Z jakimi narzędziami zintegrować intranet, aby zwiększyć jego użyteczność?
Intranet, który jest zintegrowany z odpowiednimi narzędziami staje się cyfrowym centrum produktywności, które pracownicy chętnie codziennie odwiedzają. Zbyt często jednak systemy intranetowe funkcjonują w izolacji, co sprawia, że tracą na atrakcyjności i stają się zapomniane przez zespół. Kluczem do sukcesu jest strategiczna integracja intranetu z narzędziami, które Twoja organizacja już wykorzystuje, tworząc spersonalizowane środowisko pracy dostosowane do potrzeb każdego użytkownika.
Jak integrować intranet z zewnętrznymi narzędziami?
Integracja systemów często kojarzy się z kosztownymi, długotrwałymi projektami informatycznymi, ale w przypadku intranetu sytuacja wygląda zupełnie inaczej. W intranecie nie chcemy odwzorowywać funkcjonalności z innych systemów, tylko zaprezentować najważniejsze informacje dla danej osoby. Kluczem do sukcesu jest pokazywanie spersonalizowanych danych w trybie tylko do odczytu, podczas gdy pełna funkcjonalność pozostaje w systemach źródłowych.
Najczęściej wykorzystywaną metodą integracji są interfejsy API (REST, GraphQL) oraz standardowe formaty wymiany danych takie jak JSON, XML czy RSS. Wystarczy, że system udostępnia w jakiś sposób (np. JSON, XML czy nawet RSS) listę zadań przypisanych do wybranego użytkownika. Następnie należy te dane źródłowe wyświetlić w formacie HTML w wybranym miejscu w intranecie. Takie podejście pozwala na szybkie i efektywne kosztowo wdrożenie integracji.
Dla zespołów korzystających z Drupala proces jest jeszcze prostszy dzięki dostępności gotowych modułów integracyjnych. Na przykład integracja z serwerem LDAP wymaga jedynie użycia gotowego modułu i podania konfiguracji serwera, co znacznie przyspiesza wdrożenie systemów uwierzytelniania.
Niektóre integracje są tak proste, że można je zrealizować poprzez osadzenie gotowych widgetów. Integracja z social media polega najczęściej na osadzeniu kodu w elemencie iframe. Jest to bardzo proste i nie powinno zająć więcej niż 1-3 roboczogodziny. Podobnie prosto można zintegrować kalendarze czy dashboardy analityczne.
Kluczową zasadą przy planowaniu integracji jest skupienie się na rzeczywistych potrzebach użytkowników końcowych, którzy codziennie korzystają z intranetu. Dobrze zaplanowana integracja może zostać wdrożona przez doświadczonego programistę nawet w ciągu jednego dnia roboczego, co czyni ją bardzo opłacalną inwestycją w produktywność zespołu.
Współczesne platformy intranetowe, szczególnie te oparte na elastycznych systemach CMS, oferują również gotowe łączniki i moduły integracyjne, które dodatkowo upraszczają proces i redukują koszty wdrożenia.
Systemy zarządzania projektami i zadaniami
Integracja z systemami zarządzania projektami to jedna z najważniejszych i najbardziej opłacalnych integracji, jakie można wdrożyć w intranecie. Wystarczy wyświetlać tytuły zadań przypisane do aktualnie zalogowanej osoby, aby przekazać informację istotną dla danego użytkownika. Ta pozornie prosta funkcjonalność może radykalnie zwiększyć wartość intranetu dla pracowników.
Popularne narzędzia (Jira, Asana, Trello)
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań do zarządzania projektami, każde z własnymi mocnymi stronami. Jeśli w swojej firmie nie korzystasz jeszcze z systemów zarządzania projektami i zadaniami, warto zapoznać się z najpopularniejszymi systemami (płatnymi i darmowymi): Jira, Redmine, Asana czy Trello. Do tej listy dobrze jest dodać również:
- Monday.com - narzędzie z możliwością dostosowywania przepływów pracy.
- ClickUp - rozwiązanie łączące zarządzanie projektami z dokumentacją.
- Notion - aplikacja do organizacji pracy i zarządzania informacjami.
- Wrike - zaawansowane narzędzie z funkcjami raportowania i analizy.
Każde z tych narzędzi oferuje różne możliwości integracyjne - od prostych API REST po zaawansowane webhooks i SDK. Jira szczególnie sprawdza się w zespołach deweloperskich stosujących metodologie Agile, podczas gdy Trello idealnie nadaje się do prostszych projektów wymagających wizualnego zarządzania przepływem prac.
Wyświetlanie spersonalizowanych zadań i priorytetów
Kluczem do skutecznej integracji jest prezentacja informacji w sposób maksymalnie spersonalizowany. Oprócz tytułu warto wyświetlić nazwę projektu (często osoby pracują przy kilku projektach jednocześnie) oraz priorytet. Na poniższej grafice znajdziesz elementy, które powinien zawierać efektywny dashboard zadań.
Dobrze też jeśli lista będzie posortowana np. według priorytetów albo według oczekiwanej daty zakończenia tak, aby na górze listy były najpilniejsze zadania. Można też wizualnie wyróżnić 3 najważniejsze zadania, by każdy wiedział, na czym najpierw ma się skupić.
Integracja z metodologiami Agile i Scrum
Dla zespołów pracujących w metodologiach zwinnych integracja może obejmować dodatkowe elementy specyficzne dla tych podejść. W intranecie można wyświetlać informacje o aktualnym sprincie, burndown charts (wykresy pokazujące postęp prac) czy nadchodzących ceremoniach Scrum. Szczególnie przydatne jest pokazywanie zadań w kontekście ich statusu w ramach tablicy Kanban - czy znajdują się w kolumnie "To Do", "In Progress", czy "Done".
Integracja z narzędziami Agile pozwala również na wyświetlanie informacji o velocity zespołu, story points przypisanych do poszczególnych osób czy przyszłych wydaniach. Takie dashboardy są szczególnie cenione przez project managerów i scrum masterów, którzy mogą na bieżąco monitorować postęp prac bez konieczności logowania się do dedykowanych narzędzi.
Warto również pamiętać, że integracja może działać dwukierunkowo - intranet może nie tylko pobierać dane z systemu zarządzania projektami, ale również przekazywać informacje zwrotne, na przykład o czasie spędzonym nad zadaniami czy statusie ich realizacji.
Narzędzia komunikacji zespołowej
Współczesne zespoły coraz częściej polegają na cyfrowych platformach komunikacji, które stały się centralnym punktem codziennej współpracy. Integracja intranetu z tymi narzędziami pozwala pracownikom na szybki dostęp do najważniejszych informacji bez konieczności przełączania się między wieloma aplikacjami.
Slack, Microsoft Teams, Discord
Każda z głównych platform komunikacyjnych oferuje różne możliwości integracyjne dostosowane do specyfiki organizacji.
Slack wyróżnia się bogactwem dostępnych integracji i łatwością konfiguracji webhooków. Jego API pozwala na pobieranie wiadomości z wybranych kanałów, statusów użytkowników czy informacji o aktywnych rozmowach. Szczególnie przydatne jest wyświetlanie ostatnich wiadomości z kanałów ogólnofirmowych lub projektowych.
Microsoft Teams oferuje głęboką integrację z ekosystemem Microsoft 365, co czyni go idealnym wyborem dla organizacji już korzystających z pakietu Office. Można łatwo wyświetlać nadchodzące spotkania, udostępnione pliki czy aktywność w zespołach projektowych.
Discord, choć pierwotnie stworzony dla graczy, zyskuje popularność w środowiskach technologicznych ze względu na elastyczność i zaawansowane funkcje komunikacji głosowej. Integracja może obejmować wyświetlanie aktywnych kanałów głosowych.
Wyświetlanie najważniejszych wiadomości i powiadomień
Kluczowym elementem skutecznej integracji z narzędziami komunikacji jest inteligentne filtrowanie treści, aby uniknąć przeciążenia informacyjnego. W intranecie warto wyświetlać:
- Wiadomości oznaczone jako ważne - posty przypięte przez administratorów lub oznaczone specjalnymi tagami.
- Powiadomienia bezpośrednie - wiadomości skierowane konkretnie do zalogowanego użytkownika.
- Ogłoszenia firmowe - komunikaty z dedykowanych kanałów ogłoszeniowych.
- Aktywność w projektach - najnowsze dyskusje w kanałach projektowych, w których uczestniczy użytkownik.
- Statusy dostępności - informacje o tym, kto jest aktualnie online i dostępny do rozmowy.
Dobrą praktyką jest również wyświetlanie czasu ostatniej aktywności oraz możliwość szybkiego przejścia do pełnej konwersacji w natywnej aplikacji komunikacyjnej.
Active Directory i systemy uwierzytelniania (LDAP)
Warto zintegrować system intranetowy z serwerem LDAP, a tym samym ułatwić dostęp do intranetu. Ta integracja nie tylko upraszcza proces logowania, ale również zapewnia centralne zarządzanie tożsamościami użytkowników w całej organizacji.
System Open Intranet, stworzony przez Droptica, integruje się z LDAP.
Główne korzyści z integracji z Active Directory i LDAP obejmują:
- wyeliminowanie konieczności pamiętania dodatkowych haseł przez pracowników,
- automatyczną synchronizację danych użytkowników,
- centralne zarządzanie uprawnieniami.
Dzięki tej ostatniej funkcji pracownicy mogą logować się do intranetu używając tych samych danych uwierzytelniających, których używają do logowania się do komputera służbowego czy poczty elektronicznej.
Integracja z systemami katalogowymi pozwala również na automatyczne pobieranie i aktualizowanie informacji o pracownikach, takich jak imię, nazwisko, stanowisko, dział, numer telefonu czy adres e-mail. Oznacza to, że przy zmianie danych w systemie HR automatycznie aktualizują się one także w intranecie, eliminując potrzebę ręcznego zarządzania profilami użytkowników.
Jeśli budujesz intranet na bazie Drupala, wystarczy, że użyjesz gotowego modułu LDAP. Po instalacji należy podać konfigurację serwera LDAP i można się logować do systemu, korzystając z danych z LDAP. Podobne gotowe rozwiązania dostępne są również dla innych platform CMS, co znacznie upraszcza proces wdrożenia.
Dodatkową zaletą integracji z Active Directory jest możliwość wykorzystania grup zabezpieczeń do zarządzania uprawnieniami w intranecie. Pracownicy mogą być automatycznie przypisywani do odpowiednich ról w systemie na podstawie swojej przynależności do grup w AD, co zapewnia zgodność z politykami bezpieczeństwa organizacji.
Dla organizacji posiadających certyfikat ISO27001, integracja z systemami uwierzytelniania jest szczególnie istotna, ponieważ zapewnia spójne egzekwowanie polityk haseł, możliwość śledzenia dostępu oraz automatyczne wyłączanie kont nieaktywnych użytkowników. Możliwe jest także wdrożenie uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA), które znacznie zwiększa poziom bezpieczeństwa dostępu do intranetu.
Warto również wspomnieć o możliwości integracji z nowoczesnymi rozwiązaniami typu Single Sign-On (SSO), takimi jak Azure AD, Okta czy Auth0, które oferują jeszcze bardziej zaawansowane funkcje zarządzania tożsamością i dostępem, w tym obsługę protokołów SAML i OAuth.
Narzędzia do zarządzania czasem i HR
Systemy HR i zarządzania czasem pracy zawierają kluczowe informacje dla każdego pracownika, które powinny być łatwo dostępne bez konieczności logowania się do wielu różnych aplikacji. Integracja tych narzędzi z intranetem pozwala na stworzenie jednolitego punktu dostępu do najważniejszych danych personalnych i kadrowych.
Ewidencja czasu pracy i urlopy
Wiele firm posiada osobne systemy do ewidencji czasu pracy, urlopów, delegacji, itp. Warto również te dane przedstawić użytkownikom w systemie intranetowym. Taka integracja znacznie upraszcza codzienne zarządzanie czasem pracy i planowanie.
Dashboard czasu pracy powinien zawierać:
- Ewidencję czasu pracy:
- przepracowane godziny w bieżącym miesiącu,
- saldo godzin nadliczbowych lub niedobór,
- historia wejść i wyjść z biura,
- czas pracy zdalnej vs. stacjonarnej,
- delegacje służbowe i ich rozliczenie.
- Informacje o urlopach:
- pozostałe dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym,
- urlopy zaległe z poprzedniego roku,
- urlopy na żądanie i ich dostępność,
- zaplanowane już urlopy z kalendarzem nieobecności,
- status wniosków urlopowych (oczekujące na akceptację, zatwierdzone, odrzucone).
Przeczytaj także: Intranet jako wsparcie działu HR
Zarządzanie benefitami pracowniczymi
Integracja z systemami benefitów pozwala pracownikom na wygodny dostęp do informacji o dostępnych świadczeniach dodatkowych.
Benefity zdrowotne:
- dostępne pakiety opieki medycznej,
- wykorzystanie limitów na badania i wizyty,
- kontakty do placówek medycznych w sieci,
- informacje o dodatkowych ubezpieczeniach.
Rozwój zawodowy:
- dostępne szkolenia i kursy,
- budżet szkoleniowy przypisany do pracownika,
- historia ukończonych szkoleń i certyfikatów,
- plany rozwoju kariery i ścieżki awansu.
Informacje organizacyjne:
- aktualny schemat organizacyjny firmy,
- kontakty do kluczowych osób w organizacji,
- informacje o nowych pracownikach i zmianach kadrowych,
- kalendarz wydarzeń firmowych i szkoleń.
Integracja może również obejmować wyświetlanie powiadomień o ważnych terminach, takich jak konieczność potwierdzenia danych personalnych, zbliżające się terminy szkoleń obowiązkowych czy przypomnienia o corocznych badaniach okresowych. Takie kompleksowe podejście sprawia, że intranet staje się centralnym miejscem załatwiania wszystkich spraw związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi w organizacji.
Kalendarz i planowanie
Kalendarz to często używany system do organizacji pracy w firmach (np. Google Calendar). Integracja systemów kalendarzowych z intranetem pozwala na centralizację informacji o planowanych wydarzeniach i znacznie ułatwia codzienną organizację pracy zespołowej.
Google Calendar, Outlook Calendar
Warto pokazać w intranecie nadchodzące wydarzenia zaplanowane dla danej osoby. Każda z głównych platform kalendarzowych oferuje różne możliwości integracyjne dostosowane do potrzeb organizacji.
Google Calendar wyróżnia się prostotą integracji poprzez Google Calendar API, które pozwala na pobieranie wydarzeń, sprawdzanie dostępności uczestników oraz synchronizację kalendarzy zespołowych. Jeśli używasz Drupala do systemu intranetowego, to znajdziesz gotowe moduły do integracji z Google Calendar. Szczególnie przydatne jest wyświetlanie wspólnych kalendarzy projektowych i firmowych obok osobistego harmonogramu.
Microsoft Outlook Calendar oferuje głęboką integrację z ekosystemem Microsoft 365, umożliwiając nie tylko wyświetlanie wydarzeń, ale również dostęp do szczegółów spotkań, listy uczestników oraz powiązanych dokumentów. Graph API Microsoftu pozwala na zaawansowane operacje kalendarzowe bezpośrednio z poziomu intranetu.
Rezerwacja sal konferencyjnych
Integracja z systemami rezerwacji pomieszczeń rozwiązuje jeden z najczęstszych problemów organizacyjnych w firmach. W intranecie można wyświetlać:
Dostępność sal:
- status wszystkich sal konferencyjnych w czasie rzeczywistym,
- wyposażenie poszczególnych pomieszczeń (projektor, tablica, system audio/video),
- pojemność sal i ich lokalizację w budynku,
- kalendarz rezerwacji na najbliższe dni.
Funkcje zarządzania:
- możliwość sprawdzenia dostępności sali przed zaplanowaniem spotkania,
- automatyczne sugerowanie alternatywnych terminów przy konflikcie,
- integracja z zaproszeniami kalendarzowymi (automatyczne dodawanie lokalizacji),
- system powiadomień o zbliżających się rezerwacjach.
Kalendarz w systemie Open Intranet.
Social media
Firmy często publikują wartościowe informacje na swoich profilach społecznościowych. Pojawiają się tam też informacje o nowych klientach, zakończonych projektach, itp. Integracja intranetu z kontami społecznościowymi firmy pozwala pracownikom być na bieżąco z działaniami marketingowymi i sukcesami organizacji.
Głównym problemem, który rozwiązuje taka integracja, jest ograniczona widoczność treści firmowych wśród własnych pracowników. Obecnie algorytmy w serwisach społecznościowych selektywnie prezentują treści. Nawet jeśli pracownik firmy polubił jej profil na Facebook, to może nie widzieć treści tam publikowanych ze względu na działanie algorytmu Facebooka.
Dlatego warto wyświetlać też w systemie intranetowym posty publikowane w profilach na social media. Mamy wtedy pewność, że treści z serwisów społecznościowych dotrą również do pracowników. Ta integracja przynosi konkretne korzyści dla całej organizacji:
- Pracownicy są na bieżąco z kampaniami marketingowymi firmy.
- Lepsze zrozumienie pozycjonowania marki i komunikowanych wartości.
- Wzmocnienie poczucia dumy z przynależności do organizacji.
- Wyróżnianie osiągnięć zespołów w mediach społecznościowych.
- Prezentacja pracowników jako ekspertów w swoich dziedzinach.
- Pokazywanie kultury organizacyjnej i wartości firmy.
Technicznie integracja z kanałami społecznościowymi polega najczęściej na osadzeniu kodu w elemencie iframe. Jest to bardzo proste i nie powinno zająć więcej niż 1-3 roboczogodziny. Można również wykorzystać API poszczególnych platform społecznościowych do bardziej zaawansowanej integracji, która pozwala na lepsze dopasowanie wyglądu postów do designu intranetu.
Google Analytics i metryki strony firmowej
Strona internetowa dla wielu firm to obecnie główne źródło klientów lub zapytań ofertowych. Informacja o ruchu na stronie internetowej może być ciekawa dla pracowników firmy. Integracja Google Analytics z intranetem pozwala całemu zespołowi być na bieżąco z efektywnością działań online firmy.
Warto pokazać ilość odwiedzin na stronie w ostatnim miesiącu, tygodniu oraz na żywo. Ciekawą opcją będzie zaprezentowanie danych w formie wykresów. Taka wizualizacja danych pozwala pracownikom lepiej zrozumieć wpływ swoich działań na wyniki biznesowe oraz motywuje do podejmowania inicjatyw wspierających obecność online firmy.
Dashboard analityczny powinien prezentować najważniejsze metryki ruchu:
- odwiedziny na żywo, porównania tygodniowe i miesięczne, źródła ruchu,
- kluczowe wskaźniki konwersji (formularze kontaktowe, pobrania materiałów, zapisy na newsletter)
- podstawowe dane demograficzne i geograficzne odwiedzających.
Google Analytics posiada API, dzięki któremu łatwo pobierzesz dane i udostępnisz je w swoim systemie intranetowym. Jeśli jest zbudowany na Drupalu, możesz zintegrować statystyki z tego narzędzia za pomocą modułu Google Analytics.
Faktury i systemy finansowe
Integracja z systemami finansowymi pozwala na efektywne zarządzanie przepływami pieniężnymi oraz lepszą kontrolę nad zobowiązaniami firmy. Wyświetlanie informacji o nieopłaconych fakturach bezpośrednio w intranecie eliminuje konieczność codziennego logowania się do systemów księgowych i pozwala na szybką identyfikację problemowych płatności. Dashboard finansowy może prezentować faktury posortowane według terminów płatności, z wyróżnieniem tych przeterminowanych oraz zbliżających się do terminu.
Można też prezentować inne dane finansowe, np. przychody z poprzednich miesięcy. Taka integracja pozwala zarządowi i menedżerom na bieżąco monitorować sytuację finansową organizacji bez konieczności oczekiwania na miesięczne raporty księgowe.
Integracja z popularnymi systemami finansowymi jak SAP, Oracle Financials, czy polskimi rozwiązaniami typu Comarch ERP lub Simple ERP, zazwyczaj odbywa się poprzez standardowe API lub eksport danych w formatach XML/JSON. Dla mniejszych firm korzystających z systemów księgowych typu iFirma, Wefakt czy Fakturownia, integracja również jest możliwa i stosunkowo prosta do wdrożenia.
Dostęp do informacji finansowych w intranecie powinien być odpowiednio zabezpieczony i ograniczony tylko do uprawnionych osób, zgodnie z politykami bezpieczeństwa organizacji oraz wymogami ISO27001.
Budowanie ekosystemu narzędzi wokół intranetu
Skuteczny intranet to nie izolowany system, lecz centrum cyfrowej infrastruktury organizacji, które łączy wszystkie kluczowe narzędzia i procesy biznesowe. Budowanie takiej platformy powinno rozpoczynać się od identyfikacji najważniejszych systemów dla organizacji i stopniowego ich łączenia. Decydując o integracji, pamiętaj, żeby myśleć o osobach, które codziennie korzystają z intranetu. Rozpoczęcie od podstawowych integracji, takich jak Active Directory dla logowania czy kalendarz dla wydarzeń, pozwala na szybkie osiągnięcie pierwszych korzyści i zbudowanie zaufania zespołu do systemu.
Kolejne kroki powinny obejmować integrację z narzędziami najbardziej kluczowymi dla codziennej pracy - systemami zarządzania projektami, komunikacją zespołową i danymi HR. Dopiero na późniejszym etapie warto rozważać bardziej zaawansowane integracje z systemami analityki internetowej, CRM czy narzędziami marketingowymi.
Gotowe rozwiązania do integracjii w Open Intranecie
Jeśli szukasz gotowego rozwiązania do budowy takiego ekosystemu, możesz wybrać Open Intranet - bezpłatny system intranetowy oparty na platformie Drupal. Open Intranet zawiera zestaw podstawowych funkcjonalności, takich jak udostępnianie plików, dzielenie się dokumentami i narzędzia do współpracy, a dzięki elastycznej architekturze Drupala może być łatwo rozszerzany o kolejne integracje z zewnętrznymi systemami. Platforma oferuje gotowe moduły integracyjne oraz API umożliwiające łączenie z popularnymi narzędziami biznesowymi.
Natomiast jeżeli potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w budowaniu ekosystemu integracji, możemy Ci w tym pomóc. Mamy wieloletnie doświadczenie w rozwoju i wdrażaniu intranetu. Wiemy, jak zaprojektować rozwiązanie, które pozwoli Ci uniknąć typowych pułapek i zapewni optymalne wykorzystanie możliwości wszystkich połączonych systemów.
***
Aktualizacja artykułu z 09.09.2020
