przeczytany, a kto jeszcze tego nie zrobił.

Konfiguracja widoków opiera się na wykorzystaniu relacji i contextual filters, co pozwala filtrować dane po konkretnym newsie. Dzięki temu redaktor może sprawdzić szczegółowe informacje dotyczące tylko jednego komunikatu.

Views Send – wysyłanie powiadomień e-mail

Aby umożliwić wysyłanie przypomnień, wykorzystano moduł Views Send. Dodaje on specjalne pole Global send e-mail w widoku. Dzięki temu redaktor może bezpośrednio z poziomu raportu wysłać wiadomość e-mail do wszystkich lub wybranych pracowników.

Możliwości tego modułu są szerokie: można skonfigurować różne widoki do wysyłania wiadomości do adresów e-mail dostępnych w Drupalu.

Dodatkowy kod w skórce

Całość uzupełnia niewielki fragment kodu dodany w skórce, w funkcji preprocess node. To właśnie on odpowiada za logikę wyświetlania przycisku „Oznacz jako przeczytane” tylko w przypadku newsów z zaznaczonym checkboxem “Must Read”.

Podsumowanie konfiguracji

W praktyce powyższa konfiguracja sprowadza się do trzech elementów:

• Widok z listą newsów “Must Read” pokazuje wszystkie treści oznaczone jako obowiązkowe.
• Dodatkowy widok szczegółowy filtruje użytkowników i prezentuje, kto przeczytał, a kto nie.
• Moduł Views Send umożliwia wysyłanie przypomnień e-mail do osób, które jeszcze nie kliknęły przycisku.

Funkcja “Must Read” dla newsów firmowych - podsumowanie

Funkcja “Must Read” w Open Intranet to proste, ale niezwykle skuteczne narzędzie, które znacząco usprawnia komunikację wewnętrzną w firmie. Dzięki niej działy HR zawsze mają pewność, że ich wiadomości dotarły do wszystkich pracowników, a w razie potrzeby mogą wysyłać przypomnienia e-mail do osób, które jeszcze nie przeczytały komunikatu. To pozwala uniknąć ryzyka przeoczenia kluczowych ogłoszeń i gwarantuje, że najważniejsze informacje nie zginą w natłoku codziennych treści.

Opcja jest dostępna od razu po instalacji i nie wymaga dodatkowej konfiguracji. Można z niej korzystać natychmiast po wdrożeniu systemu. Open Intranet to rozwiązanie całkowicie darmowe i gotowe do użycia w każdej organizacji. Jeśli chcesz sprawdzić, jak może usprawnić komunikację w Twojej firmie, poznaj nasz intranet open source.

Ten artykuł powstał na bazie materiału wideo. Zapraszamy do subskrybowania kanału Nowoczesny Drupal, gdzie w każdy piątek o 12:00 publikujemy nowy film. Nasi eksperci prezentują rozwiązania lub gotowe narzędzia, które pomogą Ci wykorzystać pełen potencjał Drupala.