Jak zaplanować przebudowę firmowej strony internetowej?

Nowoczesne strony internetowe w dużych organizacjach stanowią ważny element procesów biznesowych. Ich przeprojektowywanie lub budowa od zera stanowi zazwyczaj złożony projekt, w którym planowanie jest kluczem do prawidłowej realizacji, aby przebiegła ona bez problemów. Dla wielu firm ogromną niespodziankę stanowi fakt, jak ważna jest ich strona internetowa oraz ile rzeczy należy wziąć pod uwagę. Właśnie dlatego w tym artykule chcę pokazać, w jaki sposób należy przygotować się i zaplanować proces jej przeprojektowania. Można powiedzieć, że jest to pewnego rodzaju lista kontrolna.

Poszczególne kroki procesu zostały wymienione w logicznej kolejności, jednak w wielu przypadkach nie jest to kolejność chronologiczna. Niektóre spośród nich będą odbywały się jednocześnie. Konieczny będzie także powrót do niektórych punktów planu, nieuniknione są także iteracje projektu.

1. Określenie wszystkich interesariuszy

To tak naprawdę pierwszy krok w procesie planowania przeprojektowania strony internetowej. Strona firmowa pełni wiele funkcji i korzysta z niej wielu użytkowników. Nowy projekt interesuje tak naprawdę wszystkich – nie tylko działy marketingu czy sprzedaży. Z tego powodu należy się upewnić, że zostały uwzględnione wszystkie ważne interesy.

Określenie wszystkich interesariuszy pozwoli zagwarantować, że:

• żadne istotne kwestie i aspekty nowej strony internetowej nie zostaną przeoczone czy pominięte;
• oczekiwania wszystkich interesariuszy zostaną wzięte pod uwagę.

Napisaliśmy osobny artykuł, w którym prezentujemy sylwetki potencjalnych interesariuszy procesu przeprojektowania strony internetowej. Możesz zapoznać się z nim, aby lepiej poznać poszczególnych interesariuszy oraz określić ich potencjalny wpływ na projekt.

2. Analiza stosowanych rozwiązań

Przed zaplanowaniem nowej strony internetowej należy przeprowadzić pełną analizę dotychczasowego rozwiązania. W takiej sytuacji podejście na zasadzie „burzymy wszystko do fundamentów i budujemy nową stronę” może wydawać się kuszące, ale jego konsekwencje mogą być tragiczne. 

Głównym celem audytu istniejącej strony internetowej jest zebranie informacji na temat wszystkich danych i funkcji, które należy zachować. W szczególności, należą do nich:

• Audyt treści – jakie treści znajdują się obecnie na stronie internetowej i dlaczego?

Które treści przyciągają użytkowników?
Które treści są wymagane przez prawo?
Których treści najczęściej poszukują użytkownicy? Co wyszukują? Dlaczego?
Czy dane treści powinny zostać zachowane, usunięte, czy zmienione? 
 

• Ruch – w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony internetowej? Skąd się bierze ten ruch?

Które adresy URL stanowią źródło największej liczby odwiedzin strony? Jaki będzie plan dla każdego z nich?
Czy należy je zachować w celach związanych z SEO?
W jaki sposób działa SEO na obecnej stronie? W jaki sposób można uniknąć negatywnych konsekwencji?
Czy na stronie są jakieś odnośniki popularne w mediach społecznościowych?
 

• Narzędzia i dane – jakie są inne funkcje strony?

Czy prowadzi do zwiększania sprzedaży/generowania leadów? Czy znajdują się na niej formularze, które są wypełniane przez klientów?
Czy na stronie są jakiekolwiek lejki sprzedażowe, które są w użyciu lub które działają dobrze i warto byłoby je zachować?
Czy użytkownicy strony są śledzeni w jakikolwiek sposób? W jaki sposób zostaną przeniesione te rozwiązania?
W jaki sposób zostanie zapewniona porównywalność danych przed migracją i po niej?
Czy strona jest w jakikolwiek sposób zintegrowana z usługami zewnętrznymi? (CRM, ERP, innymi?)

Rzetelny audyt istniejącej strony internetowej jest bardzo ważny. Należy mieć pewność, że nie ulega zniszczeniu wartość, która jest już na stronie.

3. Planowanie przyszłości

Kiedy istniejące rozwiązania zostały przeanalizowane, a interesariusze zostali określeni, można wreszcie rozpocząć planowanie nowej strony internetowej.

Sporządzanie listy wszystkich elementów

Należy wymienić wszystkie ogólne sekcje, w których znajdą się treści na nowej stronie – np. strona główna, informacje/blog, produkty, instrukcje, dokumentacja, praca itp.
Następnie należy wymienić wszystkie funkcje, ścieżki użytkowników, wymagania, które należy wziąć pod uwagę. Sporządzona lista powinna obejmować wszystkie wymagania zebrane od interesariuszy, które zostały uznane za ważne i muszą zostać włączone w zakres projektu. 

Następnie należy wymienić wszystkie pozostałe funkcje, wymagania, elementy itd.
Najlepiej spisywać wszystko. 

Na tym etapie nie są wymagane wyczerpujące objaśnienia do każdego elementu, wystarczy prosta lista, która zawiera wszystkie kwestie, które należy wziąć pod uwagę. 
Po wykonaniu takiego podsumowania można przejść do szczegółowych specyfikacji.

Mapowanie nowej strony internetowej

Ten krok stanowi iteracyjny proces mapowania strony i planowania treści, połączony z przygotowywaniem schematów. Jego celem jest zaplanowanie, w jaki sposób wszystkie treści i elementy z listy zostaną rozmieszczone na nowej stronie internetowej. Stanem docelowym tego procesu jest moment, w którym wszystkie treści i funkcje witryny internetowej są w ogólny sposób zaplanowane na mapie strony. Najważniejsze strony (na przykład strona główna) mogą na tym etapie mieć uproszczone schematy lub opisy pokazujące, co będą zawierać.

Proces ten jest często iteracyjny. Bardzo trudno jest uwzględnić wszystkie wymagania przy pierwszej próbie. Dodatkowo rozpoczęcie procesu mapowania witryny często pozwala na uruchomienie kreatywności. Pojawiają się nowe, lepsze rozwiązania, które na tym etapie można naprawdę łatwo wdrożyć.

Z tego powodu skupienie się właśnie na tej części ma najwięcej sensu. Jest to moment, w którym najłatwiej i najtaniej jest wprowadzić zmiany w planie strony internetowej.

Jest to również najlepszy moment, aby włączyć w proces swoich interesariuszy. W zależności od tego, kim są i w które obszary się angażują, można rozmawiać z nimi na temat całej witryny internetowej lub jedynie jej poszczególnych elementów. Poziom szczegółowości dyskusji również będzie się różnił w zależności od osoby i jej kompetencji.

Wykaz wymogów funkcjonalnych

Nie wszystkie wymagania określone w czasie przygotowywania listy będą związane z treścią. Wiele spośród nich będzie skutkowało koniecznością sporządzenia dodatkowych specyfikacji, na przykład:

• SEO;
• Dostępność;
• Przepływy pracy redakcyjnej i redakcja;
• Specyfikacje wyszukiwania; 
• Obsługa wielu języków;
• Integracje z zewnętrznymi/wewnętrznymi systemami/usługami itp.

Należy uwzględnić wszystkie te elementy i ich specyfikacje. Na tym etapie nie muszą być one bardzo szczegółowe. Zalecamy raczej wysokopoziomowe opisy wymagań skupiające się raczej na celach, a nie na szczegółach faktycznego wdrożenia. Na przykład lepiej napisać: „redaktorzy powinni mieć możliwość dodawania nowych stron zbudowanych z sekcji” zamiast „klikając na przycisk DODAJ TREŚCI użytkownicy otworzą taki i taki formularz”. 

Ocena ram czasowych / budżetów / podejścia 

Po zakończeniu mapowania strony internetowej i zrozumieniu wszystkich wymagań, warto zrobić krok w tył i ocenić zakres projektu. 
Znając punkt wyjścia oraz cel, można oszacować wymagany zakres prac, przynajmniej bardzo ogólnie. Dzięki temu można ocenić: 

• jak wiele pracy będzie wymagało wdrożenie nowej strony;
• ile potrwają prace;
• jak wiele będzie kosztowało nowe rozwiązanie?

Często na tym etapie okazuje się, że cele są zbyt ambitne, by mogły zostać zrealizowane jednocześnie. Zazwyczaj powodem jest to, że:

Realizacja byłaby zbyt droga. Przewidziany budżet nie pozwoli na zrealizowanie wszystkich wymagań w danym cyklu budżetowym (na przykład roku rozliczeniowym), lub nie pozwoli na taki wydatek w ogóle.

Realizacja potrwa zbyt długo. Warto zaplanować realizację pierwszych korzyści płynących z nowego projektu na okres 6–8 miesięcy lub wcześniej. Jeśli osiągnięcie użytecznych rezultatów zajmuje dłużej, strona została nieprawidłowo zaplanowana. Realizacja takiego projektu będzie wiązała się z wywarciem presji na firmę i zagrożeniem obniżonej wartości rozwiązania. 

W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest dostosowanie planu. Można to zrobić na przykład przez:

• Rozdzielenie planu na etapy – zawsze doradzamy naszym klientom, aby podzielili wszystkie prace na etapy. Przede wszystkim duże projekty, zaplanowane na dłuższy okres, należy podzielić na etapy. Pierwsza część powinna być zaplanowana w taki sposób, aby osiągnąć wyniki w ciągu 6-8 miesięcy lub wcześniej. Kolejne etapy powinny być jeszcze krótsze – 2-4 miesięcy to idealny czas ich trwania. 
• Ograniczenie zakresu projektu – należy ocenić, czy wszystkie funkcje i elementy naprawdę są potrzebne. Być może cele biznesowe można osiągnąć nawet bez realizacji wszystkich pożądanych funkcji i komponentów?
• Uproszczenie planu – warto zastanowić się, czy którekolwiek z celów, które mają zostać osiągnięte, mogą zostać zrealizowane przy pomocy prostszych rozwiązań.

Po wykonaniu wszystkich tych kroków efektem końcowym powinien być projekt, który jest możliwy do zrealizowania w ramach czasowych i budżetowych.

5. Zebranie zespołu

Zespół odpowiedzialny za realizację strony internetowej, jest zazwyczaj zbierany w trakcie trwania projektu. Na różnych etapach dołączają nowi członkowie zespołu, a inni odchodzą. Zazwyczaj istnieje podstawowy zespół projektowy, który zajmuje się danym projektem od początku do końca, w którym działają inni uczestnicy dołączający do niego w określonych momentach.

Bardzo ważne jest stworzenie zespołu, który ma czas na realizację projektu. Stworzenie zespołu z grupy ludzi, którzy mają inne codzienne obowiązki nie zadziała. Zbudowanie dobrej strony internetowej wymaga czasu i wysiłku. Nie może tego skutecznie osiągnąć ktoś, kto ma na to zadanie tylko kilka godzin co dwa tygodnie.

6. Planowanie realizacji

Kiedy wszystkie elementy są już gotowe, można w końcu zaplanować harmonogram realizacji projektu. Droptica opiera swoją pracę na metodykach zwinnych, dlatego zawsze sugerujemy wybór zwinnego podejścia do budowania stron internetowych. Pomimo tego nadal uważamy, że dobry plan ma kluczowe znaczenie. Wyznaczenie jasnych celów oraz stworzenie harmonogramu pozwala na śledzenie postępów. Oczywiście plany można zmieniać i dostosowywać, ale należy to robić świadomie.

Warto stworzyć plan nakreślający wszystkie kroki, które muszą zostać wykonane, aby udało się dostarczyć nową stronę internetową w zakładanych ramach czasowych i budżetowych. Dzięki takiemu planowi będzie możliwe śledzenie postępów prac nad projektem.

To już jest koniec!

Dzięki realizacji wszystkich tych działań, udało Ci się opracować pełny plan rozwoju nowej witryny internetowej. Możesz teraz przystąpić do budowy swojej strony – jesteś do tego przygotowany znacznie lepiej niż wiele innych firm na rynku. 

Powodzenia!