8 Kluczowych kwestii, które należy wziąć pod uwagę przy planowaniu intranetu

Planowanie intranetu wymaga strategicznego podejścia i uwzględnienia wielu czynników – od potrzeb różnych działów, przez aspekty techniczne, aż po długoterminową wizję rozwoju. Dobrze zaplanowany intranet zwiększa produktywność i usprawnia przepływ informacji. Źle przygotowany projekt może skończyć się jako narzędzie, które pracownicy ignorują. W tym artykule omówię kluczowe kwestie planowania intranetu – strategiczne i praktyczne – które pomogą Ci uniknąć pułapek i zbudować system rzeczywiście służący organizacji.

W tym artykule:

• 1. Zdefiniuj cele biznesowe i mierniki sukcesu
• 2. Zbadaj wymagania we wszystkich działach
• 3. Określ model zarządzania treścią i rolę redaktorów
• 4. Wybierz odpowiednie rozwiązanie intranetowe
• 5. Zaplanuj architekturę informacji i nawigację
• 6. Bardzo dokładnie zaplanuj integracje
• 7. Zaprojektuj doświadczenie użytkownika (UX)
• 8. Budżet i harmonogram
• Planowanie intranetu - podsumowanie

1. Zdefiniuj cele biznesowe i mierniki sukcesu

Przed rozpoczęciem prac nad intranetem musisz wiedzieć, po co go budujesz i jak zmierzysz jego skuteczność. Bez jasnych celów łatwo stworzyć system z wieloma funkcjami, który nie rozwiązuje żadnego konkretnego problemu.

Dlaczego firma potrzebuje intranetu?

Przeprowadź krótką analizę obecnej sytuacji – porozmawiaj z przedstawicielami różnych działów, zapytaj o ich największe frustracje związane z komunikacją i dostępem do informacji. Zrozumienie, gdzie "boli" w codziennej pracy, pozwoli Ci zdefiniować realne cele dla intranetu. Najczęstsze powody wdrożenia to:

• Poprawa komunikacji wewnętrznej. Ważne informacje gubią się w mailach, ogłoszenia nie docierają do wszystkich. Intranet jako centralny hub komunikacyjny zapewnia, że każdy ma dostęp do aktualnych newsów w jednym, przewidywalnym miejscu.
• Centralizacja wiedzy firmowej. Dokumenty często bywają rozproszone po różnych systemach – dysk Google, SharePoint, lokalne serwery. Intranet to jedno miejsce dla całej wiedzy organizacyjnej z przejrzystą strukturą i wyszukiwarką.
• Automatyzacja procesów. Wnioski urlopowe, delegacje, zamówienia – zamiast drukować formularze i zbierać podpisy, pracownicy załatwiają sprawy online w kilka minut.
• Usprawnienie onboardingu. Nowi pracownicy czują się zagubieni. Intranet z checklistami, filmami instruktażowymi i FAQ skraca czas wdrożenia z tygodni do dni.
• Budowanie kultury organizacyjnej. Szczególnie ważne w organizacjach rozproszonych – intranet może być miejscem, gdzie zespoły dzielą się sukcesami i budują wspólnotę.

Kluczowe wskaźniki sukcesu (KPI)

Po określeniu celów ustał, jak będziesz mierzyć skuteczność intranetu. Monitorowanie konkretnych wskaźników pozwoli Ci ocenić, czy system spełnia swoje zadanie i gdzie potrzebne są ulepszenia.

• Liczba aktywnych użytkowników. Ilu pracowników codziennie lub miesięcznie korzysta z intranetu? Jeśli większość nie odwiedza systemu regularnie, coś nie działa tak, jak powinno.
• Najpopularniejsze sekcje i wyszukiwane frazy. Analiza pokazuje, co jest ważne dla pracowników i jakie treści mogą być trudne do znalezienia lub nie istnieją.
• Redukcja powtarzających się zapytań. Jeśli działy IT, HR czy administracja otrzymują mniej pytań typu „Jak zgłosić urlop?", intranet działa.
• Czas znalezienia informacji. Zmierz, jak szybko pracownicy znajdują konkretne informacje. Po wdrożeniu intranetu czas powinien się znacząco skrócić.
• Poziom zaangażowania. Komentarze, polubienia, udostępnienia – im więcej interakcji, tym lepiej. Intranet to żywe narzędzie komunikacji, nie tylko tablica ogłoszeń.
• Wskaźnik satysfakcji. Kwartalne ankiety: „Jak oceniasz przydatność intranetu w skali 1-10?" pokażą, jak zmienia się postrzeganie systemu.

Jak sformułować cele?

Najczęstszy błąd to zbyt ogólnikowe sformułowania celów. „Poprawić komunikację" czy „ułatwić dostęp do informacji" brzmią dobrze, ale nie da się ich zweryfikować. Dobry cel biznesowy musi być konkretny, mierzalny i związany z określonym terminem.

Przykłady dobrze sformułowanych celów:

• „Zmniejszyć o 50% liczbę pracowników nieświadomych kluczowych ogłoszeń firmowych w ciągu 6 miesięcy od uruchomienia intranetu (mierzone ankietą kwartalną)."
• „Skrócić średni czas znalezienia procedur firmowych z 15 do 3 minut w ciągu pierwszych 3 miesięcy funkcjonowania intranetu."
• „Zredukować liczbę zapytań o podstawowe informacje do działu HR o 40% w ciągu pół roku."

Takie cele możesz później zmierzyć i jednoznacznie stwierdzić, czy projekt zakończył się sukcesem. Ustal je przed startem projektu i regularnie monitoruj po uruchomieniu intranetu.

2. Zbadaj wymagania we wszystkich działach

Intranet to narzędzie dla całej organizacji, nie tylko dla działu komunikacji czy HR. Dlatego kluczowe jest zebranie wymagań od przedstawicieli wszystkich działów – od sprzedaży, przez IT, po administrację. Każdy dział ma inne potrzeby i bolączki, a ich zrozumienie pozwoli zbudować system rzeczywiście przydatny dla wszystkich.

Przeprowadź wywiady z przedstawicielami każdego działu

Najlepiej rozmawiać z osobami, które na co dzień borykają się z problemami komunikacyjnymi lub organizacyjnymi. Możesz użyć kombinacji metod:

• wywiady indywidualne – pozwalają głębiej zrozumieć specyficzne potrzeby działu,
• warsztaty grupowe – ujawniają problemy systemowe i pomagają wypracować wspólne rozwiązania,
• ankiety online – dla większych organizacji, aby zebrać szerszą perspektywę.

Zadawaj konkretne pytania: „Co zajmuje Ci niepotrzebnie dużo czasu?", „Jakie informacje są trudne do znalezienia?", „Co chciałbyś mieć w jednym miejscu?".

Zidentyfikuj kluczowe problemy komunikacyjne i organizacyjne

Podczas wywiadów i warsztatów skupiaj się na konkretnych problemach, z którymi zespoły borykają się na co dzień. Poniżej znajdziesz najczęstsze bolączki i sposób, w jaki intranet może je rozwiązać.

Niemożność prowadzenia efektywnej komunikacji z pracownikami

Ważne ogłoszenia gubią się w mailach, nie wszyscy je otrzymują lub czytają. Każdy dział publikuje informacje gdzie indziej – Teams, tablice korkowe, dyski współdzielone. Pracownicy nie wiedzą, gdzie szukać aktualnych informacji.

Rozwiązanie: Intranet może służyć jako centralne miejsce do publikacji newsów firmowych, ogłoszeń zarządu i komunikatów z działów – z powiadomieniami i targetowaniem określonych grup pracowników. Może także zawierać ujednolicony system publikacji z jasną strukturą kategorii, archiwum wpisów i funkcją wyszukiwania. 

Sekcja z newsami firmowymi w systemie Open Intranet. 

Potrzeba dashboardów i pulpitów nawigacyjnych

Działy tworzą raporty i dashboardy w Excelu lub BI, ale nie mają gdzie ich udostępnić zespołom.

Rozwiązanie: Strony działów w intranecie mogą posiadać embedowane dashboardy, które aktualizują się automatycznie i są dostępne dla uprawnionych osób 24/7.

Rozproszona dokumentacja w różnych systemach

Procedury firmowe znajdują się na dysku Google, szablony w SharePointcie, instrukcje w Teams, a polityki w mailach. Znalezienie konkretnego dokumentu zajmuje 15 minut.

Rozwiązanie: Centralne repozytorium dokumentów z przejrzystą strukturą folderów, tagowaniem, wyszukiwarką i kontrolą wersji – jeden system dla całej wiedzy firmowej.

Zarządzanie dokumentami na platformie intranetowej Open Intranet.

Trudności w onboardingu nowych pracowników

Nowi pracownicy zadają dziesiątki tych samych pytań, nie wiedzą do kogo się zwrócić, gubią się w procedurach. Wdrożenie trwa tygodniami.

Rozwiązanie: Dedykowana sekcja onboardingowa z checklistami, filmami instruktażowymi, katalogiem pracowników, FAQ i mapą biura – wszystko w jednym miejscu, dostępne od pierwszego dnia.

Priorytetyzuj funkcjonalności według wartości biznesowej i łatwości wdrożenia

Po zebraniu wymagań będziesz mieć zapewne długą listę. Użyj matrycy priorytetyzacji:

• Quick wins (szybkie wygrane). Zacznij do rozwiązań łatwych do wdrożenia, które przyniosą dużą wartość.

Przykłady: katalog pracowników, FAQ, repozytorium szablonów, kalendarz firmowy. 

• Kluczowe funkcjonalności. Na pierwszą fazę projektu zaplanuj także rozwiązania trudniejsze do wdrożenia, które mają dużą wartość biznesową. 

Przykłady: integracja z systemem HR, automatyzacja wniosków, zaawansowana wyszukiwarka. 

• Nice to have. Są to rozwiązania przydatne, ale nie krytyczne, więc zaplanuj je na kolejne fazy rozwoju

Przykłady: moduł social, gry integracyjne, zaawansowana analityka. 

• Niski priorytet. Są to funkcje o małej wartości lub bardzo trudne do wdrożenia. Lepiej jest je odłożyć w czasie lub odrzucić.

Przykłady: zaawansowany system gamifikacji z rankingami i nagrodami, własny komunikator (gdy firma już używa Teams/Slack).

Dokumentuj i zarządzaj oczekiwaniami

Nie będziesz w stanie spełnić wszystkich życzeń. Bądź transparentny – wyjaśnij, dlaczego niektóre funkcjonalności nie trafią do pierwszej wersji, ale mogą zostać dodane później. Sporządź listę wymagań z priorytetami i udostępnij ją kluczowym interesariuszom. To punkt odniesienia podczas całego projektu i podstawa do planowania kolejnych faz rozwoju intranetu. Pokazanie, że wysłuchałeś i rozważyłeś propozycje, buduje zaufanie i zaangażowanie zespołów.

3. Określ model zarządzania treścią i rolę redaktorów

Nawet najlepiej zaprojektowany intranet nie będzie działał bez jasno określonego modelu zarządzania treścią. Musisz zdecydować, kto będzie odpowiedzialny za publikowanie contentu w intranecie, jak będzie wyglądał proces akceptacji i jakie wytyczne obowiązują redaktorów.

Kto będzie odpowiedzialny za publikowanie treści?

Istnieje kilka modeli zarządzania treścią:

• model scentralizowany - jedna osoba lub mały zespół (np. dział komunikacji) odpowiada za wszystkie publikacje w intranecie, pozostałe działy przesyłają im materiały do publikacji,
• model zdecentralizowany - każdy dział ma swoich redaktorów, którzy samodzielnie publikują treści w swoich sekcjach intranetu,
• model hybrydowy (najczęściej rekomendowany) - newsy ogólnofirmowe i komunikaty zarządu publikuje zespół komunikacji. Poszczególne działy mają swoich redaktorów do treści specjalistycznych w swoich sekcjach.

Jakie działy będą miały uprawnienia do publikacji?

Określ, które działy potrzebują uprawnień redaktorskich i w jakich sekcjach:

• komunikacja/marketing – newsy firmowe, ogłoszenia zarządu, eventy,
• HR – oferty pracy, benefity, polityki, onboarding,
• IT – instrukcje techniczne, zgłoszenia problemów, FAQ IT,
• administracja – rezerwacje sal, parking, catering,
• działy merytoryczne – własne sekcje z wiedzą specjalistyczną.

Nie każdy dział musi mieć uprawnienia od razu – zacznij od tych, które mają najwięcej do zakomunikowania.

4. Wybierz odpowiednie rozwiązanie intranetowe

Decyzja o technologii, na której zbudujesz intranet, to jeden z kluczowych kroków planowania. Wybór wpływa na koszty, czas wdrożenia, elastyczność i długoterminowe możliwości rozwoju systemu.

Rozwiązania SaaS

Systemy dostępne od ręki na zasadzie miesięcznej subskrypcji. Uruchamiasz intranet w dni lub tygodnie, płacisz za każdego użytkownika, dostawca dba o infrastrukturę i aktualizacje. To najszybsza droga do posiadania działającego intranetu, ale z ograniczoną możliwością dostosowania do specyficznych procesów firmowych. Jest to rozwiązanie odpowiednie dla małych firm potrzebujących podstawowych funkcjonalności bez angażowania zespołu IT.

Własny system pisany od podstaw

Intranet projektowany i budowany specjalnie dla Twojej organizacji. Wszystko może być dokładnie takie, jak chcesz – interfejs, funkcje, integracje. Takie rozwiązanie daje pełną kontrolę i własność, ale wiąże się się z najwyższymi kosztami i najdłuższym czasem realizacji. To opcja dla dużych firm o złożonych, unikalnych wymaganiach, które traktują intranet jako strategiczne narzędzie i dysponują odpowiednim budżetem.

Rozwiązania open source

Wykorzystujesz sprawdzone fundamenty (np. Drupal, WordPress), ale możesz dostosować system do swoich potrzeb. Nie płacisz za licencje per użytkownik, zachowujesz kontrolę nad danymi i możesz rozwijać funkcjonalności w czasie. Takie rozwiązanie wymaga kompetencji technicznych, ale oferuje najlepszy stosunek możliwości do kosztów dla średnich organizacji.

Kluczowe kryteria wyboru

Nie ma uniwersalnej odpowiedzi, które oprogramowanie intranetowe jest najlepsze – wszystko zależy od kontekstu Twojej organizacji. Zamiast wybierać na podstawie opinii czy trendów rynkowych, oceń każdą opcję przez pryzmat czterech kluczowych kryteriów, które realnie wpłyną na sukces wdrożenia.

1. Budżet i model finansowania

Czy wolisz niskie wejście z miesięcznymi opłatami, które rosną wraz z firmą? Czy lepiej zainwestować więcej na początku, bez stałych kosztów później? Rozwiązania SaaS mają przewidywalne wydatki operacyjne. Systemy oparte na open source lub dedykowane wiążą się z większą inwestycją początkową, ale bez rosnących opłat za użytkowników.

2. Zasoby techniczne w firmie

Masz kompetentny dział IT? Możesz rozważyć rozwiązanie wymagające zarządzania technicznego. Nie masz zespołu technicznego? System SaaS z pełnym wsparciem dostawcy będzie bezpieczniejszym wyborem. Możesz także zdecydować się na narzędzie open source i zlecić jego rozwój oraz utrzymanie zewnętrznej agencji.

3. Specyfika wymagań biznesowych

Jeśli Twoja firma ma standardowe potrzeby w zakresie komunikacji i współpracy, gotowe rozwiązanie SaaS lub system open source z podstawową konfiguracją prawdopodobnie wystarczą. Jeżeli organizacja posiada unikalne procesy, branżowe wymagania i zaawansowane workflow, zdecyduj się na dedykowany system lub rozwiązanie open source, które można dostosować do konkretnych potrzeb.

4. Wymagania bezpieczeństwa i zgodność

W branżach regulowanych (finanse, medycyna, administracja publiczna) pełna kontrola nad danymi może być wymogiem prawnym. Wtedy własny hosting i transparentność kodu stają się niezbędne. Jeśli Twoja firma ma certyfikat ISO 27001 lub podlega RODO z wysokim ryzykiem przetwarzania danych, możliwość audytu bezpieczeństwa i pełna kontrola nad infrastrukturą mogą być decydującymi czynnikami.

Praktyczne podejście do decyzji

Zamiast wybierać rozwiązanie na podstawie teoretycznych zalet, przetestuj rzeczywiste opcje. Większość dostawców oferuje okresy próbne lub demo podczas konsultacji intranetu. Zaproś grupę pracowników z różnych działów, daj im typowe zadania do wykonania i obserwuj, jak radzą sobie z interfejsem.

Przygotuj listę 10 najważniejszych funkcjonalności i procesów, które intranet musi obsługiwać. Sprawdź, jak każde rozwiązanie radzi sobie z ich realizacją – nie w teorii, ale w praktyce podczas testów.

Rozważ też perspektywę 3-5 lat. Czy wybrane rozwiązanie będzie skalowalne wraz z rozwojem firmy? Czy będziesz mógł dodać nowe funkcjonalności, gdy pojawią się nowe potrzeby? Najtańsza opcja dziś może okazać się najdroższa w dłuższej perspektywie, jeśli wymusi migrację do innego systemu za dwa lata.

5. Zaplanuj architekturę informacji i nawigację

Dobrze zaprojektowana architektura informacji to fundament użytecznego intranetu. Jeśli pracownicy nie znajdą szybko tego, czego szukają, przestaną z niego korzystać – niezależnie od tego, jak cenne są treści, które publikujesz.

Struktura menu i kategorii treści

Zacznij od zdefiniowania głównych sekcji intranetu. Struktura powinna odzwierciedlać potrzeby użytkowników, nie strukturę organizacyjną firmy.

Przykładowa struktura głównego menu:

• Aktualności – newsy, ogłoszenia,
• Dla pracownika – HR, benefity, urlopy, onboarding,
• Wiedza – procedury, dokumenty, szablony, FAQ,
• Narzędzia – linki do systemów, formularze, rezerwacje,
• O firmie – misja, wartości, struktura, historia,
• Działy – sekcje poszczególnych działów.

Dobre menu powinno mieć maksymalnie 5-7 głównych kategorii – więcej przytłacza użytkowników. Używaj jasnych i zrozumiałych nazw, bez żargonu. Grupuj podobne treści razem i utrzymuj płaską strukturę – maksymalnie 2-3 poziomy zagnieżdżenia.

Strategia wyszukiwania i tagowania

Nawet przy najlepszej nawigacji pracownicy będą używać wyszukiwarki – upewnij się, że działa skutecznie. Wyszukiwarka powinna przeszukiwać tytuły, treści i pliki do pobrania, sugerować frazy podczas wpisywania (autocomplete), pokazywać trafne wyniki na górze i umożliwiać filtrowanie wyników po dziale, dacie czy typie treści.

Open Intranet zawiera wyszukiwarkę, która pozwala na łatwe filtrowanie wyników po kategoriach. 

Ważny jest również system tagowania. Każda treść powinna mieć tagi opisujące jej zawartość – używaj konsekwentnych tagów ze stworzonej listy zatwierdzonych słów kluczowych. 

Personalizacja treści dla różnych grup użytkowników

Nie każdy pracownik potrzebuje widzieć wszystko. Personalizacja intranetu zwiększa jego użyteczność. Możesz personalizować treści według:

• działu - programista widzi newsy IT, sprzedawca newsy sprzedażowe,
• lokalizacji - pracownik z Madrytu widzi informacje o biurze w Madrycie,
• stanowiska - manager widzi dodatkowe sekcje,
• zainteresowań - użytkownik wybiera, które działy go interesują.

Personalizacja może dotyczyć strony głównej (inne widżety dla różnych grup), menu (pokazywanie lub ukrywanie sekcji według uprawnień) czy newsów (filtrowanie według preferencji).

Strona główna – co powinno się na niej znaleźć?

Strona główna to najczęściej odwiedzane miejsce w intranecie, poniżej znajdziesz elementy, które warto na niej zawrzeć. 

• Najnowsze newsy i ogłoszenia – 3-5 najświeższych postów z możliwością zobaczenia wszystkich. To główny powód, dla którego pracownicy odwiedzają intranet codziennie.
• Szybkie linki – najczęściej używane narzędzia i systemy w jednym miejscu: systemy HR, CRM, help desk, kalendarz, rezerwacje. Oszczędzają czas i kliknięcia.
• Wyszukiwarka – widoczna w centrum lub na górze strony. Wielu użytkowników najpierw szuka, zamiast przeglądać menu.
• Nadchodzące wydarzenia – kalendarz z najbliższymi datami szkoleń, spotkań firmowych i innych wydarzeń.
• Skróty do popularnych dokumentów – najczęściej pobierane szablony, procedury, FAQ.

Strona główna powinna być przejrzysta i nieprzytłaczająca. Lepiej jest zawrzeć na niej mniej elementów, ale dobrze zaprojektowanych.

6. Bardzo dokładnie zaplanuj integracje

Platforma intranetowa rzadko działa w izolacji. Prawdziwa wartość ujawnia się, gdy intranet jest zintegrowany z innymi systemami firmowymi. Źle zaplanowane integracje to jedna z najczęstszych przyczyn opóźnień i przekroczenia budżetu w projektach intranetowych.

Inwentaryzacja systemów do integracji

Zacznij od stworzenia listy wszystkich systemów, z którymi intranet powinien się komunikować. Najczęstsze integracje to:

• Active Directory / LDAP – logowanie i zarządzanie użytkownikami. Pracownicy logują się tymi samymi danymi co do innych systemów firmowych, a dane (imię, nazwisko, dział, stanowisko) synchronizują się automatycznie.
• System HR – dane pracowników, urlopy, struktura organizacyjna. Katalog pracowników aktualizuje się automatycznie, a wnioski urlopowe trafiają do systemu kadrowego.
• Narzędzia komunikacyjne – MS Teams, Slack. Powiadomienia z intranetu trafiają do kanałów komunikacyjnych, gdzie pracownicy spędzają większość czasu.
• Systemy do zarządzania dokumentami – SharePoint, Google Drive. Dokumenty przechowywane w istniejących systemach wyświetlają się w intranecie bez konieczności migracji.
• Narzędzia do zarządzania projektami – Jira, Asana, Monday. Dashboardy projektowe i statusy zadań są widoczne w intranecie dla odpowiednich zespołów.
• Kalendarze i systemy rezerwacji – Outlook, Google Calendar, systemy rezerwacji sal. Eventy firmowe synchronizują się z kalendarzami pracowników, a rezerwacje sal dostępne są z poziomu intranetu.

Upewnij się, że wybrane oprogramowanie wspiera niezbędne integracje

Przed wyborem platformy intranetowej sprawdź, czy oferuje gotowe integracje z Twoimi systemami. Pytania do dostawcy:

• Czy platforma ma gotowe moduły integracyjne dla naszych systemów?
• Czy integracja wymaga dodatkowego licencjonowania?
• Jak wygląda synchronizacja danych – w czasie rzeczywistym czy okresowa?
• Czy integracja jest dwukierunkowa (odczyt i zapis) czy tylko jednokierunkowa?
• Jakie dane będą synchronizowane i jak często?
• Czy są ograniczenia techniczne lub limit API?

Jeśli intranet nie ma gotowej integracji z wybranym systemem, oceń koszt i czas stworzenia dedykowanej. Pamiętaj, że może to znacząco wpłynąć na budżet i harmonogram.

API i możliwości rozbudowy w przyszłości

Nie wszystkie integracje będą potrzebne od pierwszego dnia. Upewnij się, że wybrana platforma ma otwarte API, które pozwoli na dodanie nowych integracji w przyszłości bez konieczności zmiany całego systemu.

Sprawdź dokumentację API – czy jest kompletna, aktualna i zrozumiała? Czy są przykłady implementacji? Czy społeczność deweloperów jest aktywna? To sygnały, że rozbudowa będzie możliwa i nie będziesz uzależniony tylko od jednego dostawcy.

7. Zaprojektuj doświadczenie użytkownika (UX)

Nawet najbardziej funkcjonalny intranet nie będzie używany, jeśli jest trudny w obsłudze lub nieprzyjemny wizualnie. Dobre UX (user experience) to inwestycja, która zwraca się w postaci wyższego zaangażowania pracowników i efektywniejszej pracy.

Prostota i intuicyjność nawigacji

Pracownicy nie powinni zastanawiać się, gdzie znaleźć potrzebną informację. Nawigacja musi być oczywista i przewidywalna. Menu powinno być zawsze widoczne i w tym samym miejscu na każdej stronie. Używaj standardowych konwencji – logo w lewym górnym rogu prowadzi do strony głównej, wyszukiwarka na górze, główne menu w nagłówku lub bocznym panelu.

Ścieżka nawigacyjna (breadcrumbs) pokazuje użytkownikowi, gdzie się znajduje w strukturze intranetu i pozwala szybko wrócić poziom wyżej. Kluczowe funkcje i najczęściej używane sekcje powinny być dostępne maksymalnie w 2-3 kliknięciach od strony głównej.

Responsywność i dostępność mobilna

Coraz więcej pracowników korzysta z intranetu na smartfonach i tabletach – szczególnie ci pracujący zdalnie, w terenie lub w trybie hybrydowym. Intranet musi działać płynnie na wszystkich urządzeniach. Responsywny design automatycznie dostosowuje układ strony do rozmiaru ekranu. Menu przekształca się w hamburger menu na urządzeniu mobilnym, kolumny układają się pionowo, a przyciski stają się wystarczająco duże do kliknięcia palcem.

Dzięki responsywnemu designowi, Open Intranet bez problemów wyświetla się w wersji mobilnej.

Dostępność dla wszystkich pracowników

Intranet powinien być dostępny dla wszystkich pracowników, w tym osób z niepełnosprawnościami. To nie tylko kwestia etyczna, ale często też wymóg prawny.

Podstawowe zasady dostępności:

• odpowiedni kontrast tekstu i tła (czytelny dla osób z problemami ze wzrokiem),
• możliwość nawigacji klawiaturą bez myszy,
• alternatywne opisy dla grafik (dla czytników ekranu),
• czytelne czcionki i możliwość powiększenia tekstu bez utraty funkcjonalności.

Design spójny z identyfikacją wizualną firmy

Intranet to część ekosystemu marki – powinien wizualnie nawiązywać do identyfikacji wizualnej firmy. Używaj firmowych kolorów, czcionek i stylu graficznego. Nie kopiuj jednak ślepo strony firmowej – intranet ma inne cele i użytkowników. Może być mniej marketingowy, bardziej funkcjonalny, ale zachowując DNA marki. 

8. Budżet i harmonogram

Realistyczne planowanie budżetu i harmonogramu to klucz do sukcesu projektu intranetowego. Niedoszacowanie kosztów lub czasu prowadzi do frustracji, kompromisów jakościowych i utraty zaufania interesariuszy.

Realny harmonogram wdrożenia z buforem czasowym

Typowe rozwiązania intranetowe on-premise potrzebują od 3 do 6 miesięcy od koncepcji do uruchomienia, w zależności od złożoności systemu. 

Podstawowe fazy projektu to:

• discovery i planowanie (wywiady, analiza wymagań, wybór platformy),
• design i architektura informacji (projektowanie UX/UI, struktura menu),
• rozwój i konfiguracja (implementacja funkcjonalności, integracje, migracja treści),
• testy i poprawki (testy funkcjonalne, integracji, użyteczności),
• przygotowanie treści i szkolenia (content startowy, szkolenia dla redaktorów),
• uruchomienie i stabilizacja (soft launch, monitorowanie, szybkie poprawki).

Do tego planu należy jeszcze dodać 20-30% buforu czasowego na nieprzewidziane opóźnienia – problemy z integracjami, zmiany wymagań, opóźnienia w akceptacjach. 

Szybsze uruchomienie z intranetem typu open source

System Open Intranet umożliwia samodzielne wdrożenie bazowej wersji intranetu. Jeśli firma potrzebuje dodatkowych funkcjonalności, integracji czy migracji danych, nasi specjaliści z Droptica zajmują się dostosowywaniem oprogramowania do specyficznych wymagań. Dzięki temu dana organizacja nie musi czekać na system kilka miesięcy. Oprogramowanie jest szybko dostępne, a firma zbiera listę wymagań do rozbudowy podczas korzystania z intranetu na co dzień. 

Budżet obejmujący wszystkie koszty

Budżet intranetu to nie tylko koszt licencji oprogramowania (w przypadku systemów open source nie ma tej opłaty). Uwzględnij wszystkie składowe:

• Rozwój i wdrożenie – koszt platformy, design UX/UI, konfiguracja i dostosowanie, migracja danych. Jeśli korzystasz z zewnętrznego dostawcy, uwzględnij koszt godzin pracy zespołu.
• Integracje – każda integracja to dodatkowy koszt w czasie developmentu i potencjalnie w licencjach API. Niektóre systemy pobierają opłaty za dostęp do API lub mają limity wywołań wymagające płatnych planów.
• Szkolenia – szkolenia dla redaktorów i użytkowników końcowych, materiały szkoleniowe (filmy, dokumentacja), czas pracy wewnętrznych trenerów lub koszt zewnętrznych szkoleń.
• Utrzymanie i wsparcie (minimum pierwsze 12 miesięcy) – hosting i infrastruktura, aktualizacje bezpieczeństwa i funkcjonalne, wsparcie techniczne, monitoring i administracja. Typowy koszt utrzymania to 15-25% rocznego kosztu wdrożenia.
• Budżet na ulepszenia po starcie – zarezerwuj 10-20% budżetu na ulepszenia i poprawki w pierwszych 6-12 miesiącach. Feedback od użytkowników ujawni potrzeby, których nie przewidziałeś na etapie planowania.

Planowanie intranetu - podsumowanie

Planowanie intranetu to proces wymagający uwzględnienia wielu perspektyw – od strategii biznesowej, przez potrzeby użytkowników, aż po kwestie techniczne i bezpieczeństwo. Kluczem do sukcesu jest nie tylko dobre przygotowanie na etapie planowania, ale również elastyczność i gotowość do ciągłego doskonalenia systemu po jego uruchomieniu. 

Pamiętaj, że intranet to nie projekt jednorazowy, ale długoterminowa inwestycja w komunikację i efektywność Twojej organizacji. Im więcej czasu poświęcisz na staranne planowanie, tym większa szansa, że stworzysz narzędzie, które pracownicy będą rzeczywiście chcieli używać. Nasi specjaliści mogą pomóc ci w zaplanowaniu, wdrożeniu i rozwoju intranetu. 

***
Aktualizacja artykułu z 06.08.2020