Jak dokładnie i skutecznie wykonać wycenę projektu IT?
Rozbudowywanie istniejących stron internetowych nie jest łatwe, ale jeszcze trudniejsze jest rozpoczęcie projektu od podstaw. Każdy nowy projekt wymaga dokładnego rozplanowania celów biznesowych i technicznych. Jak powiedział Benjamin Franklin: “Jeśli nie uda Ci się zaplanować, planujesz ponieść porażkę”. Odpowiedni plan może zaoszczędzić wielu problemów w późniejszych etapach projektu. Z tego artykułu dowiesz się, na co powinno się zwracać uwagę przy wycenie nowego projektu.
Dlaczego wycena projektu IT jest ważna?
Ile kosztuje zbudowanie strony internetowej? To pytanie, które klienci zadają najczęściej. W odpowiedzi prawdopodobnie padnie “to zależy”. Zarówno sukces całego projektu jak i wypracowanie najrozsądniejszej wyceny jest wypadkową pracy i starań obu stron - klienta oraz agencji programistycznej.
Celem przygotowania oferty jest przedstawienie planu na osiągnięcie sukcesu, który wymaga wspólnego wysiłku obu stron. Projekty IT zazwyczaj trwają od minimum kilku do nawet kilkunastu miesięcy. Zatem kluczowe jest, aby klient mógł jasno stwierdzić, czy budżet jest dla niego realistyczny.
Należy jednak pamiętać, że wycena projektu w zasadzie nigdy nie będzie w 100% pewna. Dlatego warto postawić na rozsądnie wykonaną estymację, czyli taką, która ma możliwie jak najmniejszy margines błędu i zminimalizowane ryzyko niespodzianek podczas wykonywania projektu.
Co jest potrzebne do przygotowania wyceny?
Istotną kwestią są materiały, które klient przygotował, zanim się odezwał do zespołu sprzedażowego. Im więcej informacji on dostanie, tym szybciej i dokładniej sprecyzuje koszty. Mówiąc o materiałach, mamy na myśli:
- biznes plan (może być w skróconej formie, np. business albo lean model canvas),
- specyfikację projektu (z wymaganiami funkcjonalnymi i niefunkcjonalnymi),
- makiety projektu (UX, ścieżki użytkownika, przepływ strony internetowej, architektura informacji),
- projekty graficzne (UI design).
Często zdarza się, że klienci nie mogą przygotować wymienionych materiałów we własnym zakresie. Wtedy mają możliwość wypracowania ich wspólnie z naszym zespołem.
Wycena projektu bez określonych funkcjonalności
Gdy klient wypełni nasz formularz kontaktowy, otrzyma od naszego specjalisty zaproszenie na spotkanie online. Celem takiej rozmowy jest zadanie kilku istotnych pytań, aby nasz zespół mógł zrozumieć ideę projektu i poznać jego złożoność. Zazwyczaj takie spotkania są na poziomie biznesowym, więc nie wymagają znajomości zagadnień technicznych.
Jeśli podczas rozmowy widzimy braki w którymś z wcześniej wymienionych materiałów, najczęściej proponujemy rozpoczęcie współpracy od konsultacji i warsztatów. Tego typu działania są wartościowe, gdyż po wypracowaniu z nami odpowiednich materiałów, klient może je dowolnie wykorzystywać. Warsztaty mają dwie fundamentalne zalety. Po pierwsze, na podstawie naszego doświadczenia, klient minimalizuje ryzyko problemów w przyszłości. Po drugie, klient może rozesłać otrzymane dokumenty do innych firm, aby porównać sobie oferty.
Konsultacje
W Droptica przeprowadzamy konsultacje techniczne i designerskie. Najczęściej umawiamy się na określoną liczbę godzin (np. dwadzieścia) i w ramach tego czasu wspólnie rozwiązujemy problemy. Przykładem takiego działania może być konsultacja na temat wydajności aplikacji. Chętnie podpowiemy, w jaki sposób zoptymalizować stronę, aby była gotowa na duży ruchu.
Konsultacja jest przeznaczona dla mniejszych projektów lub dla jakiejś małej części problemu. Daje możliwość wybrania najlepszego rozwiązania oraz skorzystania z wiedzy doświadczonych deweloperów, którzy przewidzą i zniwelują problem.
Warsztaty UX
Warsztaty UX są przeznaczone dla klientów, którzy nie mają w ogóle żadnej koncepcji interfejsu strony internetowej lub aplikacji. Nasi designerzy prowadzą zdalne, interaktywne sesje z klientami, podczas których wspólnie omawiają persony użytkowników, podstawowe cele i akcje, które mają się wydarzyć w projekcie, wypracowują makiety, architekturę informacji czy też doświadczenie użytkownika.
Podczas warsztatów UX szczególnie wymagamy zaangażowania po stronie klienta, gdyż bez wspólnej fazy ideacji oraz dialogów, nie będziemy mogli zaprojektować optymalnego doświadczenia dla użytkowników.
Po zakończeniu warsztatów UX możemy płynnie przejść do projektowania interfejsu użytkownika (UI).
Warsztaty techniczne
Tego typu spotkania doskonale sprawdzają się przy złożonych projektach z dedykowanymi funkcjonalnościami. W takim przypadku najczęściej wymagamy kilku iteracji pomiędzy klientem oraz liderami zespołu deweloperskiego. Może się zdarzyć, że podczas warsztatów technicznych stworzymy tzw. proof of concept, czyli udowodnimy techniczną wykonalność danej funkcjonalności. Po każdym zakończonym warsztacie klient dostaje dokumentację techniczną oraz wycenę projektu, który już został bliżej zdefiniowany podczas spotkań.
Wycena projektu z określonymi wymaganiami
W przypadku otrzymania zapytania z dokładnym opisem projektu oraz projektami graficznymi, nasz zespół sprzedażowy wspólnie z deweloperami wypracowuje listę funkcjonalności i określa czas potrzebny do wykonania poszczególnych zadań. Suma godzin pracy nad wszystkimi funkcjonalnościami jest mnożona przez stawkę godzinową zespołu deweloperskiego. Do tego dodatkowo doliczamy stawki innych, bardzo istotnych specjalistów, bez których projekt nie zakończyłby się sukcesem. Są to:
- Project manager — osoba odpowiedzialna za prowadzenie projektu, pilnowanie budżetu i tempa wykonywania zadań przez zespół programistów, dostosowywanie działań do potrzeb biznesowych klienta oraz podejmowanie strategicznych decyzji projektowych, w porozumieniu z klientem i zespołem deweloperskim. Zazwyczaj project manager jest przypisany na około 20% czasu wyznaczonego na development.
- Quality Assurance (QA) — testerzy. Są to specjaliści odpowiedzialni za to, aby, zanim jakakolwiek część systemu zostanie wypuszczona na produkcję (wersja live), wyeliminować wszelkie niedociągnięcia i błędy projektu. Specjalista QA jest najczęściej przypisany na około 15% godzin programistów.
Wycena projektu dla istniejącego oprogramowania
Jeśli klient ma już istniejący projekt, najczęściej po podpisaniu umowy o zachowaniu poufności, prosimy o dostęp do repozytorium i bazy danych projektu. Nasz zespół deweloperski ocenia projekt oraz określa, ile roboczogodzin zajmą określone zadania. Przy istniejących projektach dobrze sprawdzają się też nasze usługi wsparcia.
Kto bierze udział w estymacji projektu?
Od początku Twojej przygody z Droptica będzie Ci pomagać nasz business developer, który zajmuje się jednocześnie konsultacją i sprzedażą. Będzie Ci towarzyszyć od pierwszego kontaktu, poprzez rozmowy z deweloperami, rozwiązywanie problemów i wątpliwości, aż po negocjacje kosztów i podpisanie umowy. Po tym ostatnim kroku projekt będzie płynnie przekazany do project managera i tech leada, którzy będą odpowiedzialni za zasadniczą pracę.
Wycena projektu IT - podsumowanie
Estymacja kosztów i odpowiedni plan to wypadkowa starań obu stron. Jesteśmy agencją, która buduje duże, ambitne projekty w dłuższej perspektywie. Nie wyobrażamy sobie współpracy długoterminowej na słabych fundamentach. Dlatego zawsze inwestujemy wiele czasu i wysiłku na wczesnym etapie rozmów, ponieważ zdajemy sobie sprawę, że merytoryczna pomoc może przynieść wiele wymiernych korzyści klientowi.
Jeśli masz pomysł na nową stronę internetową lub posiadasz istniejący projekt - skontaktuj się z nami.