Jak zwiększyć zaangażowanie pracowników? 3 przydatne formularze w intranecie

Sprawna komunikacja wewnętrzna to podstawa efektywnej pracy w każdej organizacji. W tym artykule pokażę, jak trzy proste formularze mogą całkowicie zmienić sposób, w jaki Twoja firma komunikuje się wewnętrznie. Dzięki takim rozwiązaniom możesz angażować pracowników w budowanie kultury firmy, pomagać działowi HR w podejmowaniu lepszych decyzji oraz tworzyć treści, które rzeczywiście interesują zespół. Artykuł bazuje na moim filmie z kanału Nowoczesny Drupal. 

W tym artykule:

• Dlaczego warto przenieść formularze z maili do intranetu?
• 1. Formularz eNPS
• 2. Formularz dotyczący szkoleń i rozwoju pracowników
• 3. Formularz do zgłaszania newsów firmowych
• Dodatkowe usprawnienia i automatyzacja
• Większe zaangażowanie pracowników dzięki formularzom w intranecie

Dlaczego warto przenieść formularze z maili do intranetu?

W większości firm działy HR wysyłają różne formularze i ankiety, ale robią to najczęściej przez osobne narzędzia - maile, zewnętrzne platformy ankietowe czy linki do Google Forms. Problem polega na tym, że pracownicy dostają linki na maila, a następnie mają wypełnić ankietę w zupełnie innym systemie, co często jest niewygodne. Potem często zapominają albo odkładają uzupełnienie formularza na później i ostatecznie nigdy tego nie robią.

Formularze w intranecie zapewniają bardzo dużą wygodnę pracownikom, którzy codziennie odwiedzają intranet, sprawdzają aktualności, szukają dokumentów, korzystają z bazy wiedzy czy narzędzi firmowych. Kiedy formularz jest w tym samym miejscu co reszta ich pracy, odsetek odpowiedzi znacznie rośnie.

Dodatkową korzyścią jest to, że wszystkie dane są w jednym miejscu. Dział HR nie musi przeskakiwać między różnymi systemami, żeby zobaczyć wyniki ankiet lub zgłoszenia.To wszystko przekłada się na większą skuteczność komunikacji wewnętrznej.

1. Formularz eNPS

Pierwszy formularz to Employee Net Promoter Score (eNPS) - prosty wskaźnik, który pokazuje, jak bardzo pracownicy są zadowoleni z pracy w firmie. Główne pytanie w tym formularzu brzmi: "Jak prawdopodobne jest, że polecisz naszą firmę jako miejsce pracy?" Pracownicy odpowiadają w skali od 0 do 10.

Formularz nie kończy się jednak na tym jednym pytaniu. Najważniejsze są pytania dodatkowe, które pojawiają się w zależności od udzielonej odpowiedzi. Jeśli ktoś da niską ocenę (0-6), możemy zapytać, dlaczego dał taką ocenę i co można poprawić w firmie. Jeśli ktoś da wysoką ocenę (9-10), możemy zapytać, co najbardziej mu się podoba w firmie i wykorzystać później te informacje na cele wewnętrzne lub w ogłoszeniach rekrutacyjnych.

Korzyści z regularnego pomiaru eNPS

Pomiar eNPS w działaniach HR daje kilka istotnych korzyści. Po pierwsze, pozwala wcześniej wykryć problemy z zaangażowaniem pracowników. Jeżeli mierzymy ten wskaźnik regularnie, widzimy, czy wynik spada, zwiększa się, czy pozostaje na tym samym poziomie. Jeśli wynik spada, możemy zareagować zanim ludzie zaczną odchodzić z firmy. Po drugie, można zidentyfikować ambasadorów marki - pracowników, którzy dają wysokie oceny i chwalą firmę. Możemy więcej z nimi pracować, żeby wykorzystać ich pozytywne podejście do firmy. Po trzecie, dostajemy konkretne sugestie, co poprawić. To często nie są ogólne uwagi typu "lepsze warunki pracy", ale konkretne rzeczy, na przykład "za głośno w open spasie" albo "za mało możliwości rozwoju".

Pomiar eNPS w organizacji daje nam również możliwość porównania naszych wyników z innymi firmami. Są różnego rodzaju badania i dane, które można znaleźć w internecie, więc można sprawdzić, jak nasza firma wypada na tle konkurencji.

Można też mierzyć skuteczność działań HR - na przykład wprowadziliśmy pracę zdalną lub hybrydową i możemy sprawdzić, jak taka zmiana wpłynie na wynik eNPS. To pozwala obiektywnie ocenić, czy wprowadzone zmiany rzeczywiście wpływają pozytywnie na satysfakcję pracowników.

Jak zbudować formularz eNPS w Open Intranecie?

Formularz eNPS można łatwo zbudować w systemie Open Intranet za pomocą modułu Webform. Open Intranet to darmowy system intranetowy typu open source, który stworzyła Droptica. Możesz go pobrać, zainstalować i używać bez żadnych licencji czy ukrytych kosztów. Oprogramowanie jest oparte na Drupalu, dlatego daje pełną swobodę i elastyczność w dostosowaniu go do potrzeb danej organizacji. Wbudowane są już takie funkcje jak newsy firmowe, baza wiedzy, dokumenty, katalog pracowników, kalendarz wydarzeń i system do tworzenia formularzy.

Domyślnie po instalacji Open Intranetu mamy w sekcji Help & Requests jeden formularz do zgłaszania pomocy lub wniosków, ale możemy ich dodać znacznie więcej. Jeśli przejdziemy do sekcji Struktura > Webforms, zobaczymy listę formularzy, która wygląda podobnie jak zakładka z treścią. Jest przycisk Add webform i lista poniżej z opcjami filtrowania. Gdy dodamy nowy formularz, możemy go stworzyć od podstaw.

Formularz eNPS składa się z kilku elementów. Najpierw mamy główne pytanie z oceną od 0 do 10. Jeśli użytkownik wybierze 9, pojawi się dodatkowe pole z pytaniem Co najbardziej ci się podoba w firmie? Jeśli wybierze 8 lub 7, to pole zniknie, a jeśli wybierze 6 lub mniej, pojawi się pytanie Co sprawia, że nie poleciłbyś naszej firmy? W eNPSie wszystkie oceny do 6 traktujemy jako "nie poleca", 7-8 jako "neutralny", a 9-10 jako "poleca". Warunki ustawiamy w konfiguracji pól - domyślnie pole jest ukryte, a jeżeli ocena jest mniejsza lub równa 6, pole ma status widoczne. Podobnie jest z drugim polem - jeżeli ocena jest większa lub równa 9, ma status widoczne.

Następnie mamy w formularzu pytanie dodatkowe Co można poprawić oraz opcjonalne pole Podpisz się. To pole jest szczególnie przydatne, jeśli pracownik chce zostawić jakąś wiadomość lub feedback i chciałby, żeby ktoś z HR-u albo przełożony o tym z nim podyskutował. W takim przypadku powinien się podpisać, aby możliwy był dalszy kontakt.

Ważna kwestia anonimowości

Poza podanym powyżej przypadkiem, bardzo istotne jest, żeby formularz eNPS był anonimowy. Można to zrobić przez oznaczenie opcji Anonymous submission, która pojawia się po dodaniu dodatkowego modułu Webform anonymous submission.

Gdy formularz jest wypełniony, w zakładce Results widać, że wypełnił go "użytkownik anonimowy", więc nie wiadomo, kto go uzupełnił. Dzięki temu pracownicy czują się bezpiecznie i mogą odpowiadać szczerze.

2. Formularz dotyczący szkoleń i rozwoju pracowników

Zazwyczaj dział HR planuje szkolenia odgórnie, często nie trafiając w potrzeby pracowników. Formularz z propozycją szkoleń to sposób na odwrócenie tego procesu - pracownik wypełnia formularz, gdzie podaje temat szkolenia i uzasadnia, dlaczego jest mu potrzebne. Często specjalista, który jest najbliżej danego procesu, lepiej wie, jakie szkolenia są niezbędne.

Formularz można zbudować tak, żeby miał dodatkowe pola oprócz samego tematu:

• preferowana forma szkolenia (online, stacjonarne, warsztaty),
• termin, kiedy szkolenie powinno się odbyć,
• korzyści dla firmy lub zespołu,
• szacowany koszt (często pracownicy już wiedzą, jakie są oferty danych szkoleń).

Dzięki takiemu formularzowi specjaliści z działu HR mają od razu pełny obraz potrzeb szkoleniowych i wszystkie szczegóły. Formularz przynosi korzyści dla obu stron - pracownik może łatwo zgłosić swoje oczekiwania rozwojowe, a dział HR może dokładnie zobaczyć, jakie potrzeby szkoleniowe mają pracownicy.

Jak zbudować formularz propozycji szkoleń w Open Intranecie?

Formularz do zbierania propozycji szkoleń można łatwo zbudować w sekcji Struktura > Webforms. Po dodaniu nowego formularza możemy go skonfigurować z różnymi polami dostosowanymi do potrzeb firmy.

Podstawowy formularz zawiera następujące pola:

• Temat szkolenia - pole tekstowe z przykładowym tekstem jako podpowiedzią, żeby użytkownicy wiedzieli, co mogą tutaj wpisać. Gdy zaczną wpisywać, podpowiedź automatycznie zniknie.
• Planowana forma szkolenia - pole wyboru z opcjami takimi jak online, stacjonarne, warsztaty. Można oczywiście dodać nowe opcje albo usunąć istniejące, aby dostosować pole do specyfiki firmy.
• Termin - pole wyboru, gdzie dostępne są opcje w W tym kwartale, W tym półroczu, W tym roku oraz Termin elastyczny.
• Korzyści - pole tekstowe opisujące korzyści dla pracownika lub zespołu, np. będę szybciej pracować w Excelu.
• Szacowany koszt - pole z gotowymi widełkami cenowymi do wyboru. Można to skonfigurować jako listę rozwijaną z różnymi przedziałami kosztów, dostosowaną do budżetu firmy.
• Czas trwania - pole wyboru z konkretnie określonym czasem.
• Dodatkowe uwagi - opcjonalne pole na dodatkowe informacje.

Praktyczne wskazówki dotyczące konfiguracji

Opisane powyżej pola są przykładowe i każda firma może je dostosować do swoich potrzeb. Można zacząć od prostszego formularza, a później go rozbudowywać, lub odwrotnie - rozpocząć od pełnej wersji i w razie potrzeby upraszczać. Ważne jest, żeby nie wszystkie pola były obowiązkowe, zwłaszcza jeśli formularz ma dużo elementów. Użytkownikom może nie chcieć się wypełniać zbyt długich formularzy.

Budowanie formularza wygląda bardzo podobnie do tworzenia innych rodzajów zawartości w Drupalu - dodajemy pola różnego typu (tekst, lista wyboru, pole tekstowe wielowierszowe) i konfigurujemy je według potrzeb. Wszystko można łatwo zmodyfikować później, gdy firma pozna swoje dokładne potrzeby w zakresie zbierania propozycji szkoleń.

3. Formularz do zgłaszania newsów firmowych

Problemem w wielu firmach jest to, że działy komunikacji i HR mają system do publikacji newsów firmowych, ale często nie wiedzą, co się dzieje w firmie i w poszczególnych zespołach. W efekcie wiadomości w intranecie są mało ciekawe, oderwane od rzeczywistości i raczej nie przyciągają uwagi pracowników.

Formularz propozycji newsów w intranecie to sposób na to, żeby pracownicy sami zgłaszali interesujące historie ze swojej pracy. Pracownik może wybrać typ newsa - czy to ma być osobna wiadomość, czy krótka informacja do miesięcznego newslettera.

Osoba zgłaszająca dany temat, może także wybrać kategorię newsa, przykładowo:

• sukcesy zespołu,
• nowy klient,
• nowy pracownik,
• ciekawe wyzwania na projekcie i sposoby ich rozwiązania,
• osiągnięcia,
• wydarzenia organizowane przez pracowników.

Można dodać też pola typu dział lub zespół, którego dotyczy dany news - to pomoże w ich kategoryzacji. Istotne jest również pole na przesłanie plików, na przykład zdjęć, żeby w wiadomości, która będzie opublikowana, dało się wykorzystać te materiały.

Korzyści z formularza do zgłaszania newsów

Taki formularz rozwiązuje kilka problemów w firmie:

• Zmniejsza obciążenie działu komunikacji wewnętrznej - zamiast samemu szukać i pytać się o tematy, dostają gotowe propozycje.
• Buduje poczucie współodpowiedzialności za komunikację firmową - pracownicy czują, że mają większy wpływ na to, o czym firma mówi.
• Zwiększa transparentność w firmie - ludzie widzą sukcesy innych zespołów, dowiadują się o ciekawych projektach i wyzwaniach.
• Nic ważnego nie umknie uwadze - zamiast polegać na tym, co można się przypadkowo dowiedzieć przy kawie, mamy system, który zbiera informacje od całej firmy.

Jak zbudować formularz do zbierania propozycji newsów w Open Intranecie?

Tego typu formularz można zbudować w sekcji Struktura > Webforms, podobnie jak pozostałe formularze w systemie. Formularz Zgłoszenie newsa składa się z kilku kluczowych pól, które pomagają uporządkować proces zbierania i publikacji wiadomości firmowych.

Podstawowe pola formularza:

Typ newsa - pole wyboru, gdzie można ustalić, czy to ma być osobna wiadomość, czy podsumowanie miesiąca. Często firmy publikują dwa typy wiadomości: pojedyncze newsy dotyczące konkretnych wydarzeń oraz najważniejsze wiadomości z całego miesiąca publikowane jako jedno podsumowanie.

Kategoria - lista rozwijana z takimi opcjami jak Sukcesy zespołu, Nowy klient czy Osiągnięcia.

Tytuł - pole tekstowe na tytuł newsa.

Opis wydarzenia - pole tekstowe wielowierszowe na szczegółowy opis.

Dział - pole wyboru określające, którego działu dotyczy news, co pomaga w kategoryzacji.

Pilność - bardzo przydatne pole do określenia, kiedy dana informacja powinna się znaleźć w intranecie.

Pliki - pole na przesłanie dodatkowych materiałów.

Osoba kontaktowa - pole opcjonalne, jeśli to nie jest osoba wypełniająca formularz. Można podać kontakt do innej osoby, która może udzielić dodatkowych informacji.

Konfiguracja i dostosowanie

Podobnie jak w przypadku innych formularzy, wszystkie pola można dodać, usunąć lub zmienić ich kolejność według potrzeb firmy. Listy wyboru (kategorie, działy, pilność) można łatwo modyfikować, dodając nowe elementy lub usuwając niepotrzebne.

Formularz buduje się standardowo w module Webform - dodajemy pola różnego typu (select, text field, textarea) i konfigurujemy je zgodnie z potrzebami organizacji.

Dodatkowe usprawnienia i automatyzacja

Kiedy już mamy te formularze w naszym systemie intranetowym, możemy dodać dashboardy analityczne z wykresami i trendami, aby obserwować, jak zmienia się wskaźnik eNPS w czasie albo jakie kategorie szkoleń są najpopularniejsze.

Można też dodać automatyczne przypomnienia - na przykład co kwartał wysyłanie emaila z linkiem do ankiety eNPS. System może być również zintegrowany z zewnętrznymi narzędziami używanymi w firmie, żeby dane z formularzy mogły do nich trafiać. Te usprawnienia można wprowadzać stopniowo, w miarę wzrostu potrzeb organizacji.

Większe zaangażowanie pracowników dzięki formularzom w intranecie

Trzy proste formularze - eNPS, propozycje szkoleń i zgłaszanie newsów - mogą całkowicie zmienić sposób komunikacji wewnętrznej w firmie. Dzięki nim intranet staje się miejscem aktywnej współpracy, gdzie pracownicy mają realny wpływ na funkcjonowanie organizacji, a działy wsparcia otrzymują konkretne dane do podejmowania lepszych decyzji.

Open Intranet oferuje wszystkie narzędzia potrzebne do wdrożenia tych rozwiązań. System jest bezpłatny, oparty na sprawdzonym Drupalu i może być dostosowany do potrzeb każdej organizacji. Jeśli planujesz usprawnienie lub wdrożenie intranetu w swojej firmie, chętnie pokażemy Ci możliwości dostosowania naszego oprogramowania do Twoich potrzeb.

***

Ten artykuł powstał na bazie materiału wideo. Zapraszamy do subskrybowania kanału Nowoczesny Drupal, gdzie w każdy piątek o 12:00 publikujemy nowy film. Nasi eksperci prezentują rozwiązania lub gotowe narzędzia, które pomogą Ci wykorzystać pełen potencjał Drupala.