Lepiej zbudować czy kupić intranet? Wybór odpowiedniego rozwiązania

Wybór rozwiązania intranetowego to decyzja, która może zmienić sposób pracy Twojego zespołu. Na rynku dostępne są systemy SaaS do uruchomienia już jutro oraz dedykowane rozwiązania wymagające miesięcy pracy. Pomiędzy nimi są systemy open source oferujące kompromis między szybkością a elastycznością. Jak wybrać opcję najlepszą dla Twojej organizacji?

Analiza potrzeb - od czego zacząć wybór rozwiązania intranetowego?

Zanim zaczniesz porównywać konkretne platformy, musisz dokładnie zrozumieć, czego naprawdę potrzebuje Twoja organizacja. To może wydawać się oczywiste, ale większość firm popełnia błąd, wybierając rozwiązanie na podstawie listy funkcji intranetu, a nie rzeczywistych potrzeb użytkowników.

Zacznij od rozmów z pracownikami z różnych działów. Zapytaj ich, jakich informacji najczęściej szukają, z jakimi problemami komunikacyjnymi się mierzą i które procesy zajmują im najwięcej czasu. Marketing może potrzebować szybkiego dostępu do materiałów brandowych, HR - efektywnego systemu onboardingu nowych pracowników, a zespoły projektowe - narzędzi do współpracy nad dokumentami.

Określ także skalę wdrożenia. Czy mówisz o firmie 20-osobowej, gdzie wszyscy się znają, czy o korporacji z tysiącem pracowników w różnych lokalizacjach? Wielkość organizacji ma kluczowy wpływ na wybór technologii - to, co sprawdza się w startupie, może okazać się niewystarczające w dużej firmie.

Nie zapominaj o aspektach technicznych. Sprawdź, z jakimi systemami intranet musi się integrować - CRM, system HR, narzędzia księgowe czy platformy komunikacyjne. Im więcej integracji potrzebujesz, tym ważniejsza staje się elastyczność wybranego rozwiązania.

Na koniec oceń swoje zasoby wewnętrzne. Czy masz zespół IT, który może zarządzać zaawansowanym systemem, czy potrzebujesz rozwiązania "plug and play"? Ta odpowiedź znacznie zawęzi listę dostępnych opcji i pomoże uniknąć kosztownych błędów w przyszłości.

Funkcjonalności

Każdy intranet, niezależnie od wielkości organizacji, powinien zapewnić pracownikom dostęp do kluczowych informacji i podstawowych narzędzi komunikacji. Do niezbędnych funkcjonalności należą:

• baza wiedzy i dokumentów - centralne repozytorium dla procedur, instrukcji, formularzy i materiałów roboczych w różnych formatach (PDF, wideo, prezentacje),
• lista kontaktów - kompletna książka adresowa organizacji z danymi kontaktowymi i informacjami o strukturze,
• FAQ - odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące procesów firmowych,
• kalendarz - wspólny kalendarz wydarzeń, spotkań i ważnych terminów,
• sekcja z newsami - komunikaty kierownictwa, ogłoszenia i aktualności firmowe,
• system wyszukiwania - możliwość szybkiego odnalezienia potrzebnych informacji w całym intranecie.

Funkcje komunikacyjne - budowanie więzi w zespole

W dobie pracy zdalnej i hybrydowej, funkcje społecznościowe intranetu stają się kluczowe dla utrzymania kultury organizacyjnej. Wspieranie komunikacji w firmie z użyciem intranetu jest możliwe dzięki takim funkcjonalnościom, jak:

• czat i wiadomości prywatne - bezpośrednia komunikacja między pracownikami,
• forum dyskusyjne - miejsce na wymianę opinii i rozwiązywanie problemów,
• komentarze i reakcje - możliwość reagowania na publikacje,
• tablice ogłoszeń - przestrzeń dla nieformalnych komunikatów i ogłoszeń pracowniczych.

Użytkownicy platformy Open Intranet mogą dodawać polubienia i komentarze do publikacji.

Funkcje rozwojowe - inwestycja w kapitał ludzki

W czasach, gdy umiejętności pracowników wymagają ciągłego doskonalenia, wbudowany system szkoleń może zaoszczędzić firmie tysiące złotych rocznie na kursach zewnętrznych. Dodatkowo pozwala na standaryzację procesów onboardingu i rozwoju zawodowego w całej organizacji. Szkolenie i rozwijanie umiejętności zatrudnianych osób ułatwiają:

• system e-learningowy - quizy, lekcje wideo, testy i kursy online,
• microlearning - krótkie materiały edukacyjne tworzone na wzór mediów społecznościowych,
• ścieżki rozwoju - spersonalizowane programy szkoleniowe dla różnych stanowisk,
• certyfikaty i odznaki - system motywacyjny potwierdzający zdobyte umiejętności.

Funkcje zarządcze - optymalizacja procesów

Najlepsze programy intranetowe to nie tylko platformy informacyjne, ale również narzędzia do zwiększania efektywności operacyjnej firmy. Automatyzacja rutynowych zadań i lepsze zarządzanie przepływem informacji może przełożyć się na znaczące oszczędności czasu i kosztów. Przydatne mogą być także narzędzia do zarządzania przepływem pracy:

• rejestrowanie czasu pracy - śledzenie godzin i rozliczanie projektów,
• zarządzanie zadaniami - przydzielanie i monitorowanie postępów w realizacji celów,
• powiadomienia i przypomnienia - automatyczne alerty o zbliżających się terminach,
• dashboardy analityczne - raporty pokazujące wykorzystanie platformy i efektywność procesów,
• systemy przepływu pracy - automatyzacja powtarzalnych procesów biznesowych.

Wybór konkretnych funkcjonalności powinien wynikać z rzeczywistych potrzeb organizacji, a nie z dostępności opcji w danym systemie. Lepiej mieć intranet z mniejszą liczbą funkcji, które są aktywnie wykorzystywane przez różne zespoły, niż przeładowaną platformę, z której korzysta tylko garstka pracowników.

Intranety dostępne na rynku - przegląd możliwości

Rynek rozwiązań intranetowych oferuje dziś trzy główne ścieżki, z których każda ma swoje zalety i ograniczenia. Wybór właściwej opcji zależy od budżetu, zasobów technicznych firmy oraz długoterminowych planów rozwoju organizacji.

Gotowe rozwiązania SaaS

Systemy Software as a Service to najpopularniejszy wybór dla firm potrzebujących szybkiego uruchomienia intranetu. Platformy takie jak Microsoft SharePoint czy Confluence oferują gotowe funkcjonalności dostępne od razu po instalacji i można zacząć z nimi pracę niemal natychmiast.

Główne zalety:

• szybkie wdrożenie - często w ciągu kilku dni,
• brak konieczności utrzymywania infrastruktury IT,
• regularne aktualizacje i wsparcie techniczne w cenie,
• przewidywalne koszty miesięczne.

Ograniczenia:

• ograniczone możliwości personalizacji,
• uzależnienie od dostawcy i jego decyzji biznesowych
• koszty rosną wraz z liczbą użytkowników
• mniejsza kontrola nad danymi i bezpieczeństwem.

Przykład intranetu stworzonego za pomocą platformy Confluence. Źródło: Atlassian

Dedykowane systemy budowane od podstaw

To opcja dla organizacji, które potrzebują unikalnych funkcjonalności niemożliwych do osiągnięcia w gotowych systemach. Takie rozwiązania tworzone są przez agencje programistyczne na podstawie szczegółowych wymagań klienta.

Główne zalety:

• pełna personalizacja funkcjonalności i wyglądu,
• doskonałe dopasowanie do procesów biznesowych,
• własność kodu i pełna kontrola nad systemem,
• możliwość integracji z dowolnymi systemami zewnętrznymi.

Ograniczenia:

• wysokie koszty początkowe,
• długi czas wdrożenia (od kilku miesięcy do roku),
• konieczność utrzymywania zespołu technicznego,
• ryzyko techniczne związane z rozwojem oprogramowania.

Rozwiązania open source

Systemy typu open source, takie jak oparty na Drupalu Open Intranet, oferują kompromis między elastycznością a kosztami. Dają dostęp do kodu źródłowego bez opłat licencyjnych, ale mogą wymagać zaangażowania technicznego.

Główne zalety:

• brak kosztów licencyjnych,
• możliwość modyfikacji i rozwijania systemu,
• duże, aktywne społeczności wspierające rozwój narzędzia,
• niezależność od pojedynczego dostawcy,
• szybsze wdrożenie niż rozwiązania dedykowane

Ograniczenia:

• potrzeba kompetencji technicznych do wdrożenia i utrzymania,
• wsparcie techniczne często płatne lub ograniczone,
• konieczność samodzielnego zarządzania aktualizacjami bezpieczeństwa,
• mogą wymagać dodatkowych modyfikacji do pełnego dopasowania.

Open Intranet zmniejsza ograniczenia

Open Intranet bazuje na Drupalu i nie wymaga od firmy wdrażajacej zapoznania sie z nowym ekosystemem open source i zasadami w danym projekcie tego typu. W Open Intranecie aktualizacje, hostowanie, utrzymanie i rozwój wygląda tak samo jak w każdym innym projekcie zbudowanym na bazie Drupala. Wiedza na te tematy jest ogólnodostępna w internecie. W celu jej poszukiwania można korzystać z narzędzi typu LLM (np. ChatGPT). Wystarczy zapytać o Drupala i odpowiedź będzie miała zastosowanie również w przypadku Open Intranetu. To sprawia, że jest dużo wygodniejszym rozwiazaniem niz inne intranetowe systemy typu open source.

Sekcja newsów na platformie Open Intranet.

Cena i koszty wdrożenia rozwiązań intranetowych

Koszt to często decydujący czynnik w wyborze rozwiązania intranetowego, ale patrzenie tylko na cenę początkową może prowadzić do kosztownych błędów. Kluczowe jest zrozumienie całkowitego kosztu własności (TCO - Total Cost of Ownership) w całym cyklu życia systemu, który obejmuje wdrożenie, utrzymanie i rozwój platformy.

Koszty wdrożenia - inwestycja początkowa

Rozwiązania SaaS mają pozornie najniższy próg wejścia - często wystarczy kilkaset złotych miesięcznie dla małych zespołów. Problem pojawia się przy skalowaniu. Jeśli w Twojej firmie pracuje 500 osób, a dostęp do intranetu dla każdego z nich kosztuje 15 euro miesięcznie, roczne wydatki sięgają już 45 tysięcy euro. Dla organizacji zatrudniających tysiące pracowników koszty subskrypcji mogą okazać się zaporowe.

Systemy dedykowane wymagają dużej jednorazowej inwestycji - od kilkudziesięciu tysięcy do setek tysięcy złotych, w zależności od złożoności projektu. To może być bariera dla mniejszych firm, ale w długoterminowej perspektywie często okazuje się bardziej opłacalne niż subskrypcja, szczególnie dla większych organizacji.

Rozwiązania open source oferują tutaj interesującą alternatywę. Open Intranet można pobrać i zainstalować za darmo. Korzystanie z oprogramowania w wersji open source jest także bezpłatne. Trzeba ponieść koszt hostingu i opcjonalnie szkoleń. Po stronie firmy decydującej się na rozwiązanie open source są też akutalizacje bezpieczeństwa. Jeśli dana organizacja potrzebuje bardziej dostosować wersję open source do swoich potrzeb, może to zrobić samodzielnie, zlecić pracę do Droptica lub innej firmy drupalowej. Wtedy koszt dostosowania zależy od rodzaju zmian, jakie firma chce wprowadzić do systemu. 

Koszty utrzymania i aktualizacji

Tu proporcje się odwracają. W systemach SaaS utrzymanie i aktualizacje są po stronie dostawcy - użytkownicy nie ponoszą dodatkowych kosztów, ale też nie mają wpływu na harmonogram zmian czy priorytetyzację funkcjonalności.

Spersonalizowane intranety wymagają stałego wsparcia technicznego. To oznacza utrzymywanie zespołu IT lub współpracę z zewnętrznymi specjalistami. Roczne koszty utrzymania mogą wynosić 10-20% wartości początkowej inwestycji.

Rozwiązania open source wymagają podobnego podejścia jak do systemów dedykowanych, ale z jedną ważną różnicą - masz wybór dostawcy usług. Nie jesteś uzależniony od jednej firmy i możesz wybrać lokalnego partnera technologicznego, co często przekłada się na niższe koszty i lepsze wsparcie.

Koszty rozwoju i modyfikacji

W modelach SaaS dostęp do nowych funkcjonalności to zwykle kwestia przejścia na wyższy pakiet cenowy. Wybór jest ograniczony do kilku lub kilkunastu z góry określonych opcji, ale implementacja jest natychmiastowa.

Systemy dedykowane pozwalają na dowolny rozwój, ale każda modyfikacja wiąże się z kosztami programistycznymi. Planowanie budżetu na rozwój staje się kluczowe - warto zarezerwować 15-25% budżetu na funkcjonalności, które pojawią się po wdrożeniu.

Rozwiązania open source łączą elastyczność z oszczędnościami. Wiele dodatkowych modułów i rozszerzeń jest tworzone przez społeczność i dostępne za darmo - na przykład moduły do integracji z popularnymi narzędziami czy dodatkowe funkcje komunikacyjne. Koszty ponosisz tylko wtedy, gdy potrzebujesz bardzo specjalistycznych funkcjonalności, które musi zaprogramować zewnętrzna firma.

Ukryte koszty, o których warto pamiętać

Niezależnie od wybranej opcji, zaplanuj dodatkowe wydatki na szkolenia użytkowników, migrację danych z istniejących systemów i czasowe obniżenie produktywności podczas wdrażania. Te koszty mogą stanowić 20-30% całkowitej inwestycji, ale są często pomijane w początkowych kalkulacjach.

Pamiętaj też o kosztach integracji z istniejącymi systemami - im więcej połączeń potrzebujesz, tym wyższe mogą być koszty wdrożenia, szczególnie w rozwiązaniach SaaS z ograniczonymi opcjami integracji.

Czas potrzebny na wdrożenie platformy intranetowej

Czas wdrożenia to kluczowy czynnik, szczególnie gdy organizacja pilnie potrzebuje poprawić komunikację wewnętrzną lub zastąpić przestarzałe systemy. Każda z trzech głównych opcji oferuje różne harmonogramy, które warto dopasować do swoich możliwości i oczekiwań.

Rozwiązania SaaS - niemal natychmiastowy start

Jeżeli pilnie potrzebujesz intranetu, platformy SaaS to najszybsza droga do celu. Podstawową wersję systemu można uruchomić dosłownie w ciągu kilku godzin - wystarczy utworzyć konto, dodać użytkowników i zacząć korzystać z podstawowych funkcji.

Rzeczywisty czas wdrożenia wydłuża się, gdy potrzebujesz dostosować system do swoich potrzeb. Konfiguracja uprawnień użytkowników, import danych z istniejących systemów, szkolenia pracowników i dostosowanie wyglądu mogą zająć od kilku dni do kilku tygodni. Dodatkowo integracja z zewnętrznymi narzędziami, takimi jak systemy HR czy CRM, może wymagać wsparcia technicznego i dodatkowego czasu.

Systemy dedykowane - cierpliwość się opłaca

Najlepsze spersonalizowane intranety nie powstają w ciągu jednej nocy. Projektowanie i budowanie intranetu specjalnie dla konkretnej firmy to proces, który może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy, a w przypadku bardzo złożonych projektów nawet do roku.

Czas wdrożenia zależy przede wszystkim od zakresu funkcjonalności i poziomu personalizacji. Prosty portal informacyjny z bazą wiedzy można zbudować w 6-8 tygodni, podczas gdy zaawansowany system z wieloma integracjami i spersonalizowanymi przepływami pracy może wymagać 6-12 miesięcy pracy.

Rozwiązania open source - rozsądny kompromis

Przewaga rozwiązań open source polega na tym, że mają już wbudowane podstawowe funkcjonalności intranetowe, więc nie trzeba ich programować od zera. Czas wdrożenia poświęca się głównie na dostosowanie wyglądu, konfigurację modułów i integrację z istniejącymi systemami firmowymi.

Dodatkowo społeczność open source często udostępnia gotowe moduły i rozszerzenia, które można szybko zainstalować zamiast zlecać ich programowanie. To znacznie przyspiesza proces wdrożenia funkcjonalności, które w systemach dedykowanych wymagałyby tygodni pracy programistycznej.

Czynniki wpływające na czas wdrożenia

Niezależnie od wybranej opcji, kilka czynników może znacząco wpłynąć na harmonogram:

• Gotowość danych - im lepiej uporządkowane masz dokumenty, kontakty i inne informacje do migracji, tym szybsze będzie wdrożenie. Chaos informacyjny może wydłużyć proces nawet o kilka tygodni.
• Zaangażowanie zespołu - projekty, w których uczestniczą reprezentanci różnych działów firmy, wdrażają się szybciej i sprawniej. Brak jasnych decyzji biznesowych to najczęstsza przyczyna opóźnień.
• Złożoność integracji - połączenie intranetu z wieloma zewnętrznymi systemami zawsze wydłuża proces. Planuj dodatkowy czas na testy i dostrajanie połączeń.

Pamiętaj, że szybsze wdrożenie intranetu nie zawsze oznacza lepszy rezultat. Czasem warto poświęcić dodatkowe tygodnie na dokładne zaplanowanie funkcjonalności i przemyślenie procesów, niż później przez miesiące zmagać się z niedopasowanym systemem.

Kontrola i elastyczność rozwiązania

Poziom kontroli nad systemem intranetowym oraz możliwości jego dostosowania to kluczowe czynniki, które znacząco wpływają na długoterminową wartość wybranego rozwiązania. Różne opcje dostępne na rynku oferują zupełnie odmienne podejścia do zarządzania i personalizacji platformy.

Rozwiązania SaaS oferują ograniczoną elastyczność - możesz zazwyczaj zmienić logo, kolory czy układy elementów w ramach dostępnych szablonów. Jednak głębsze modyfikacje funkcjonalności często wymagają przejścia na droższe plany lub są w ogóle niemożliwe. Jesteś zależny od planów producenta i nie masz wpływu na kierunek rozwoju produktu.

Dedykowane systemy dają pełną kontrolę nad każdym aspektem platformy. Możesz zdefiniować dokładnie takie funkcjonalności, jakich potrzebujesz, oraz dostosować interfejs do specyficznych wymagań organizacji. To rozwiązanie idealne dla firm o unikalnych procesach biznesowych lub wysokich wymaganiach bezpieczeństwa.

Rozwiązania open source stanowią kompromis między elastycznością a dostępnością. Dzięki otwartemu kodowi źródłowemu masz możliwość modyfikacji systemu zgodnie z potrzebami, jednocześnie korzystając z pracy społeczności deweloperów. Przykładem takiego podejścia jest Open Intranet - oparty na platformie Drupal system, który oferuje gotowe funkcjonalności z możliwością dalszej rozbudowy i personalizacji.

Zarządzanie danymi i hostingiem

Wybór rozwiązania determinuje również poziom kontroli nad danymi organizacji i infrastrukturą techniczną.

W przypadku systemów SaaS dane przechowywane są na serwerach dostawcy, często w chmurze. Choć jest to wygodne, oznacza ograniczoną kontrolę nad lokalizacją danych i zależność od polityki bezpieczeństwa zewnętrznego dostawcy. Dla firm wymagających zgodności z określonymi regulacjami (np. RODO) może to stanowić problem.

Dedykowane rozwiązania pozwalają na pełną kontrolę nad hostingiem i zarządzaniem danymi. Możesz wybrać, czy system będzie działał na własnych serwerach, czy w wybranej przez Ciebie chmurze. To szczególnie ważne dla organizacji z sektora finansowego, medycznego czy administracji publicznej.

Platformy open source oferują największą elastyczność w tym zakresie. Możesz hostować system na własnej infrastrukturze, wybrać dostawcę chmury lub skorzystać z usług zarządzanego hostingu. Open Intranet można wdrożyć zarówno lokalnie, jak i w dowolnej chmurze, zachowując pełną kontrolę nad danymi organizacji przy jednoczesnym wykorzystaniu sprawdzonych rozwiązań technologicznych.

Warto pamiętać, że większa kontrola oznacza również większą odpowiedzialność za bezpieczeństwo, aktualizacje i utrzymanie systemu. Dlatego wybór odpowiedniego poziomu kontroli powinien być dostosowany do możliwości technicznych i potrzeb Twojej organizacji.

Wygląd i wygoda użytkowania

Interfejs użytkownika to pierwszy element, z którym stykają się pracownicy logując się do intranetu. Dobry design może zadecydować o sukcesie całego projektu - nawet najbardziej funkcjonalna platforma nie będzie wykorzystywana, jeśli jej obsługa jest nieintuicyjna.

Systemy SaaS oferują ograniczone możliwości dostosowania - możesz zmienić logo, kolory i wybierać spośród dostępnych szablonów. Wygląd może się jednak zmieniać bez Twojej zgody podczas aktualizacji systemu.

Dedykowane rozwiązania dają pełną swobodę w projektowaniu interfejsu. Możesz stworzyć unikalny design odzwierciedlający tożsamość firmy i budujący poczucie wspólnoty wśród pracowników.

Platformy open source oferują kompromis między elastycznością a szybkością wdrożenia. Open Intranet bazujący na Drupalu pozwala na znaczną personalizację wizualną przy wykorzystaniu gotowych komponentów. Możesz dostosować kolorystykę czy układ elementów.

Responsywność oprogramowania intranetowego

Responsywność to już wymóg, nie opcja. Przy pracy zdalnej pracownicy muszą mieć dostęp do intranetu z różnych urządzeń. Niestety nie wszystkie rozwiązania SaaS są w pełni responsywne. Systemy oparte na Drupalu wykorzystują płynne układy i specjalne moduły optymalizujące wyświetlanie na urządzeniach mobilnych. Open Intranet oferuje pełną responsywność od początku, zapewniając wygodny dostęp niezależnie od urządzenia.

Technologie

Wybór technologii stanowiących fundament systemu intranetowego wpływa na jego długoterminową skuteczność, możliwości rozwoju i koszty utrzymania. Różne rodzaje rozwiązań oferują odmienne podejścia do kwestii technologicznych.

Rozwiązania SaaS całkowicie pozbawiają Cię wpływu na wybór technologii wykorzystywanych do rozwijania platformy. Jesteś uzależniony od decyzji dostawcy i jego planu technologicznego. Z drugiej strony, otrzymujesz gotowe wsparcie techniczne w ramach pakietu subskrypcyjnego - najdroższe plany często obejmują dedykowanego opiekuna technicznego.

Dedykowane systemy dają pełną kontrolę nad wyborem technologii, ale wymagają odpowiednich kompetencji w zespole lub współpracy z zewnętrznymi specjalistami. Możesz dostosować stos technologiczny do już używanych w firmie rozwiązań, co ułatwia integrację i utrzymanie.

Platformy open source oferują najlepsze połączenie kontroli i wsparcia społeczności. Technologie takie jak Drupal, na którym oparty jest Open Intranet, charakteryzują się dużą i aktywną społecznością deweloperów regularnie wydających aktualizacje i nowe funkcjonalności.

Wybór rozwiązania open source niesie ze sobą kilka istotnych korzyści:

• dostęp do kodu systemu bez konieczności wykupywania kosztownych licencji,
• możliwość dowolnej modyfikacji rozwiązania zgodnie z potrzebami organizacji,
• swoboda zmiany dostawcy usług.

Technologie open source charakteryzują się również dużą dostępnością specjalistów na rynku. Wybór popularnego rozwiązania, takiego jak Drupal, gwarantuje łatwy dostęp do firm i freelancerów z niezbędnymi umiejętnościami, a także konkurencyjne oferty cenowe.

Integracje

Nowoczesny intranet nie funkcjonuje w próżni - musi płynnie współpracować z ekosystemem narzędzi już używanych w organizacji. Możliwości integracyjne różnych rozwiązań znacząco wpływają na ich praktyczną wartość i adopcję przez użytkowników.

Systemy SaaS oferują zazwyczaj predefiniowany zestaw integracji z popularnymi narzędziami. Choć lista może wydawać się imponująca, jesteś ograniczony do rozwiązań wybranych przez dostawcę. Jeśli Twoja firma korzysta z mniej popularnych lub branżowych systemów, może okazać się, że integracja jest niemożliwa lub wymaga kosztownych rozwiązań pośrednich.

Dedykowane rozwiązania dają pełną swobodę w zakresie integracji, ale każde połączenie wymaga indywidualnego zaprogramowania. To oznacza wyższe koszty wdrożenia, ale również możliwość stworzenia idealnie dopasowanego ekosystemu narzędzi.

Platformy open source stanowią kompromis - oferują rozbudowane możliwości integracyjne przy wykorzystaniu gotowych modułów i wtyczek.

Prywatność i bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo danych firmowych i informacji o pracownikach powinno mieć najwyższy priorytet przy wyborze rozwiązania intranetowego. Różne typy intranetów oferują odmienne poziomy kontroli nad zabezpieczeniami i prywatnością danych.

Systemy SaaS przenoszą odpowiedzialność za bezpieczeństwo na dostawcę, co może być zarówno zaletą, jak i wadą. Z jednej strony nie musisz martwić się o aktualizacje zabezpieczeń czy monitoring zagrożeń. Z drugiej strony, dostawcy rzadko szczegółowo tłumaczą, w jaki sposób odpierają potencjalne ataki cyberprzestępców, co może budzić wątpliwości w organizacjach o wysokich wymaganiach bezpieczeństwa.

Dedykowane rozwiązania dają pełną kontrolę nad implementacją zabezpieczeń, ale wymagają odpowiednich kompetencji i zasobów. Musisz samodzielnie zadbać o wszystkie aspekty bezpieczeństwa - od konfiguracji serwerów po regularne aktualizacje i monitoring.

Platformy open source oferują transparentność, której brakuje w rozwiązaniach zamkniętych. Możesz dokładnie sprawdzić, jak działa system zabezpieczeń. Programiści rozwijający Drupala kładą duży nacisk na bezpieczeństwo, dlatego technologia ta jest polecana do projektów, które wymagają zaawansowanych zabezpieczeń. Ten CMS jest wyposażony w system do raportowania błędów, który jest w stanie wychwycić każdą lukę lub naruszenie bezpieczeństwa, a następnie poinformować o niej odpowiedni zespół. Regularne aktualizacje oprogramowania i instalowanie najnowszych wersji modułów pozwalają na dobre zabezpieczenie intranetu na Drupalu oraz jego użytkowników.

Zbudować czy kupić intranet? Podsumowanie

Decyzja o wyborze między budową czy kupnem rozwiązania intranetowego powinna wynikać z dogłębnej analizy potrzeb organizacji, dostępnych zasobów i długoterminowych celów biznesowych. Nie ma uniwersalnego rozwiązania - każde z podejść ma swoje miejsce w różnych scenariuszach.

Kiedy wybrać rozwiązania SaaS?

Systemy SaaS to najlepszy wybór dla organizacji potrzebujących szybkiego wdrożenia podstawowych funkcjonalności intranetowych. Sprawdzają się w małych firmach (do 50 pracowników), które nie dysponują własnym zespołem IT i preferują przewidywalne miesięczne koszty. Jeśli Twoja organizacja ma standardowe potrzeby komunikacyjne i nie wymaga zaawansowanych integracji, gotowe rozwiązanie może być wystarczające.

Kiedy inwestować w dedykowany system?

Budowa systemu od podstaw ma sens w dużych organizacjach o złożonych, unikalnych procesach biznesowych. To rozwiązanie dla firm, które traktują intranet jako strategiczne narzędzie konkurencyjności i dysponują znacznym budżetem oraz zespołem technicznym. Dedykowane systemy sprawdzają się także w organizacjach o wysokich wymaganiach bezpieczeństwa lub specyficznych wymogach regulacyjnych.

Rozwiązania open source jako złoty środek

Open Intranet i podobne platformy open source oferują najlepszy kompromis dla średnich organizacji (50-500 pracowników). Łączą elastyczność dedykowanych systemów z dostępnością rozwiązań SaaS. To idealna opcja dla firm, które chcą kontrolować swoje dane, unikać miesięcznych opłat za użytkownika i zachować możliwość rozwoju systemu w przyszłości. Jeśli zastanawiasz się na intranetem typu open source, umów się na bezpłatną konsultację. Pokażemy i opowiemy więcej o platformie Open Intranet i możliwościach jej dostosowania do potrzeb Twojego zespołu.

***
Aktualizacja artykułu z 07.08.2020