SharePoint vs Open Intranet – porównanie kosztów i funkcjonalności intranetów

Chaos komunikacyjny i brak dostępu do informacji to problem, który dotyka większość współczesnych organizacji. Firmy coraz częściej szukają intranetu, który nie tylko usprawni komunikację wewnętrzną, ale także nie obciąży budżetu rosnącymi kosztami licencji. Open Intranet oferuje te same kluczowe funkcje co SharePoint, ale bez konieczności płacenia za każdego użytkownika – co czyni go atrakcyjną alternatywą dla organizacji chcących zachować kontrolę nad kosztami i rozwojem systemu.

SharePoint vs Open Intranet – wprowadzenie do porównania

SharePoint i Open Intranet to dwa fundamentalnie różne podejścia do budowania systemów intranetowych, które odpowiadają na te same potrzeby biznesowe, ale w odmienny sposób.

SharePoint jest platformą Microsoftu, która od lat dominuje na rynku rozwiązań intranetowych. To rozwiązanie typu SaaS (Software as a Service), które oferuje głęboką integrację z całym ekosystemem Microsoft – od Outlook i Teams, po Power Platform. Główną zaletą SharePointa jest jego gotowość "out of the box" oraz wsparcie giganta technologicznego, co przekłada się na stabilność i przewidywalność rozwoju.

Open Intranet jest darmowym systemem intranetowym typu open source opartym na Drupalu 10, dostarczanym jako gotowy do użycia zestaw startowy z wstępnie skonfigurowanymi modułami do komunikacji wewnętrznej, dzielenia się wiedzą i współpracy zespołowej. Kluczowymi różnicami są: pełna kontrola nad kodem źródłowym, możliwość hostingu we własnej infrastrukturze oraz brak zależności od pojedynczego dostawcy.

Funkcjonalności i możliwości obu platform

Porównanie SharePointa i Open Intranetu wykazuje, że obie platformy oferują podobne podstawowe funkcjonalności intranetowe, ale różnią się znacznie w podejściu do ich implementacji i rozwoju. SharePoint zapewnia gotowe rozwiązania zintegrowane z ekosystemem Microsoft 365, podczas gdy Open Intranet oferuje większą elastyczność i możliwości dostosowania dzięki architekturze open source.

Zarządzanie dokumentami i współpraca zespołowa

Zarządzanie dokumentami stanowi fundament każdego systemu intranetowego, a różnice między SharePointem a Open Intranetem są szczególnie widoczne w podejściu do kontroli wersji i organizacji plików. SharePoint oferuje zaawansowane biblioteki dokumentów z integracją z Microsoft 365, podczas gdy Open Intranet zapewnia elastyczne repozytorium oparte na systemie CMS Drupal. Obie platformy wspierają współpracę zespołową, ale w różny sposób podchodzą do współautorskiej edycji i zarządzania przepływami pracy.

Zarządzanie dokumentami w SharePoint

SharePoint oferuje zaawansowany system bibliotek dokumentów z pełną kontrolą wersji, gdzie każdy dokument może mieć wersje główne i pomocnicze. System automatycznego wersjonowania wykorzystuje sztuczną inteligencję do optymalizacji przechowywania. Istotną przewagą SharePointa jest głęboka integracja z Teams i OneDrive, umożliwiająca współautorską edycję w czasie rzeczywistym dokumentów Office bezpośrednio w przeglądarce.

Źródło: SharePoint Maven

Metadane zarządzane są przez Managed Metadata Service z centralnym magazynem terminów zapewniającym spójną taksonomię. System wspiera typy zawartości, umożliwiające różne szablony dokumentów i schematy metadanych, z granularnymi uprawnieniami na poziomie biblioteki, folderu lub pojedynczego dokumentu.

Zarządzanie dokumentami w Open Intranecie

Open Intranet oferuje scentralizowane repozytorium dokumentów oparte na zaawansowanym oprogramowaniu CMS Drupal. System zapewnia kontrolę wersji z śledzeniem historii zmian, klasyfikację dokumentów według kategorii i tagów oraz kontrolę dostępu ograniczającą określone pliki tylko do autoryzowanych użytkowników.

Platforma wykorzystuje AI do sugerowania powiązanej zawartości, automatycznie rekomendując użytkownikom istotne dokumenty. Wyszukiwanie pełnotekstowe obejmuje wszystkie dokumenty, artykuły i profile pracowników. Ponadto Drupal 10 zapewnia natywne wsparcie dla wielojęzyczności i zaawansowane zarządzanie mediami.

Komunikacja wewnętrzna i aktualności firmowe

Skuteczna komunikacja wewnętrzna to kluczowy element każdego intranetu, a sposób dystrybucji informacji różni się znacznie między platformami. SharePoint wykorzystuje SharePoint News z możliwością targetowania treści do określonych grup oraz zaawansowane funkcje współpracy dzięki integracji z Teams i OneDrive, podczas gdy Open Intranet oferuje elastyczny system aktualności z zaawansowanymi opcjami kategoryzacji. Obie platformy umożliwiają tworzenie kanałów informacyjnych, ale różnią się w podejściu do personalizacji i zarządzania przepływem informacji.

SharePoint News i komunikacja

SharePoint News zapewnia dystrybucję aktualności z targetowaniem do określonych grup odbiorców. Integracja z Teams i Viva Connections rozszerza zasięg komunikacji. System oferuje nowoczesne szablony wiadomości z możliwością dodawania obrazów, wideo i załączników.

Źródło: Segment News on your Intranet with the SharePoint News Webpart

SharePoint oferuje globalną nawigację, która pozwala użytkownikom płynnie przechodzić między różnymi witrynami firmowymi. Hub sites działają jak centra połączeń, grupując powiązane zespoły i projekty pod wspólnym menu nawigacyjnym i jednolitą identyfikacją wizualną. Współpraca zespołowa jest dodatkowo wspierana przez synchronizację z OneDrive, pozwalającą na bezproblemowe udostępnianie plików między członkami zespołu.

System aktualności w Open Intranecie

Open Intranet oferuje sekcję aktualności na stronie głównej, gdzie zawsze widoczne są najnowsze informacje, takie jak ogłoszenia, zmiany procedur czy ważne wydarzenia firmowe. Każdy wpis może zawierać zdjęcie, datę, tytuł oraz krótki opis. Pracownicy mają możliwość komentowania i polubienia newsów, co sprzyja większej interakcji i zaangażowaniu zespołu.

Dodając nowy wpis, można go oznaczyć konkretnymi tagami, które ułatwiają późniejsze wyszukiwanie i filtrowanie informacji według kategorii, takich jak wydarzenia firmowe czy aktualizacje procedur. Opcjonalnie można również dodać powiązane dokumenty, co jest przydatne np. w przypadku wprowadzenia nowych formularzy lub instrukcji. Ważniejsze newsy mogą być przypięte na górze listy dla lepszej widoczności.

System oferuje pełną historię wszystkich wpisów z intuicyjnym stronnicowaniem, umożliwiając pracownikom łatwe przeglądanie archiwalnych wiadomości firmowych.

Katalog pracowników i struktura organizacyjna

Katalog pracowników to jeden z najważniejszych elementów każdego intranetu, umożliwiający szybkie odnalezienie właściwych osób w organizacji. Obie platformy oferują różne podejścia do prezentacji struktury organizacyjnej i zarządzania danymi kontaktowymi. Kluczowe różnice dotyczą źródła danych, możliwości personalizacji oraz sposobów wyszukiwania i filtrowania informacji o pracownikach.

Katalog w SharePoint

SharePoint wykorzystuje profile Microsoft 365 z integracją Microsoft Entra ID (dawniej Azure AD) dla katalogów pracowników. System oferuje wyszukiwanie ekspertów z tagowaniem umiejętności. Profile automatycznie synchronizują się z danymi HR i systemem zarządzania tożsamością. Delve i Microsoft Graph wzbogacają profile o aktywność użytkowników, dokumenty i projekty, tworząc inteligentny katalog kompetencji organizacyjnych.

Źródło: How to use the Staff Directory web part in SharePoint

Katalog w Open Intranecie

Open Intranet oferuje katalog pracowników z możliwością filtrowania po dziale, lokalizacji i stanowisku, zawierający aktualne dane kontaktowe wszystkich członków organizacji. Katalog można przeszukiwać i filtrować według różnych kryteriów – imienia, nazwiska, działu czy lokalizacji biura, co skraca czas potrzebny na znalezienie odpowiedniego kontaktu.

System nie ma ograniczeń w strukturze profili użytkowników i może być dostosowany do dowolnych wymagań organizacyjnych, włączając niestandardowe pola, zdjęcia i informacje o kompetencjach.

System zgłoszeń i workflow

Procesy biznesowe i workflow stanowią kręgosłup efektywnego intranetu, automatyzując rutynowe zadania i zapewniając spójność procedur. Obie platformy oferują różne podejścia do tworzenia i zarządzania procesami - od gotowych rozwiązań po w pełni konfigurowalne systemy. Kluczowe różnice dotyczą elastyczności tworzenia procesów, ograniczeń systemowych i możliwości integracji z zewnętrznymi narzędziami.

Power Automate w SharePointcie

Power Automate oferuje ponad 40 akcji specyficznych dla SharePointa, włączając tworzenie, aktualizację i usuwanie elementów oraz zarządzanie uprawnieniami. Nowoczesne procesy zatwierdzania działają w zunifikowanym centrum zatwierdzeń Microsoft 365.

Power Automate ma ponad 300 łączników do systemów zewnętrznych, jednak przepływy mają 30-dniowy limit czasu wykonania.

Workflow w Open Intranecie

Drupal oferuje w pełni konfigurowalny silnik workflow bez ograniczeń czasowych wykonania. System wspiera wieloetapowe procesy zatwierdzania z możliwością tworzenia dowolnie złożonych przepływów pracy.

System zgłoszeń w Open Intranecie umożliwia tworzenie formularzy cyfrowych dla wniosków urlopowych, zgłoszeń IT i feedbacku pracowników. System oparty jest o moduł Webform, co pozwala tworzyć wiele różnych formularzy w zależności od specyfiki firmy.

Open Intranet może się integrować z popularnymi systemami zarządzania projektami takimi jak Jira, Asana czy Trello. Dzięki otwartej architekturze API platformy możliwe są także niestandardowe połączenia z dowolnymi zewnętrznymi narzędziami.

Interfejs użytkownika, mobilność i dostępność

Doświadczenie użytkownika (user experience) i dostępność na różnych urządzeniach to kluczowe czynniki adopcji intranetu przez pracowników. Obie platformy oferują nowoczesne interfejsy dostosowane do urządzeń mobilnych, ale różnią się podejściem do implementacji i zarządzania dostępnością. Kluczowe różnice dotyczą technologii interfejsu, strategii mobilnej oraz poziomu wsparcia dla standardów dostępności.

SharePoint - nowoczesny interfejs Microsoft

SharePoint wykorzystuje Fluent UI framework z responsywnym designem. Renderowanie po stronie klienta z dystrybucją CDN zapewnia szybsze czasy ładowania. Aplikacje mobilne SharePointa oferują kanał aktualności, wyszukiwanie, dostęp do witryn i zarządzanie plikami.

SharePoint deklaruje zgodność z WCAG 2.1 AA dla podstawowej funkcjonalności, jednak niektóre komponenty mogą nie spełniać pełnych standardów dostępności i wymagać dodatkowych rozwiązań firm trzecich.

Open Intranet - pełna responsywność

Open Intranet oferuje w pełni responsywny design zoptymalizowany dla urządzeń mobilnych dzięki Drupalowi 10. Podejście mobile-first zapewnia przyjazne dotykowi interfejsy ze spójnym doświadczeniem na wszystkich urządzeniach.

Drupal charakteryzuje się silnym wsparciem dla standardów dostępności i jest zgodny z WCAG 2.2 AA. System natywnie oferuje semantyczne znaczniki HTML, prawidłową hierarchię nagłówków i pełną obsługę nawigacji klawiaturowej, co nie wymaga instalowania dodatkowych rozszerzeń.

Personalizacja treści i targetowanie odbiorców

Personalizacja treści pozwala dostosować intranet do indywidualnych potrzeb użytkowników i grup organizacyjnych, zwiększając zaangażowanie i efektywność. Obie platformy oferują różne mechanizmy targetowania i personalizacji, ale różnią się elastycznością konfiguracji i zakresem możliwości. Kluczowe różnice dotyczą sposobów definiowania grup docelowych, poziomu granularności kontroli oraz ograniczeń systemowych w tworzeniu reguł personalizacji.

Targetowanie w SharePoint

SharePoint oferuje targetowanie treści używając grup Microsoft 365, list dystrybucyjnych i grup dynamicznych. Można targetować posty z aktualnościami, linki nawigacyjne i całe strony. System integruje się z Microsoft Entra ID dla zaawansowanych scenariuszy targetowania.

Targetowanie w SharePointcie ma swoje ograniczenia - wpływa jedynie na to, czy treść jest widoczna dla użytkownika, ale nie kontroluje rzeczywistego dostępu do niej. Dodatkowo system działa wyłącznie z grupami Microsoft 365, co ogranicza elastyczność konfiguracji.

Personalizacja w Open Intranecie

Drupal oferuje elastyczny system profili użytkowników z wieloma typami profili i niestandardowymi polami. Treści można targetować na podstawie ról użytkowników i uprawnień.

System oferuje szeroki zakres funkcji personalizacji: użytkownicy mogą zapisywać i oznaczać interesujące treści, korzystać z elementów motywacyjnych zwiększających zaangażowanie oraz uczestniczyć w zaawansowanych procesach zatwierdzania i publikowania.

Open Intranet nie ma ograniczeń w liczbie kryteriów targetowania czy złożoności reguł.

Możliwości dostosowywania i rozwoju

Elastyczność platformy i możliwości jej dostosowania do specyficznych potrzeb organizacji często decydują o długoterminowym sukcesie wdrożenia intranetu. Obie platformy oferują różne podejścia do rozwoju i personalizacji - od gotowych narzędzi low-code po pełne środowiska programistyczne. Kluczowe różnice dotyczą poziomu kontroli nad kodem źródłowym, wymaganych umiejętności technicznych oraz ograniczeń w zakresie możliwych modyfikacji.

SharePoint Framework (SPFx)

SharePoint Framework (SPFx) to narzędzie programistyczne pozwalające tworzyć niestandardowe rozwiązania przy użyciu popularnych technologii webowych jak React czy TypeScript. Powstałe aplikacje można wykorzystywać nie tylko w SharePointcie, ale także w Teams i Viva Connections. Dla mniej zaawansowanych użytkowników dostępna jest Power Platform, która umożliwia tworzenie aplikacji i automatyzację procesów bez programowania, korzystając z narzędzi Power Apps, Power Automate i Power BI.

Główne ograniczenia to mniejsza swoboda w dostosowywaniu wyglądu nowoczesnych witryn SharePoint oraz brak możliwości modyfikacji szablonów głównych stron. Tworzenie rozwiązań wymaga głębokiej znajomości narzędzi i technologii Microsoft, co może stanowić barierę dla zespołów nieznających tego ekosystemu.

Rozwój w Open Intranecie

Open Intranet, oparty na Drupalu 10, zapewnia pełną kontrolę nad funkcjonalnością systemu i jego wyglądem wizualnym. Platforma wykorzystuje modułową architekturę, która umożliwia korzystanie z tysięcy gotowych rozszerzeń dostępnych na stronie Drupal.org. System został zaprojektowany w oparciu o podejście API-first, oferując wsparcie dla nowoczesnych interfejsów RESTful i JSON API.

Możliwości dostosowania są praktycznie nieograniczone - programiści mogą tworzyć niestandardowe moduły w PHP, wykorzystywać zaawansowany system Views do prezentacji treści oraz definiować dowolne struktury zawartości dopasowane do potrzeb organizacji. Dzięki pełnemu dostępowi do kodu źródłowego możliwe są dowolne modyfikacje systemu bez ograniczeń narzucanych przez dostawcę oprogramowania.

Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami

Bezpieczeństwo korporacyjnego intranetu wymaga kompleksowego podejścia obejmującego zarówno techniczne zabezpieczenia, jak i zgodność z regulacjami prawnymi. SharePoint, wspierany przez infrastrukturę Microsoft 365, oferuje ponad 90 certyfikatów bezpieczeństwa i gotowe mechanizmy zgodności, podczas gdy Drupal 10 zapewnia pełną transparentność kodu źródłowego i elastyczność implementacji.

Sharepoint

SharePoint, w ramach ekosystemu Microsoft 365, posiada imponujący zestaw certyfikatów bezpieczeństwa, który sprawia, że platforma spełnia najbardziej rygorystyczne wymogi regulacyjne. Certyfikat ISO 27001:2022 podlega corocznym audytom niezależnych firm certyfikujących, obejmując całą infrastrukturę zarządzania bezpieczeństwem informacji. Dodatkowo Microsoft utrzymuje certyfikaty SOC 1 Type II i SOC 2 Type II, które są aktualizowane co pół roku i pokrywają bezpieczeństwo, dostępność, integralność przetwarzania oraz poufność danych.

Zarządzanie tożsamością realizowane jest przez Microsoft Entra ID, oferujące jednokrotne logowanie do ponad 1000 aplikacji SaaS, uwierzytelnianie wieloskładnikowe z opcjami biometrycznymi oraz dostęp warunkowy oparty na analizie ryzyka. System wspiera uwierzytelnianie bezhasłowe poprzez Windows Hello for Business i klucze bezpieczeństwa FIDO2.

Centrum zgodności Microsoft 365, znane obecnie jako Microsoft Purview, integruje ponad 300 wbudowanych ocen regulacyjnych. Organizacje otrzymują w czasie rzeczywistym wskaźnik zgodności (Compliance Score) z rekomendacjami poprawy. System Data Loss Prevention chroni przed wyciekiem danych w Exchange Online, SharePointcie, OneDrive’ie, Teams oraz na urządzeniach końcowych z Windowsem 10/11 i macOS.

Security Operations Centers i Microsoft Security Copilot

Microsoft utrzymuje całodobowe Security Operations Centers z globalnym zasięgiem, analizując 43 biliony sygnałów bezpieczeństwa dziennie. System Microsoft Defender XDR zapewnia skoordynowaną ochronę punktów końcowych, tożsamości, poczty e-mail i aplikacji chmurowych. Krytyczne podatności otrzymują łatki awaryjne w ciągu 24-48 godzin od wykrycia aktywnego wykorzystania.

Microsoft Security Copilot wykorzystuje AI do automatycznego badania i reagowania na incydenty. System oferuje zautomatyzowane wykrywanie zagrożeń z analizą behawioralną i możliwościami automatycznej naprawy.

Open Intranet

Model bezpieczeństwa Drupala opiera się na transparentności kodu źródłowego i zaangażowaniu społeczności. Drupal Security Team, wspierany przez tysiące deweloperów, zapewnia ciągłą analizę i szybkie łatanie podatności. System publikuje aktualizacje bezpieczeństwa raz w tygodniu dla projektów społecznościowych i raz w miesiącu dla rdzenia systemu.

Zgodność z RODO realizowana jest poprzez ekosystem ponad 40 dedykowanych modułów. Moduł GDPR oferuje kompleksowe narzędzia do zarządzania prawami podmiotów danych, w tym automatyczne usuwanie, anonimizację i eksport danych osobowych. EU Cookie Compliance zapewnia zarządzanie banerami cookies z opcjami opt-in/opt-out oraz blokowaniem JavaScript. System pozwala na śledzenie historii zgód dla każdego użytkownika i generowanie raportów zgodności.

Zarządzanie użytkownikami w Drupalu 10 wykorzystuje zaawansowany system kontroli dostępu oparty na rolach (RBAC) z nieograniczoną liczbą ról niestandardowych. System oferuje kontrolę dostępu na poziomie pól, węzłów i taksonomii. Integracja z LDAP i Active Directory realizowana jest przez dedykowany moduł LDAP z pełną synchronizacją katalogów, automatycznym tworzeniem użytkowników i mapowaniem atrybutów. Wsparcie dla SAML 2.0 umożliwia integrację z dowolnymi dostawcami tożsamości enterprise, podczas gdy moduły OAuth/OpenID Connect zapewniają elastyczną autentykację federacyjną.

W Open Intranecie można nadawać dostęp użytkownikom spoza organizacji (np. kontraktorom, podwykonawcom, wolontariuszom) do wybranych przestrzeni roboczych bez złożonych procesów tożsamościowych. W ekosystemie Microsoft 365 jest to również możliwe, ale często wymaga formalnych procedur zapraszania, zarządzania tożsamością i zgodności, co bywa utrudnieniem przy krótkotrwałych zespołach projektowych (np. organizacja konferencji).

Bezpieczeństwo kodu

Bezpieczeństwo kodu w Drupalu 10 działa na zasadzie wielowarstwowej ochrony, która automatycznie zabezpiecza przed najczęstszymi zagrożeniami internetowymi wymienionymi w OWASP Top 10. System używa specjalnych zabezpieczeń bazy danych zwanych "prepared statements", które uniemożliwiają atakującym wstrzykiwanie złośliwego kodu SQL. Drupal automatycznie czyści wszystkie dane wyświetlane użytkownikom, co chroni przed atakami typu XSS (cross-site scripting), gdzie atakujący próbuje wstrzyknąć szkodliwy kod JavaScript.

Wszystkie formularze i żądania AJAX są chronione specjalnymi tokenami CSRF, które zapobiegają wykonywaniu nieautoryzowanych działań w imieniu zalogowanego użytkownika. Hasła użytkowników są kodowane zaawansowanym algorytmem SHA512, przy czym każde hasło ma unikalny dodatkowy kod zabezpieczający, co uniemożliwia ich odszyfrowanie nawet w przypadku włamania do bazy danych.

Moduły Drupala wspierające bezpieczeństwo

Drupal posiada wbudowany system monitorowania, który zapisuje wszystkie ważne zdarzenia w systemie i pozwala administratorom określić, jak długo te zapisy mają być przechowywane. Moduł Login Security działa jak cyfrowy ochroniarz - wykrywa próby włamania przez wielokrotne próby logowania (ataki brute force), blokuje podejrzane adresy IP i wprowadza coraz dłuższe opóźnienia po każdej nieudanej próbie logowania.

Moduł Security Review to automatyczny audytor bezpieczeństwa, który regularnie skanuje system i sprawdza jego konfigurację pod kątem znanych luk w zabezpieczeniach, informując administratorów o potencjalnych problemach. Moduł Paranoia pełni rolę dodatkowego strażnika - ogranicza możliwość wykonywania niebezpiecznego kodu PHP i śledzi wszystkie ryzykowne działania administratorów, ostrzegając przed podejrzanymi operacjami.

SharePoint vs Open Intranet - porównanie wydatków miesięcznych

Przeanalizowaliśmy miesięczne wydatki związane z korzystaniem z SharePointa oraz Open Intranetu. Wszystkie kalkulacje prezentujemy dla firmy liczącej 1000 osób. Jeśli Twoja organizacja ma np. 3000 pracowników, wstępnie możesz oszacować budżet, mnożąc wartości razy trzy.

Wydatki miesięczne dla Microsoft SharePoint/365 (1000 użytkowników)

SharePoint może być kupiony samodzielnie albo stanowić część pakietu Office 365, dlatego poniżej przedstawiamy dwie tabele z cenami. Ceny zostały przygotowane na bazie aktualnej oferty ze strony microsoft.com.

Kursy walut (29.08.2025): EUR/PLN = 4,26, USD/PLN = 3,65

SharePoint Standalone (bez Microsoft 365)

Microsoft 365 Business (zawiera SharePoint Plan 1)

Wydatki miesięczne Open Intranet (1000 użytkowników)

Rekomendujemy Platform.sh jako domyślny hosting dla klientów Droptica ze względu na stabilność działania i dobre wsparcie. W razie potrzeby jest możliwa migracja do opcji Enterprise z gwarantowanym SLA 99,9% oraz czasem reakcji 1h na pilne zgłoszenia supportowe. Można też dokupić dodatkowe opcje zaawansowanego backupu.

Tabela rekomendowanych planów Platform.sh w zależności od skali użytkowania:

Informacje o domyślnie rekomendowanej opcji na Platform.sh dla 1000 użytkowników:

• Plan: Large High Memory (4.11 vCPU & 8 GB RAM)
• Cena bazowa: €269.75/miesiąc (1,163 PLN/miesiąc przy kursie 4,30 PLN/EUR)
• Storage w pakiecie: 5GB
• Dodatkowy storage 100GB: €2.20/5GB × 20 = €44.00/miesiąc (190 PLN/miesiąc)
• Hosting + 100GB storage: 1,163 + 190 = 1,353 PLN/miesiąc

Nie tylko hosting przy rozwiązaniach open source

Przy hostowaniu aplikacji opartych na technologii open source trzeba dodatkowo uwzględnić koszty aktualizacji bezpieczeństwa - to stały element utrzymania. Gdy intranet działa wyłącznie w sieci wewnętrznej i jest dostępny tylko dla pracowników (biuro/VPN), częstotliwość aktualizacji można ograniczyć, ale nie należy z nich rezygnować. Brak aktualizacji utrudnia rozwój (np. niekompatybilne moduły Drupala, problemy z wdrażaniem nowych funkcji w Open Intranecie). Tego obowiązku nie ma w modelu SaaS, dlatego w tabeli – poza samym hostingiem – pokazujemy również warianty związane z bezpieczeństwem. Pozwala to dobrać poziom wsparcia do potrzeb zespołu i ryzyka operacyjnego.

Prezentujemy trzy praktyczne warianty pracy:

• Monitoring bezpieczeństwa Drupala. Monitorujemy system i informujemy o konieczności aktualizacji. Klient każdorazowo decyduje, czy zleca prace. W środowiskach zamkniętych takie działania można wykonywać rzadziej.
• Monitoring + aktualizacje. W stałej miesięcznej opłacie realizujemy aktualizacje bezpieczeństwa niezależnie od częstotliwości (raz czy kilka razy w miesiącu – koszt jest stały).
• Monitoring + aktualizacje + Xh developmentu. Najczęściej wybierany pakiet z pulą godzin na rozwój. Organizacje korzystające z intranetu regularnie zgłaszają pomysły na ulepszenia. Stała pula (np. 40/70/100 h) zapewnia dostępność zespołu i szybkie wdrożenia.

Open Intranet On-Premise (1000 użytkowników)

Poniżej prezentujemy wydatki miesieczne dla Open Intranetu na Platform.sh dla 1000 użytkowników i 100GB storage.

SharePoint Plan 1 (standalone) vs Open Intranet On-Premise (podstawowy) dla 1000 użytkowników

Scenariusz 2: Microsoft 365 Business Standard vs Open Intranet On-Premise (z pakietem wsparcia)

Dodatkowe koszty

W porównaniach warto jasno rozdzielić koszty stałe od zmiennych. Do stałych kosztów miesięcznych zaliczamy przede wszystkim opłaty licencyjne/subskrypcyjne (w przypadku Microsoft 365/SharePoint) lub hosting i utrzymanie środowisk (w przypadku Open Intranetu na Platform.sh). Do tego dochodzą stałe elementy wsparcia, takie jak monitoring bezpieczeństwa, aktualizacje oraz ewentualne umowy SLA. To są wydatki powtarzalne, przewidywalne i łatwe do zaplanowania w budżecie OPEX (Operating Expenditure – koszty operacyjne).

Obok kosztów stałych pojawiają się koszty zmienne – najczęściej w formie pakietów godzinowych na rozwój i utrzymanie. W Open Intranecie praktycznie każdy klient po starcie systemu chce go rozwijać, dlatego często wybierane są pakiety 40/70/100h miesięcznie. W świecie SharePointa obraz jest podobny - organizacje potrzebują osoby lub zespołu do konfiguracji, rozbudowy funkcji i integracji. Różnica polega na tym, że w modelu pakietów płacimy za realny czas pracy nad konkretnymi usprawnieniami, a nie za samą możliwość ich wykonania.

Niezależnie od wybranego rozwiązania trzeba także uwzględnić koszty początkowe – wdrożenia i dostosowania intranetu do specyfiki organizacji (migracje, integracje, uprawnienia, szkolenia). Zazwyczaj wycenia się je jako oszacowany czas realizacji (liczba godzin) pomnożony przez stawkę godzinową.

Istotna obserwacja z rynku: stawki w ekosystemie PHP/Drupala są często niższe niż w ekosystemie wdrożeniowców Microsoft. Ma to realny wpływ na całkowity koszt posiadania (TCO) i warto to uwzględniać przy podejmowaniu decyzji inwestycyjnych.

Dla kogo SharePoint, a dla kogo Open Intranet?

Wybór między SharePointem a Open Intranetem zależy przede wszystkim od specyficznych potrzeb organizacji, budżetu i możliwości technicznych. Każda z platform sprawdza się w innych scenariuszach biznesowych.

Idealne scenariusze dla SharePointa

SharePoint to naturalna opcja dla organizacji już korzystających z ekosystemu Microsoft 365, gdzie wartość dodana płynie z bezproblemowej integracji z Teams, Outlookiem i innymi narzędziami Microsoft. Sprawdza się doskonale w firmach wymagających szybkiego wdrożenia z gotowymi szablonami i certyfikowaną zgodnością z regulacjami branżowymi.

SharePoint jest szczególnie polecany dla organizacji o tradycyjnej strukturze IT, które priorytetyzują stabilność i przewidywalność kosztów nad elastycznością rozwoju. Firma zatrudniająca do 200 pracowników, działająca w regulowanym sektorze jak finanse czy opieka zdrowotna, znajdzie w SharePointcie rozwiązanie spełniające wymogi zgodności bez dodatkowych inwestycji w rozwój.

SharePoint to dobry wybór dla organizacji, które:

• potrzebują szybkiego wdrożenia (tygodnie nie miesiące),
• mają ograniczone zasoby IT lub preferują model SaaS,
• wymagają głębokiej integracji z Microsoft 365,
• działają w środowiskach wymagających certyfikowanej zgodności,
• cenią wsparcie globalnego dostawcy i przewidywalne koszty operacyjne.

Kiedy warto wybrać Open Intranet?

Open Intranet jest rozwiązaniem dla organizacji ceniących niezależność technologiczną i kontrolę nad długoterminowymi kosztami, szczególnie przy większej liczbie użytkowników. System sprawdza się doskonale w firmach wymagających niestandardowych funkcjonalności, głębokiej personalizacji czy specyficznych integracji branżowych.

Kluczową przewagą są znaczące oszczędności przy większej skali - dla 1000 użytkowników różnica kosztów może wynosić nawet 2,7 mln PLN w okresie 5 lat w porównaniu z Microsoft 365 Business Standard. Oparty na Drupalu system idealnie sprawdza się w organizacjach o złożonej strukturze, wymagających elastycznych przepływów pracy czy zaawansowanego targetowania treści.

Open Intranet to idealny wybór dla firm, które:

• zatrudniają powyżej 200-500 pracowników (większe oszczędności),
• potrzebują pełnej kontroli nad funkcjonalnością i danymi,
• wymagają niestandardowych integracji z systemami branżowymi,
• chcą uniknąć uzależnienia od pojedynczego dostawcy (vendor lock-in),
• mają zespół IT zdolny do współpracy z dostawcą open source,
• potrzebują dostępu dla użytkowników zewnętrznych bez złożonych procedur tożsamościowych,
• priorytetyzują długoterminową kontrolę kosztów nad natychmiastową gotowością.

Kluczowe pytania przy wyborze rozwiązania

Przy podejmowaniu decyzji warto rozważyć kilka fundamentalnych kwestii:

1. Ekosystem technologiczny: Czy organizacja korzysta już z Microsoft 365 i czy integracja z tym ekosystemem przynosi realną wartość dodaną?
2. Skala i perspektywa: Jak kształtuje się planowana liczba użytkowników w perspektywie 3-5 lat?
3. Zasoby techniczne: Czy organizacja ma własny zespół IT zdolny do współpracy przy utrzymaniu systemu open source, czy preferuje pełny outsourcing do dostawcy SaaS?
4. Wymagania funkcjonalne: Czy firma potrzebuje standardowych funkcjonalności, czy intranetu z możliwością głębokiego dostosowania pod konkretne procesy biznesowe?
5. Strategia bezpieczeństwa: Czy wymagana jest pełna kontrola nad danymi i infrastrukturą, czy wystarczające jest zaufanie do dostawcy chmurowego?
6. Budżet i model kosztów: Czy organizacja preferuje przewidywalne koszty operacyjne (OPEX) czy gotowa zainwestować w długoterminową oszczędność?

Jeśli odpowiedzi na te pytania kierują Cię w stronę systemu open source’owego, chętnie pokażemy Ci możliwości Open Intranetu podczas bezpłatnej konsultacji.